Unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer
Damit der Arbeitgeber vom gezahlten Arbeitslohn den gesetzlich vorgeschriebenen Lohnsteuereinbehalt zutreffend durchführen kann, muss ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber bei Eintritt in das Dienstverhältnis im Rahmen des ELStAM-Verfahrens folgende Angaben mitteilen:
- die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr),
- das Geburtsdatum,
- ob es sich um das Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt und
- ob in einem zweiten oder weiteren Dienstverhältnis ein Freibetrag berücksichtigt und abgerufen werden soll.
Mit diesen Angaben kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung per Datenfernübertragung anmelden, dessen elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale anfordern und sie abrufen.
Ersatzbescheinigung über die maßgebenden Besteuerungsmerkmale
Beschränkt steuerpflichtige oder als unbeschränkt steuerpflichtig behandelte Arbeitnehmer erhalten auf Antrag vom Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Bescheinigung über ihre Besteuerungsmerkmale. Diese Bescheinigung ist Grundlage für den Lohnsteuereinbehalt; sie kann auch vom Arbeitgeber im Namen des Arbeitnehmers beantragt werden.
Ist einem Arbeitnehmer bisher keine Steuer-Identifikationsnummer zugeteilt worden, kann der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer nicht am elektronischen Abrufverfahren teilnehmen. In diesem Fall benötigt der Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug die durch den Arbeitnehmer vorgelegte amtliche Bescheinigung. Diese amtliche Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug hat das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers für die Dauer eines Kalenderjahres auszustellen.
Seit dem 1.1.2021 hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, diese amtliche Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für seinen Arbeitnehmer beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber dazu bevollmächtigt.
Der Arbeitgeber kann in den folgenden Fällen für die Lohnberechnung die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale i. S. d. § 38b EStG längstens für die Dauer von 3 Monaten zugrunde legen:
- Bescheinigungen werden verzögert ausgestellt (technische Störung),
- die Identifikationsnummer wurde nicht zugeteilt, sofern der Arbeitnehmer die fehlende Zuteilung nicht zu vertreten hat.
Einbeziehung beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren seit 2020
Bisher sind Arbeitgebern sowie in Deutschland ansässigen Unternehmen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für ihre ausländischen Arbeitnehmer (beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer) in Papierform mitgeteilt worden. Seit 1.1.2020 werden auch beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren einbezogen. Da ein ausländischer Arbeitnehmer im Inland bzw. bei der Gemeinde seines Wohnorts regelmäßig nicht meldepflichtig ist, hat dieser selbst einen Antrag für die erstmalige Zuteilung einer Steuer-Identifikationsnummer beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen. Der Arbeitnehmer kann auch seinen Arbeitgeber mit der Beantragung der erstmaligen Zuteilung bevollmächtigen.
Hat der Arbeitnehmer bereits eine Identifikationsnummer, so teilt das Betriebsstättenfinanzamt diese dem Arbeitnehmer bzw. dem inländischen Bevollmächtigten mit. Sollte dem Arbeitnehmer (noch) keine Identifikationsnummer zugeteilt werden können, hat das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers eine Bescheinigung für den gesetzlich vorgeschriebenen Lohnsteuereinbehalt auszustellen.
Ausnahmen regelt ein aktuelles BMF-Schreiben
Eine aktuelle Verwaltungsanweisung regelt indes bereits Ausnahmen vom ELStAM-Verfahren für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer.
Abschaffung des Ordnungsmerkmals eTin
Bislang konnte der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung auch unter Angabe der sog. eTin übermitteln, wenn ihm die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers unbekannt war. Durch die Einbeziehung der beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer in das ELStAM-Verfahren ist die Verwendung einer Steuer-Identifikationsnummer ab dem Veranlagungszeitraum 2023 zwingend.
Hat der Arbeitnehmer trotz Aufforderung des Arbeitgebers seine Identifikationsnummer nicht mitgeteilt, so besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers zwecks Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung beim Finanzamt anzufordern. Das Finanzamt teilt diese dem Arbeitgeber mit. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung 2022 übermittelt hat und das Dienstverhältnis auch noch nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden hat.