Zusammenfassung
Zu den Geschäftsführungsaufgaben eines Vorstands zählen alle Handlungen, die der Vorstand für den Verein vornimmt. Dabei lassen sich die Aufgabenbereiche in zwei große Gruppen aufteilen:
- die Vertretung des Vereins nach außen (wie Vertragsabschlüsse, Anmieten von Räumen etc.) und
- die Geschäftsführung im eigentlichen Sinn (z. B. Verwaltung der Mitglieder, Buchführung usw.).
Wobei natürlich auch jede Vertretungshandlung nach außen zugleich eine Handlung der Geschäftsführung darstellt.
1 Wie sieht die gesetzliche Regelung aus?
Rechtsgrundlagen
Das BGB-Vereinsrecht differenziert bei den Zuständigkeiten des Vorstands nach § 26 BGB zwischen Geschäftsführung und Vertretung. Der Vorstand nach § 26 BGB ist danach für beides zuständig und handelt dabei nach außen als der gesetzliche Vertreter des e. V. (§ 26 Abs. 1 BGB) und gleichzeitig als Geschäftsführungsorgans (§ 27 Abs. 3 S. 1 BGB). Daher muss in der Satzung klar zwischen den internen Aufgaben im Rahmen der Geschäftsführung und der Vertretung nach außen dirfferenziert werden.
Zwischen dem Verein und dem Vorstand, der die Geschäfte für den Verein führt, besteht ein gesetzliches Auftragsverhältnis (§ 27 Abs. 3 i. V. m. 664 ff. BGB). Das bedeutet, dass der Vorstand bei der Erfüllung seiner Aufgaben an Rechte und Pflichten gebunden ist.
Dem Vorstand obliegt nur notwendig die Vertretung des Vereins im Außenverhältnis (§ 26 Abs. 1 BGB). Die Geschäftsführung im engeren Sinne, also das Innenhandeln für den Verein, kann einem anderen Organ zugewiesen werden. Dies ergibt sich aus § 40 S. 1 BGB, der die Vorschrift des § 27 Abs. 3 BGB als nachgiebige Vorschrift enthält. Allerdings können dem Vorstand auch bei anderer Organzuständigkeit bestimmte Pflichten wie z. B. die Konkursantragspflicht nach § 42 BGB nicht gänzlich entzogen werden.
2 Kann die Geschäftsführung delegiert werden?
Zu den wesentlichen Pflichten des Vorstands aus dem Auftragsverhältnis gehört, dass er die ihm übertragenen Aufgaben persönlich erfüllen muss (§ 664 BGB). Für die Praxis bedeutet dies, dass der Vorstand die Geschäftsführung ohne ausdrückliche Erlaubnis durch die Satzung nicht allgemein einer anderen Person übertragen kann. Für einzelne Geschäfte kann er jedoch Aufträge oder Vollmachten erteilen sowie das zur Erledigung der Geschäfte erforderliche Hilfspersonal einstellen. Inwieweit daran die Mitgliederversammlung oder ein anderes Vereinsorgan zu beteiligen ist, muss in der Satzung geregelt werden.
Merke: Der Vorstand muss immer die Leitung des Vereins behalten.
Die Vertretungsmacht des Vorstands und die Beteiligung an der Geschäftsführung dürfen nicht auseinander fallen. Die Geschäftsführungsaufgaben können durch die Satzung einem anderen Vereinsorgan übertragen werden. Zulässig sind daher Satzungsbestimmungen, wonach die Geschäftsführung des Vereins einem erweiterten Vorstand oder einem Gesamtvorstand übertragen wird. Das darf aber nicht dazu führen, dass dem Vorstand nach § 26 BGB die Beteiligung an der Willensbildung gänzlich entzogen wird.
Ein kleines Beispiel soll diesen Sachverhalt verdeutlichen: So können beispielsweise die vorbereitenden Entscheidungen, die zum Abschluss von Darlehensverträgen erforderlich sind, einem anderen Organ als dem Vorstand oder einem Ausschuss übertragen werden. Der Vorstand nach § 26 BGB muss jedoch als Vertretungsorgan an der endgültigen Entscheidung über den Vertragsabschluss mitwirken. Unzulässig ist es, wenn der Vorstand in diesem Fall die Entscheidung des Ausschusses nur noch zu vollziehen hätte.
Nicht zulässig ist auch, eine in der Satzung festgelegte Mehr- oder Gesamtvertretungsmacht einfach in eine Einzelvollmacht umzuwandeln. D. h., eine Vollmacht, die ein Vorstandsmitglied unter diesen Voraussetzungen zur Alleinvertretung ermächtigt, ist unwirksam.
3 Wie kann die Geschäftsführung aufgeteilt werden?
Für die Geschäftsführung gilt bei einem mehrgliedrigen Vorstand nach § 28 BGB ebenso wie für die Vertretung nach außen nach § 26 BGB das Mehrheitsprinzip, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt (§ 40 S. 1 BGB). Für die Satzungsgestaltung bedeutet das, dass Vorsorge getroffen werden muss, wenn einzelne Vorstandsmitglieder für bestimmte Bereiche des Vereins die Geschäftsführung allein verantwortlich innehaben. Auch dieses Problem zeigt, dass in der Satzung ausführliche Detailregelungen erforderlich sind.
Gegen das Mehrheitsprinzip wird nicht verstoßen, wenn die Geschäftsführung im Vorstand nach Sachgebieten aufgeteilt wird (Ressortprinzip). Die grundsätzlichen Entscheidungen der Geschäftsführung des Vereins sollten aber dem gesamten Vorstand vorbehalten bleiben. Wenn das der Fall ist, ist gegen die Einführung eines geschäftsführenden Vorstands, der nur die laufenden Vereinsgeschäfte erledigt, nichts einzuwenden.
Die Aufteilung der laufenden Vereinsgeschäfte unter den Mitgliedern des Vorstands kann bereits in der Satzung vorgenommen werden. Es genügt allerdings nicht, wenn in der Satzung lediglich die Mitglieder des Vorstands aufgezählt werden (z. B. 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassierer, Schriftführer) und damit bereits eine Aufgabenzuweisung verbunden sein soll. Denn den einzelnen Vor...