Zusammenfassung
Der Vorstand nach § 26 BGB ist das Geschäftsführungsorgan des Vereins. Für erforderliche Entscheidungen im Vorstand sind also regelmäßig Entscheidungen erforderlich, die in Form von Beschlüssen in Vorstandssitzungen getroffen werden müssen. Die Beschlussfassung im Vorstand ist gesetzlich in § 28 BGB geregelt. Dieser verweist auf die Beschlussfassung der Mitgliederversammlung in § 32 BGB. Das bedeutet, dass hinsichtlich der Anforderungen und der Formalien an einen wirksamen Beschluss des Vorstandes ähnlich strenge formale Anforderungen zu stellen sind wie bei der Mitgliederversammlung. Allerdings ist § 28 BGB nach § 40 S. 1 BGB disponibel, d. h., die Satzung kann abweichende Regelungen treffen, wovon ein Verein auch intensiv Gebrauch machen sollte, um dem Vorstand ein schnelles und flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Der Beitrag erläutert dazu die Einzelheiten und gibt Hinweise zur Gestaltung der eigenen Vereinssatzung.
Die 6 häufigsten Fallen
1. Satzung enthält keine Regelungen
Vorstandssitzungen laufen ab wie eine Mitgliederversammlung und können grundsätzlich nur in Form einer Präsenzsitzung mit starren Regeln durchgeführt werden. Der Gesetzgeber hat jedoch vorgesehen, dass von vielen dieser Regeln abgewichen werden kann, wenn die Satzung – und nicht (!) die Geschäftsordnung des Vorstands – davon abweichende – alternative – Regelungen enthält.
2. Alternative zur Präsenzsitzung fehlt
Die Satzung kann als Alternative Regelungen für die Beschlussfassung im Vorstand außerhalb einer Vorstandssitzung vorsehen. Dazu gehören u. a. Telefon- und Videokonferenzen und das schriftliche Umlaufverfahren per E-Mail.
3. Klare Regelungen für die Einberufung der Vorstandssitzung fehlen
Ein Vorstandsbeschluss ist nur wirksam, wenn zur Sitzung alle Vorstandsmitglieder ordnungsgemäß eingeladen wurden und der Beschlussgegenstand in der Tagesordnung angekündigt worden ist. Verstöße gegen diese Grundsätze führen zur Nichtigkeit des Beschlusses.
4. Vorstand muss beschlussfähig sein
Ein wirksamer Vorstandsbeschluss setzt voraus, dass der Vorstand beschlussfähig war. Dazu sollte die Satzung die Voraussetzungen klar regeln.
5.Abstimmungsmehrheit beachten
Nach den gesetzlichen Regelungen fasst der Vorstand seine Beschlüsse mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Dabei hat jedes Vorstandsmitglied eine Stimme. Stimmengleichheit bedeutet Ablehnung. Die Satzung kann auch in diesem Punkt abweichende Regelungen treffen.
6. Ausschluss vom Stimmrecht beachten
Wenn ein Vorstandsmitglied persönlich durch einen Vorstandsbeschluss betroffen ist, ist es nach § 34 BGB vom Stimmrecht ausgeschlossen (z. B. bei der Vornahme von Rechtsgeschäften). Nimmt das Vorstandsmitglied dennoch an der Beschlussfassung teil, ist der Beschluss nichtig.
1 Zum Einstieg
Ein Fall aus der Praxis Der Vorstand eines Kunstvereins besteht aus vier Personen. Bei einer Vorstandssitzung sind zwei Mitglieder kurzfristig wegen Krankheit verhindert. Dies nützen die beiden anderen Vorstandsmitglieder aus, um einstimmig Beschlüsse zu fassen, die sonst am Widerstand der beiden anderen Vorstandsmitglieder gescheitert wären. Wie ist die Rechtslage? Sind die getroffenen Beschlüsse wirksam und bindend? |
Maßgebend ist zunächst die Satzung des Vereins, die in diesem Fall jedoch keinerlei Regelungen zur Beschlussfassung des Vorstands enthält. Es gelten damit die gesetzlichen Regelungen für die Beschlussfassung im Vorstand. Da die Vorstandssitzung auch nur bei Anwesenheit von zwei Vorstandsmitgliedern beschlussfähig war und die beiden Mitglieder die strittigen Beschlüsse einstimmig gefasst haben, sind diese Beschlüsse wirksam zustande gekommen und für alle Vorstandsmitglieder bindend.
Vielleicht für die beiden anderen Vorstandsmitglieder kein schönes Ergebnis, das auch die weitere Zusammenarbeit nachhaltig stören kann, aber rechtlich nicht zu beanstanden. Dies zeigt einmal mehr die Bedeutung von klaren Regelungen für die Beschlussfassung im Vorstand.
2 Vorstandssitzung ist grundsätzlich eine Präsenzsitzung
Nach dem Gesetz ist der Vorstand nach § 26 BGB das Geschäftsführungsorgan eines e. V. (§ 27 Abs. 3 S. 1 BGB). In der Regel setzt sich der Vorstand aus mehreren Personen zusammen, sodass der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung gilt. Die Willensbildung erfolgt innerhalb des Vorstands im Wege der gemeinsamen Beschlussfassung. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Beschlüsse über die Vornahme von Rechtsgeschäften handelt oder nur um die interne Willensbildung oder um Interna des Vereins, die zu diskutieren sind (§§ 28, 32 Abs. 1 S. 1 BGB).
Die Beschlussfassung des Vorstands erfolgt danach grundsätzlich in einer Versammlung der Vorstandsmitglieder, d. h. im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft (= Präsenzsitzung).
3 Sind auch Alternativen zur Vorstandssitzung denkbar?
In der täglichen Praxis sind Vorstandssitzungen häufig sehr aufwendig und erfordern viel Zeit, was gerade für ehrenamtlich tätige Vereinsvorstände heute ein großes Problem ist. So stellt sich die Frage, ob es Alternativen zu einer Präsenzsitzung gibt, wenn der Vorstand eine Entscheidung treffen muss.
Alternativen können beispielsweise sein: