Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung / 3.2 Abruf bei der Krankenkasse

Der Arbeitgeber kann erst nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer einen Abruf vornehmen, wobei jede einzelne AU-Bescheinigung (Erst- und Folgebescheinigungen) separat von der Krankenkasse abgefordert werden muss. Eine Kumulation der Daten erfolgt hingegen nicht. Die Krankenkasse meldet – analog der bisherigen AU-Bescheinigung – dem Arbeitgeber die ihr jeweils vorliegenden Daten. Um einen Abruf zielgenau vorzunehmen, muss dahingehend unterschieden werden, ob bereits vor dem aktuellen Zeitpunkt eine Arbeitsunfähigkeit bestanden hat oder bisher Arbeitsfähigkeit vorgelegen hatte.

Abruf bei vorheriger Arbeitsfähigkeit

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist von einer Neuerkrankung auszugehen und der Arbeitgeber hat im Datensatz als Beginn der Arbeitsunfähigkeit das erstmalige Fehlen des Arbeitnehmers in diesem Krankheitsfall anzugeben. Aufgrund der gesetzlichen Möglichkeit aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz – es sei denn, diese ist durch den Arbeitgeber eingeschränkt – bedarf es im Regelfall der Vorlage einer AU erst ab dem 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit. Diese Abweichung wird dadurch kompensiert, dass die Krankenkassen bei Eingang der Anforderung der eAU prüfen, ob ein AU-Fall zu dem Beginn-Datum des Arbeitgebers vorliegt. Liegt kein entsprechender Zeitraum einer Arbeitsunfähigkeit vor, wird geprüft, ob ein laufender Arbeitsunfähigkeitsfall vorliegt. Ist dies ebenfalls nicht der Fall, wird letztendlich bis zu 5 Tage in die Zukunft geprüft, ob ein Arbeitsunfähigkeitszeitraum vorliegt. Liegt bei der jeweiligen Prüfung ein entsprechender AU-Zeitraum vor, so wird dieser entsprechend der Anforderung dem Arbeitgeber übermittelt und es erfolgt keine weitergehende Püfung mehr. Liegt hingegen bei keiner Prüfung ein passender AU-Zeitraum vor, antwortet die Krankenkasse im Feld "Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfähigkeit mit dem Kennzeichen" mit Meldegrund "4 – eAU liegt nicht vor". Damit keine stetigen neuen Anfragen vom Arbeitgeber erfolgen, stellt die Rückmeldung mit dem Meldegrund "4" eine Zwischennachricht der Krankenkasse dar. Die Krankenkassen prüfen weitere 14 Tage regelmäßig, ob ein Eingang der Daten erfolgt und übermitteln diese unaufgefordert an den Arbeitgeber. Fallen Zeiten eines stationären Aufenthalts im Krankenhaus in den Anfragezeitraum, werden diese Zeiten und parallel auch ggf. die vorliegenden eAU-Daten übermittelt.

Abruf bei vorheriger Arbeitsunfähigkeit

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit durchgehend arbeitsunfähig, dann hat der Arbeitgeber als Beginn der Arbeitsunfähigkeit den Tag nach dem Ende der vorherigen eAU anzugeben. Die Prüfung der Krankenkasse erfolgt dann analog zum Abruf einer Erstbescheinigung. Aufgrund eines Wechsels des Arztes oder Mitbehandlung durch einen Facharzt bzw. stationären Aufenthalt in einem Krankenhaus, können mehrere Meldungen für eine Anfrage vorliegen. Damit die Arbeitgeber unverfälschte Daten erhalten, werden alle relevanten Datensätze an den Arbeitgeber weitergegeben.

Geringfügig Beschäftigte

Das eAU-Verfahren für geringfügig Beschäftigte weicht nicht vom normalen eAU-Verfahren ab. Ein Abruf erfolgt auch hier bei der entsprechenden gesetzlichen Krankenkasse. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Abfrage nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern der tatsächlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers erfolgt. Da bis zum obligatorischen Start des eAU-Verfahrens diese Daten von den Arbeitgebern nicht benötigt wurden, müssen diese seither beim Arbeitnehmer erhoben und auch gepflegt werden. Eine Ausnahme gilt für Minijobber in Privathaushalten. Hier greift zwingend das Haushaltsscheckverfahren. Das eAU-Verfahren findet keine Anwendung, sodass es beim "Papierverfahren" bleibt.