Zunächst müssen Sie sich die Frage beantworten, wie viel Zeit Sie im Jahr Ihren Kunden zur Verfügung stehen und welchen Preis Sie für eine Arbeitsstunde oder eine bestimmte Leistung verlangen können. Hier hilft Ihnen z. B. der Einsatz einer einfachen Stundensatzkalkulation.
So gehen Sie vor
Zunächst müssen Sie die Anzahl der Tage ermitteln, an denen Sie und ggf. Ihre Mitarbeiter im Jahr arbeiten. Dies können Sie auf einfache Weise umsetzen, indem Sie von den Kalendertagen alle Samstage, Sonntage und Feiertage sowie Urlaubs-, Fortbildungs- und sonstige Fehlzeiten abziehen, z. B. für Weiterbildung. Übrig bleibt die Anzahl Tage, die Sie für Ihre Kunden arbeiten können. Durch Multiplikation der Tage mit der Anzahl der täglichen Arbeitsstunden erhalten Sie die Stundenzahl, die Sie für Ihre Kunden theoretisch arbeiten können.
Für den Kunden maximal mögliche Arbeitszeit richtig berechnen
Theoretisch deshalb, weil Sie die ermittelten Stunden noch um die "unproduktive" Zeit kürzen müssen. Unproduktiv bedeutet natürlich nicht, dass Sie nicht arbeiten, sondern Tätigkeiten ausführen, um Ihren Betrieb aufrecht erhalten zu können, z. B. Büroarbeiten, Rechnungen schreiben, Bestellungen vornehmen, Aufträge klären, Kundenakquise oder auch Reklamationsbearbeitung. In dieser Zeit können Sie also keine Leistungen für Ihre Kunden erbringen, z. B. Lohnbuchungen vornehmen. Die unproduktive Zeit können Sie entweder durch Zeitaufschreibungen ermitteln oder schätzen. Meist genügt es, die Zeiten zu schätzen, da eine absolut exakte Ermittlung der produktiven Zeit ohnehin kaum möglich ist bzw. einen zu hohen Aufwand erfordert. In der Praxis hat sich herausgestellt, dass ein Satz von 25–35 % unproduktiver Zeit im Jahresmittel durchaus realistisch ist.
Konkrete Stundenbasis ansetzen
Als Stundenzahl sollten Sie aber nicht die von Ihnen tatsächlich geleisteten Stunden wählen, sondern Sie sollten von der Arbeitszeit ausgehen, die z. B. in ordentlichen Tarifverträgen festgehalten ist, etwa acht Stunden pro Tag oder 38 Stunden pro Woche. Denn Ihre Kosten und auch den gewünschten Gewinn müssen Sie grundsätzlich mit dieser Stundenzahl erwirtschaften können. Legen Sie eine höhere Stundenzahl zugrunde, "verwässert" sich später auch Ihr Stundensatz.
Haben Sie einen oder mehrere Mitarbeiter, müssen Sie deren Stundenzahl natürlich ebenfalls berücksichtigen. Beträgt Ihre jährliche produktive Arbeitszeit beispielsweise 1.400 Stunden und haben Sie einen Mitarbeiter, der im Monat 16 Stunden produktiv für Sie arbeitet (z. B. vereinbarte Tarifzeit 20 Stunden abzüglich unproduktiver Zeit), erhöht sich die Stundenzahl um 192 Stunden (16 Stunden * 12 Monate). Arbeitet ein Mitarbeiter Teilzeit, geben Sie im Kalkulationsschema den Mitarbeiter anteilig ein, z. B. mit 0,50 oder 0,25 Einheiten.
Kostenbelastung pro Jahr errechnen
Im nächsten Arbeitsschritt müssen Sie ermitteln, wie hoch die Kosten sind, die Ihnen pro Jahr entstehen. Als Grundlage können Sie die Istkosten des letzten Jahres nehmen. Wenn Sie Ihre Kosten für das nächste Jahr planen, sind diese Zahlen grundsätzlich besser geeignet. Wenn Sie mit Istdaten arbeiten, müssen Sie natürlich noch prüfen, ob und in welchem Umfang im Folgejahr mit Veränderungen zu rechnen ist. Einige Beispiele:
- Ist bei den Mieten mit Preisänderungen zu rechnen?
- In welchem Umfang steigen voraussichtlich die Energiekosten?
- Muss bei Versicherungen, Gebühren, Abgaben u. Ä. mit Preissteigerungen gerechnet werden?
- Sind Neuanschaffungen geplant, z. B. Kfz, EDV, die Einfluss auf die Höhe der Abschreibungen oder Zinsen haben, wenn mit Kredit finanziert wird?
- Sind personelle Änderungen (Personalaufstockungen) geplant? Ändern sich die Personalkosten (Tariferhöhungen)?
- Soll mehr Geld für Werbung ausgegeben werden?
- Verändern sich Abgaben und Gebühren?
- Wirken sich Zinsänderungen durch die Bank auf das Ergebnis aus?
- Gibt es Positionen, die noch hinzukommen, etwa Fremdleistungen für einen Bürodienstleister oder Beratung?
Wenn nicht absehbar ist, in welchem Umfang sich die Kosten verändern werden, genügt es für eine erste Näherung auch, pauschal einen Inflationssatz aufzuschlagen, etwa 3-5 %. Bei der nächsten Überarbeitung können Sie dann bereits auf Erfahrungswerte zurückgreifen und die Kosten exakter planen.
Mit kalkulatorischen Kosten arbeiten
Auch wenn Sie sich kein festes Gehalt zahlen und/oder keine Büroräume angemietet haben, sollten Sie diese Kosten zumindest als kalkulatorische Werte bei der Preis- bzw. Stundensatzermittlung ansetzen. Nur dann können Sie einen wirklich marktgerechten Preis ermitteln und sich ernsthaft mit anderen Anbietern vergleichen. Schließlich müssen Sie von den Einkünften des Büros leben und auch dann weiterhin aktiv bleiben können, wenn Sie in externe Räumlichkeiten ziehen.
Stundensatz ermitteln
Ihre Kosten pro Arbeitsstunde errechnen Sie, indem Sie die Gesamtkosten durch die zuvor ermittelte produktive Arbeitszeit teilen. Zu den Kosten müssen Sie natürlich noch den von Ihnen gewünschten Gewinn sowie evtl. Rabatte und natürl...