Wie läuft eine Vorstandssitzung ab? / 3 Sind auch Alternativen zur Vorstandssitzung denkbar?

In der täglichen Praxis sind Vorstandssitzungen häufig sehr aufwendig und erfordern viel Zeit, was gerade für ehrenamtlich tätige Vereinsvorstände heute ein großes Problem ist. So stellt sich die Frage, ob es Alternativen zu einer Präsenzsitzung gibt, wenn der Vorstand eine Entscheidung treffen muss.

Alternativen können beispielsweise sein:

• Videokonferenz
• Telekonferenz
• schriftliches Umlaufverfahren

Das Problem liegt häufig an den dafür fehlenden Satzungsregelungen. Allerdings kann der Vorstand zur Durchführung der Vorstandssitzung – auch ohne Vorliegen einer Satzungsgrundlage – auf den neu gefassten § 32 Abs. 2 BGB zurückgreifen, wonach auch eine hybride Vorstandssitzung möglich wäre.

§ 32 BGB – Mitgliederversammlung; Beschlussfassung

(1)

Die Angelegenheiten des Vereins werden, soweit sie nicht von dem Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet. Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

(2)

Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung). Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen. Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.

(3)	Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.

Wenn es allerdings weitergehende Vorstellungen des Vereins gibt, sollten die möglichen Formen und Formate zur Beschlussfassung des Vorstands genau in der Satzung geregelt werden, damit ein Vorstand sicher sein kann, dass ein gefasster Beschluss wirksam ist.

3.1 Schriftliches Umlaufverfahren ohne Satzungsgrundlage

Nach §§ 28, 32 Abs. 3 BGB ist auch ohne Regelung in der Satzung eine Beschlussfassung der Vorstandsmitglieder ohne Durchführung einer Vorstandssitzung möglich, wenn alle (!) Vorstandsmitglieder ihre Zustimmung zu diesem Verfahren schriftlich erklärt haben.

Hinweis

Schriftlich bedeutet in diesem Fall die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB. Was bedeutet das?

§ 126 BGB Schriftform

(1)	Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.
(2)	….
(3)	Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.
(4)	…

In diesem Fall muss die Zustimmung aller (!) Vorstandsmitglieder zu dem schriftlichen Verfahren persönlich und im Wege eines Schreibens mit eigenhändiger Unterschrift erteilt werden. Diese Form kann nach Abs. 3 i. V. m. § 126a BGB durch die elektronische Form ersetzt werden. Dies könnte eine E-Mail sein, die dann allerdings mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss, was in der Regel nicht der Fall ist.

Fazit

• Das schriftliche Umlaufverfahren nach § 32 Abs. 3 BGB ist zwar grundsätzlich im Vorstand möglich, setzt aber voraus, dass die Formalien der Beschlussfassung aufgrund der gesetzlichen Schriftform genau eingehalten werden, was in der Praxis zu einem nicht unerheblichen Aufwand führt, sodass sich dieses Verfahren auch nicht durchgesetzt hat.
• Die Satzung kann jedoch nach § 40 S. 1 BGB davon abweichende Regelungen treffen.

3.2 Sind sonstige Verfahren zulässig?

Grundsätzlich ja, wenn

• der Vorstand auch ohne Satzungsgrundlage auf den neuen § 32 Abs. 2 BGB zurückgreifen will oder
• wenn eine Satzungsgrundlage besteht. Denn nach § 40 S. 1 BGB ist § 28 BGB disponibel und kann durch die Satzung des Vereins abgeändert werden.

Hinweis

Eine Regelung der Geschäftsordnung des Vorstands wäre dagegen nicht ausreichend, sodass die Form der Durchführung der Vorstandssitzung – wenn sie vom Gesetz abweichen soll – zwingend eine Satzungsgrundlage erfordert.

So kann die Satzung ohne Weiteres verschiedene Verfahren der Beschlussfassung im Vorstand – als Alternative zu einer Vorstandssitzung – vorsehen und die Details dazu regeln.

Denkbar und sinnvoll sind:

• Telefonkonferenzen
• Videokonferenzen
• Abstimmung per Skype oder anderer technischer Verfahren
• Umlaufverfahren per E-Mail unter erleichterten Bedingungen.

Die Grundlagen dafür sind in der Satzung zu regeln, wie das folgende Beispiel zeigt:

Praxis-Beispiel

§ xx Vorstandssitzungen, Beschlussfassung des Vorstands

(1)	Der Vorstand entscheidet im Rahmen der ihm zugewiesenen Aufgaben durch Beschluss. Beschlüsse werden grundsätzlich in Präsenzsitzungen gefasst, die der 1. Vorsitzende leitet....