Zusammenfassung
Damit sich Menschen produktiv austauschen können, müssen sie sich nicht zwangsläufig am selben Ort befinden. Kommunizieren kann man heute bequem via Telefon- und Videokonferenzen. Nicht nur in Corona-Zeiten sind Online-Veranstaltungen eine praktische Sache und in jedem Fall besser als die Absage von Vorstandssitzungen oder Ähnlichem. Für digitale Meetings muss man jedoch über eine geeignete Infrastruktur verfügen, die den Anforderungen des Vereins und dem Zweck des Events gerecht wird. Die zentrale Frage lautet: Welches Tool passt zu uns und bietet, was es verspricht? Dieser Beitrag unterstützt Sie bei der Suche nach einer passenden Softwarelösung.
Die 3 häufigsten Fallen
1. Fehlende Bedarfsanalyse
Oft sind sich die Beteiligten nicht darüber im Klaren, welche Funktionen für ihre virtuellen Treffen notwendig sind.
2. Unterschiedliche Tools
Viele Teilnehmer kennen Webkonferenzen mittlerweile aus ihrem beruflichen Umfeld. Möglicherweise favorisiert jeder einzelne Teilnehmer seine ihm vertraute Umgebung. Eine einheitliche Lösung ist nicht zwingend notwendig, wichtig ist jedoch, dass die Konferenzlösungen miteinander kompatibel sind.
3. Angst vor Technik
Viele Anwender, insbesondere diejenigen, die beruflich oder privat noch nie an virtuellen Treffen teilgenommen haben, befürchten, mit der eingesetzten Technik und den Konfigurationseinstellungen überfordert zu sein.
1 Aus dem Vereinsleben
Die Corona-Lage spitzt sich zu. Das hat auch Auswirkungen auf das Vereinsleben. Hier stellt sich die Frage: Sind bei Kontaktbeschränkungen Vorstandssitzungen erlaubt? Die Frage kann man nicht pauschal beantworten. Das hängt von der aktuellen Situation im jeweiligen Bundesland ab. Je nach Größe des Vorstands dürfte die erlaubte Zahl der Menschen, die sich treffen dürfen, meistens überschritten sein.
Der stellvertretende Vorsitzende eines saarländischen Sportvereins fragt, warum man überhaupt ein Risiko eingehen solle und schlägt ein virtuelles Treffen vor. Einige Vorstandskollegen kennen das aus ihrem beruflichen Umfeld, einige sind wenig begeistert. Sie haben noch nie an einer Webkonferenz teilgenommen und befürchten insgeheim, sich zu blamieren.
Die Angst ist völlig unbegründet: Virtuelle Treffen sind kein Hexenwerk und gehören in vielen Unternehmen heute zum Standard. Sie unterstützen die Mitarbeiter nicht nur bei Besprechungen, sondern darüber hinaus beim standortübergreifenden Arbeiten. Dahin müssen auch Vereine kommen: Raum einrichten, Einladungs-Link verschicken, fertig. Webkonferenzen können ganz einfach sein.
Auch hybride Konferenzen können eine Lösung sein. Möchten einige Meeting-Teilnehmer den Rahmen der erlaubten Kontakte unbedingt ausreizen, treffen sie sich an einem realen Ort. Die übrigen Teilnehmer werden per Videokonferenz zugeschaltet.
2 Hintergrundinformationen
Für Webkonferenzen gibt es viele Bezeichnungen. Häufig werden auch Begriffe wie Online Meeting oder virtuelle Treffen verwendet. Unabhängig von der Begrifflichkeit ist gemeint, dass Teilnehmer, die sich an ganz unterschiedlichen realen Orten befinden, mittels digitaler und technischer Werkzeuge zusammenkommen. Dabei steht die Übertragung von Live-Video-Streams im Vordergrund, sodass die Beteiligten dem Geschehen auf dem Bildschirm folgen können. Im Grunde ist Videoconferencing eine Erweiterung des kleinen Bruders Telefonkonferenz. Über die Sprache hinaus können die Teilnehmer bei Videotreffs zusätzlich mittels Blickkontakt und Gesten kommunizieren.
Online-Treffen sind mittlerweile technisch so ausgereift, dass sie kein Meeting zweiter Wahl mehr sind. Vielmehr bieten sie eine interessante Alternative zu analogen Zusammenkünften. Kurz: Es handelt sich um eine moderne Form der Kommunikation, mit deren Hilfe sich Vereinsverantwortliche und Mitglieder austauschen und miteinander in Kontakt bleiben können.
Eine Webkonferenz kann beliebige Inhalte haben. Die Teilnehmer können sich zu einem "einfachen" Gespräch verabreden, jedoch auch unterschiedliche Inhalte – beispielsweise Textdokumente, Tabellen oder ganze Präsentationen – zeigen. Was möglich ist, gibt letztendlich das eingesetzte Tool vor. Ein Teilnehmer nimmt in der Regel die Rolle des Moderators ein, kann diese jedoch auch an andere Teilnehmer abgeben. Im Grunde kann sich jeder, wie an einem Konferenztisch, in das Geschehen einbringen, sodass ein produktiver Austausch stattfindet.
In der praktischen Umsetzung funktionieren virtuelle Treffen wie folgt. Der Organisator des Meetings versendet eine E-Mail in Form einer Einladung an die Teilnehmer. Die E-Mail enthält einen Link, optional gegebenenfalls einen Code, über den die Teilnehmer Zugang zur Online-Veranstaltung haben. Der Link ist vergleichbar mit einer Tür, die das Betreten eines Raums ermöglicht. Je nach Ausstattung und eingesetzter Infrastruktur bieten virtuelle Treffen unter Umständen Vorteile, die Präsenzveranstaltungen nicht bieten können (vgl. Liste möglicher Funktionen im folgenden Kapitel). Darüber hinaus fallen Anfahrtswege weg. Das spart Zeit und Geld und schont bei längeren Strecken zudem die U...