1.1 Einmalige Registrierung als Arbeitgeber im ELSTER-Portal
Seit 2014 ist das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) verpflichtend anzuwenden. Voraussetzung für den Abruf der ELStAM ist, dass sich der Arbeitgeber mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte registriert (sog. Elster-Authentifizierung). Der Registrierungsprozess erfolgt in 2 Schritten (mit einer E-Mail und einem PIN-Brief), dauert etwa eine Woche und muss innerhalb von 90 Tagen abgeschlossen sein. Arbeitgeber, die ihre Lohnabrechnungen durch einen Dritten erstellen lassen, z. B. durch einen Steuerberater, benötigen keine eigene Registrierung. Hier reicht es aus, wenn sich der Dritte registriert, da dieser als Datenübermittler fungiert. Nach erfolgreicher Authentifizierung erhält der Arbeitgeber ein elektronisches Zertifikat. Mithilfe des Zertifikats ist nachvollziehbar, wer wann welche ELStAM abgerufen hat.[1]
1.2 An- und Abmeldung des Arbeitnehmers
Für die Lohnsteuerberechnung muss der Arbeitgeber neu eingestellte Arbeitnehmer bei der ELStAM-Datenbank anmelden und hiermit dessen ELStAM anfordern. Es sei denn, die Lohnsteuer wird ausschließlich pauschal erhoben.
Änderungen der ELStAM stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber monatlich in elektronischer Form bereit. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Änderungsliste monatlich anzufragen und abzurufen.[1] Er hat sie vor jeder Lohnabrechnung abzurufen. Wird das Dienstverhältnis mit dem Arbeitnehmer beendet, ist dies der Finanzverwaltung ebenfalls unverzüglich mitzuteilen.[2]
1.3 Ausblick: ELStAM-Verfahren für Grenzpendler
Für den ELStAM-Abruf wird eine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID oder IdNr) des Arbeitnehmers benötigt. Unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer erhalten diese automatisch. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer haben hingegen erst einmal keine Steuer-ID. Die Steuer-ID kann jedoch seitens des Grenzpendlers bei dem Betriebsstättenfinanzamtdes Arbeitgebers beantragt werden.[1] Der Vordruck zur Beantragung der Steuer-ID ist im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung zu finden.[2]
Elektronischer Abruf ist für Grenzpendler noch nicht möglich
Geplant ist die Integration der beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren. Jedoch bleibt der Personenkreis der Grenzpendler bisher aus technischen Gründen noch vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen.
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