Web-Meetings statt Absage von Treffen / 2 Hintergrundinformationen

Für Webkonferenzen gibt es viele Bezeichnungen. Häufig werden auch Begriffe wie Online Meeting oder virtuelle Treffen verwendet. Unabhängig von der Begrifflichkeit ist gemeint, dass Teilnehmer, die sich an ganz unterschiedlichen realen Orten befinden, mittels digitaler und technischer Werkzeuge zusammenkommen. Dabei steht die Übertragung von Live-Video-Streams im Vordergrund, sodass die Beteiligten dem Geschehen auf dem Bildschirm folgen können. Im Grunde ist Videoconferencing eine Erweiterung des kleinen Bruders Telefonkonferenz. Über die Sprache hinaus können die Teilnehmer bei Videotreffs zusätzlich mittels Blickkontakt und Gesten kommunizieren.

Online-Treffen sind mittlerweile technisch so ausgereift, dass sie kein Meeting zweiter Wahl mehr sind. Vielmehr bieten sie eine interessante Alternative zu analogen Zusammenkünften. Kurz: Es handelt sich um eine moderne Form der Kommunikation, mit deren Hilfe sich Vereinsverantwortliche und Mitglieder austauschen und miteinander in Kontakt bleiben können.

Eine Webkonferenz kann beliebige Inhalte haben. Die Teilnehmer können sich zu einem "einfachen" Gespräch verabreden, jedoch auch unterschiedliche Inhalte – beispielsweise Textdokumente, Tabellen oder ganze Präsentationen – zeigen. Was möglich ist, gibt letztendlich das eingesetzte Tool vor. Ein Teilnehmer nimmt in der Regel die Rolle des Moderators ein, kann diese jedoch auch an andere Teilnehmer abgeben. Im Grunde kann sich jeder, wie an einem Konferenztisch, in das Geschehen einbringen, sodass ein produktiver Austausch stattfindet.

In der praktischen Umsetzung funktionieren virtuelle Treffen wie folgt. Der Organisator des Meetings versendet eine E-Mail in Form einer Einladung an die Teilnehmer. Die E-Mail enthält einen Link, optional gegebenenfalls einen Code, über den die Teilnehmer Zugang zur Online-Veranstaltung haben. Der Link ist vergleichbar mit einer Tür, die das Betreten eines Raums ermöglicht. Je nach Ausstattung und eingesetzter Infrastruktur bieten virtuelle Treffen unter Umständen Vorteile, die Präsenzveranstaltungen nicht bieten können (vgl. Liste möglicher Funktionen im folgenden Kapitel). Darüber hinaus fallen Anfahrtswege weg. Das spart Zeit und Geld und schont bei längeren Strecken zudem die Umwelt.

Hinweis

Als Mindestausstattung/Infrastruktur sind erforderlich:

• Computer mit gängigem Betriebssystem und Bildschirm, alternativ mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet
• gegebenenfalls eine Webcam
• Zugang zum Internet beziehungsweise WLAN
• unter Umständen ein Headset.