Vorteile von Pivot-Tabellen in der Vereinsarbeit nutzen

Zusammenfassung

Mit Hilfe interaktiver Pivot-Tabellen haben Anwender die Möglichkeit, umfangreiche Datenmengen zusammenzufassen und unter verschiedenen Gesichtspunkten umzuordnen, zu komprimieren, auszuwerten und zu betrachten. Numerische Daten wie Mitgliederzahlen, Einnahmeüberschüsse oder Kosten können verdichtet und verarbeitet werden. Auf diese Weise lassen sich ganz gezielt Fragenstellungen wie zum Beispiel: "Welches ist die mitgliederstärkste Gruppe in welchem Bereich?" oder "Welche unserer Vereinsabteilung erwirtschaftet den höchsten Anteil an den Einnahmen?" beantworten. Im Rahmen dieses Beitrags wird anhand konkreter Beispieldaten gezeigt, wie man Pivot-Berichte erstellt, analysiert und erweitert und in der Vereinsarbeit nutzt.

1 Pivot-Wissen: Begriff und Definition

Der Begriff Pivot kommt aus dem Englischen und bedeutet frei übersetzt so viel wie Dreh- und Angelpunkt. Bei Pivot-Tabellen handelt es sich um interaktive Tabellen, mit deren Hilfe sich umfangreiches Datenmaterial verdichten lässt. Anwender haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Daten bei Bedarf umzuordnen, sodass mit nur wenigen Handgriffen auf schnelle und einfache Art und Weise neue Erkenntnisse zur Verfügung stehen. Konkret sind Pivot-Tabellen und Pivot-Charts bei folgenden Aufgabenstellungen im Rahmen der Vereinsarbeit hilfreich:

• Das Zusammenstellen und Analysieren von Informationen ist unter verschiedenen Gesichtspunkten möglich. Im Rahmen einer Datenanalyse werden zum Beispiel Fragestellungen nach der Zuordnung von Kosten und Abteilungen untersucht.
• Durch einfaches Umordnen von Daten haben Anwender die Möglichkeit, Informationen aus einem völlig anderen Blickwinkel zu betrachten. So kann ein und dasselbe Datenmaterial für völlig unterschiedliche Auswertungen herangezogen werden, etwa zur Unterstützung bei einer Entscheidungsfindung oder für das Ausfüllen eines Meldebogens.
• Die Weiterverrechnung von Daten, die zuvor mit Hilfe von Pivots zusammengestellt wurden, ist ein weiterer Pluspunkt dieses Werkzeugs. So können beispielsweise Abweichungen von Plan- und Istwerten nicht nur dargestellt, sondern auch untersucht werden.
• Zahlreiche sogenannte AutoFormate ermöglichen neben den manuellen Gestaltungsmöglichkeiten eine attraktive Aufbereitung von Informationen.
• Die PivotTable-Komponente ermöglicht es, interaktive Pivot-Tabellen auf eine Webseite zu rücken.
• Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN() weist bei Bedarf Detailinformationen zu verdichteten Pivot-Table-Werten aus.

Beim Aufbau einer Pivot-Tabelle ist der Pivot-Tabellenassistent, eine Art Berichtsgenerator, behilflich. Er verarbeitet Daten aus bestehenden Datenlisten und erstellt daraus zusätzliche Tabellen. Letztere enthalten keine Formeln, sondern die Ergebnisse der Formeln aus der zugrunde liegenden Originaltabelle.

1.1 Pivot-Tabelle: ein Praxisbeispiel

So viel zur Theorie. Am einfachsten lassen sich die Vorteile von Pivots anhand praktischer Anwendungsbeispiele erläutern. Mitgliederdaten sollen verdichtet und analysiert werden.

Hinweis

Damit die Arbeitsschritte besser nachvollzogen werden können, steht die Datei Pivotdaten zur Verfügung. Die Beispieldatei erhält folgende Mitgliederinformationen:

• Mitglieds-Nr.
• Name
• Vorname
• Abteilung (Handball, Fußball, Volleyball, Basketball, Badminton, Tennis)
• Status (aktiv, passiv)
• Geburtsdatum
• Staatszugehörigkeit
• Geschlecht
• Einkommensstatus (Schüler, Student, erwerbstätig, nicht erwerbstätig, Rentner)
• Beitrag
• Zahlweise (jährlich, halbjährlich, quartalsweise, monatlich)

Damit die Verdichtungen manuell nachvollzogen werden können, wurde der Datenbestand bewusst klein gehalten. Aus diesem Grunde wurde auch auf die Angabe von Informationen wie Kontonummer, BLZ etc. verzichtet.

[1]

2 Pivot-Funktionen in der praktischen Anwendung

Für Anwender der Version Excel 2010 steht die Pivot-Funktion nicht standardmäßig zur Verfügung. Damit Pivot genutzt werden kann, muss zunächst das Register Entwurf aktiviert werden:

1. Das Register Entwurf wird über die Befehlsfolge Datei/Optionen/Menüband anpassen aktiviert. Über Befehle auswählen/Alle Registerkarten werden alle zur Verfügung stehenden Registerkarten angezeigt.
2. Unter Tabellentools befindet sich das Register Entwurf. Der Eintrag wird markiert. Nach einem Klick auf Hinzufügen und OK stehen die neue Registerkarte und damit gleichzeitig auch die Pivot-Funktion zur Verfügung.

Beispiel:

Angenommen, der Geschäftsführer des Vereins möchte wissen, welche Beiträge die einzelnen Abteilungen des Vereins erwirtschaften. Dabei soll zwischen aktiven und passiven Mitgliedern unterschieden werden.

Um Pivot einzusetzen, werden folgende Arbeitsschritte durchgeführt:

1.	Nach dem Öffnen der zu analysierenden Daten wird die Eingabemarkierung in den zu analysierenden Datenbestand gesetzt und unter Excel 2010 das Register Entwurf aktiviert.
2.	Im Bereich Tools befindet sich die Schaltfläche Mit PivotTable zusammenfassen. Durch einen Klick auf dieses Symbol gelangt man in den Pivot-Assistenten (Excel 2003 und älter: Daten/PivotTable- und PivotChart-Bericht. (Für Anwender der älteren Excel-Versionen empfiehlt es sich, die beiden Standardeinstellungen Microsoft (Office) Excel-Liste ode...