1 Pflicht des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer hat die Arbeitspapiere – außer Zeugnis und Arbeitsbescheinigung – bei Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber zu übergeben, der sie mit der erforderlichen Sorgfalt zu verwahren und bei schuldhaftem Verlust auf Schadensersatz zu haften hat. Eigentümer der Arbeitspapiere bleibt der Arbeitnehmer. Für den Arbeitnehmer empfiehlt es sich, vom Arbeitgeber eine Quittung für die ausgehändigten Arbeitspapiere zu verlangen, um im Streitfall einen Nachweis führen zu können.
Im Übrigen kann der Arbeitgeber bei Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung das Arbeitsverhältnis nur dann fristlos kündigen, wenn seine eigenen Interessen in einer Weise verletzt sind, dass bei der gebotenen umfassenden Interessenabwägung dem Arbeitgeber die Einhaltung der Kündigungsfrist nicht zuzumuten ist.
Eine ordentliche Kündigung in den ersten 6 Monaten ist stets zulässig, danach in Betrieben mit mehr als 5 bzw. 10 Arbeitnehmern nur, wenn der Arbeitnehmer schuldhaft durch die Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung die Interessen des Arbeitgebers derart verletzt hat, dass die fristgemäße Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei umfassender Interessenabwägung sozial gerechtfertigt erscheint. Eine fristgemäße, u. U. sogar fristlose Kündigung ist z. B. gerechtfertigt, wenn ein ausländischer Arbeitnehmer die erforderliche Arbeitserlaubnis nicht vorlegt oder eine abgelaufene Arbeitserlaubnis nicht erneuern lässt. In diesen Fällen drohen dem Arbeitgeber bei Weiterbeschäftigung Strafen. Er ist zur Kündigung berechtigt, soweit das Arbeitsverhältnis nicht wegen bewusster Umgehung des § 284 SGB III (Arbeitserlaubnis für Ausländer) von vornherein nichtig ist.
2 Ausfüllung und Herausgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Mit tatsächlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere sorgfältig und wahrheitsgemäß zu erstellen und dem Arbeitnehmer herauszugeben. Hierzu gehören alle vom Arbeitnehmer zu Beginn überlassenen Arbeitspapiere sowie die Lohnsteuerbescheinigung, das Zeugnis und die Urlaubsbescheinigung. Ferner sind dem Arbeitnehmer die Meldungen an den Sozialversicherungsträger zu überlassen. Der Arbeitnehmer hat sie abzuholen (Holschuld). Ist die sofortige Aushändigung aller Arbeitspapiere am Tag des Ausscheidens aus betriebstechnischen Gründen nicht möglich, so empfiehlt es sich, dem Arbeitnehmer zu bescheinigen, dass sich die Arbeitspapiere noch beim Arbeitgeber befinden und demnächst ausgehändigt werden.
Ausnahmsweise wird aus der Holschuld dann eine Schickschuld des Arbeitgebers, wonach die Arbeitspapiere dem Arbeitnehmer übersandt werden müssen, wenn der Arbeitgeber sie nicht rechtzeitig zur Abholung bereitgestellt oder gar ihre Herausgabe verweigert hat. Gleiches soll dann gelten, wenn dem Arbeitnehmer nicht zugemutet werden kann, die Arbeitspapiere beim Arbeitgeber selbst abzuholen, insbesondere wenn das Arbeitsverhältnis vom Arbeitgeber außerordentlich fristlos gekündigt und ein Hausverbot ausgesprochen wurde, der Arbeitnehmer weit entfernt wohnt oder krank ist.
Eine schuldhaft verspätete Rückgabe oder falsche Ausfüllung führt zum Schadensersatzanspruch aus Verzug. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitspapieren steht dem Arbeitgeber selbst dann nicht zu, wenn er nicht befriedigte Forderungen hat. Das gilt auch bei Arbeitsvertragsbruch, wobei dem Arbeitgeber aber eine angemessene Frist zur Erledigung zu gewähren ist. Mit der Klage auf Herausgabe der Arbeitspapiere kann gleichzeitig beantragt werden, den Arbeitgeber, der dem rechtskräftigen Urteil nicht binnen einer festzusetzenden Frist nachkommt, zu einer angemessenen Entschädigung zu verurteilen. Mit der Entschädigung sind i. d. R. sämtliche Schadensersatzansprüche wegen der Nichtherausgabe, auch wegen entgangener Lohnsteuererstattung, abgegolten.
3 Ausschlussfristen
Die Herausgabepflichten von Arbeitspapieren werden i. d. R. nicht von tarfivertraglichen oder arbeitsrechtlichen Ausschlussfristen erfasst, da diese auf einen auf Eigentum des Arbeitnehmers gestützten Herausgabeanspruch gemäß § 985 BGB regelmäßig nicht anwendbar sind.
4 Gerichtliche Zuständigkeit
Für bürgerlich-rechtliche Streitigkeiten über Arbeitspapiere sind ausschließlich die Gerichte für Arbeitssachen zuständig. Erfasst werden Herausgabe, Ausfüllung und Berichtigung der Arbeitspapiere im rein arbeitsrechtlichen Sinne wie Zeugnis, Urlaubsbescheinigung, tarifliche Lohnnachweiskarten und Bewerbungsunterlagen.