Arbeitnehmer / 5 Lohnsteuereinbehalt

5.1 Unbeschränkte und beschränkte Steuerpflicht

Für die lohnsteuerliche Behandlung des Arbeitslohns ist von Bedeutung, ob der Arbeitnehmer unbeschränkt oder beschränkt einkommensteuerpflichtig ist.

Unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind Arbeitnehmer, die im Inland ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, sowie ggf. auf Antrag auch Grenzpendler. Einen Wohnsitz im Sinne der Steuergesetze hat jemand dort, wo er eine Wohnung innehat, die er den Umständen nach beibehalten und benutzen wird.

Arbeitnehmer, die im Bundesgebiet (Inland) eine Tätigkeit ausüben, und hier weder Wohnsitz noch gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind in aller Regel beschränkt lohnsteuerpflichtig.

5.2 ELStAM-Verfahren

5.2.1 Unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer

Damit der Arbeitgeber vom gezahlten Arbeitslohn den gesetzlich vorgeschriebenen Lohnsteuereinbehalt zutreffend durchführen kann, muss ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber bei Eintritt in das Dienstverhältnis im Rahmen des ELStAM-Verfahrens folgende Angaben mitteilen:

• die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr),
• das Geburtsdatum,
• ob es sich um das Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt und
• ob in einem zweiten oder weiteren Dienstverhältnis ein Freibetrag berücksichtigt und abgerufen werden soll.

Mit diesen Angaben kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung per Datenfernübertragung anmelden, dessen elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale anfordern und sie abrufen.

Ersatzbescheinigung über die maßgebenden Besteuerungsmerkmale

Beschränkt steuerpflichtige oder als unbeschränkt steuerpflichtig behandelte Arbeitnehmer erhalten auf Antrag vom Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Bescheinigung über ihre Besteuerungsmerkmale. Diese Bescheinigung ist Grundlage für den Lohnsteuereinbehalt; sie kann auch vom Arbeitgeber im Namen des Arbeitnehmers beantragt werden.

Ist einem Arbeitnehmer bisher keine Steuer-IdNr zugeteilt worden, kann der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer nicht am elektronischen Abrufverfahren teilnehmen. In diesem Fall benötigt der Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug die durch den Arbeitnehmer vorgelegte amtliche Bescheinigung. Diese amtliche Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug hat das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers für die Dauer eines Kalenderjahres auszustellen.

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, diese amtliche Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für seinen Arbeitnehmer beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber dazu bevollmächtigt.^[1]

Der Arbeitgeber kann in den folgenden Fällen für die Lohnberechnung die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale i. S. d. § 38b EStG längstens für die Dauer von 3 Monaten zugrunde legen:^[2]

• Bescheinigungen werden verzögert ausgestellt (technische Störung),
• die Identifikationsnummer wurde nicht zugeteilt, sofern der Arbeitnehmer die fehlende Zuteilung nicht zu vertreten hat.

[1] § 39e Abs. 8 Satz 2 EStG.

[2] § 39c Abs. 1 EStG.

5.2.2 ELStAM bei beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern

Bisher sind Arbeitgebern sowie in Deutschland ansässigen Unternehmen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für ihre ausländischen Arbeitnehmer (beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer) in Papierform mitgeteilt worden. Seit 1.1.2020 werden auch beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren einbezogen.^[1] Da ein ausländischer Arbeitnehmer im Inland bzw. bei der Gemeinde seines Wohnorts regelmäßig nicht meldepflichtig ist, hat dieser selbst einen Antrag für die erstmalige Zuteilung einer Steuer-Identifikationsnummer (IdNr) beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen. Der Arbeitnehmer kann auch seinen Arbeitgeber mit der Beantragung der erstmaligen Zuteilung bevollmächtigen.

Die IdNr kann mit dem Vordruck "Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nicht meldepflichtige Personen durch das Finanzamt" beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.

Hat der Arbeitnehmer bereits eine IdNr, so teilt das Betriebsstättenfinanzamt diese dem Arbeitnehmer bzw. dem inländischen Bevollmächtigten mit. Sollte dem Arbeitnehmer (noch) keine IdNr zugeteilt werden können, hat das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers eine Bescheinigung für den gesetzlich vorgeschriebenen Lohnsteuereinbehalt auszustellen.

Ausnahmen regelt ein BMF-Schreiben

Eine aktuelle Verwaltungsanweisung regelt indes bereits Ausnahmen vom ELStAM-Verfahren für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer.^[2]

Wegzug eines unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmers

Wird ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer beschränkt einkommensteuerpflichtig, weil er z. B. ins grenznahe Ausland verzieht, so ist dieser verpflichtet diese Änderung umgehend dem Finanzamt mitzuteilen.^[3] Wird weiterhin Arbeitslohn bezogen, erfolgt weiterhin eine Teilnahme am ELStAM-Verfahren. Sofern ein Freibetrag beantragt wird, wird seitens des Finanzamts in ELStAM der Arbeitgeberabruf gesperrt und eine Bescheinigung erteilt.

Abschaffung des Ordnungsmerkmals eTin

Bislang konnte der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung auch unter Angabe der sog. eTin übermitteln, wenn ihm die Identifikationsnummer (IdNr) des Arbei...