Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung / 3.2 Abruf bei der Krankenkasse

Der Arbeitgeber kann erst nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer einen Abruf vornehmen, wobei jede einzelne AU-Bescheinigung (Erst- und Folgebescheinigungen, sowie Krankenhausaufenthalt oder Zeitraum einer Rehabilitations- oder Vorsorgeleistung) separat von der Krankenkasse abgefordert werden muss. Eine Kumulation der Daten erfolgt hingegen nicht.

Abruf bei vorheriger Arbeitsfähigkeit

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist von einer Neuerkrankung auszugehen und der Arbeitgeber hat im Datensatz als Beginn der Arbeitsunfähigkeit das erstmalige Fehlen des Arbeitnehmers in diesem Krankheitsfall anzugeben. Aufgrund der gesetzlichen Möglichkeit aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz – es sei denn, diese ist durch den Arbeitgeber eingeschränkt – bedarf es im Regelfall der Vorlage einer AU erst ab dem 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit.

Abruf bei vorheriger Arbeitsunfähigkeit

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit durchgehend arbeitsunfähig, dann hat der Arbeitgeber als Beginn der Arbeitsunfähigkeit den Tag nach dem Ende der vorherigen eAU anzugeben.

Geringfügig Beschäftigte

Das eAU-Verfahren für geringfügig Beschäftigte weicht nicht vom normalen eAU-Verfahren ab. Ein Abruf erfolgt auch hier bei der entsprechenden gesetzlichen Krankenkasse. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Abfrage nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern der tatsächlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers erfolgt. Da bis zum obligatorischen Start des eAU-Verfahrens diese Daten von den Arbeitgebern nicht benötigt wurden, müssen diese seither beim Arbeitnehmer erhoben und auch gepflegt werden. Eine Ausnahme gilt für Minijobber in Privathaushalten. Hier greift zwingend das Haushaltsscheckverfahren. Das eAU-Verfahren findet keine Anwendung, sodass es beim "Papierverfahren" bleibt.

Stornierung

Abgegebene Datensätze sind zu stornieren, wenn sie nicht abzugeben waren oder unzutreffende Angaben enthielten. Die Stornierung hat unverzüglich zu dem Zeitpunkt zu erfolgen, zu welchem die Datensätze als fehlerhaft erkannt werden. Von einer Stornierung ist jedoch dann abzusehen, wenn die Krankenkasse bereits auf die Anfrage abschließend mit einem eAU-Datensatz geantwortet hat.

Eine abschließende Rückmeldung liegt nicht vor, wenn die Krankenkasse mit einer Zwischenmitteilung Rückmeldegrund "4 = Nachweis liegt nicht vor", "7 = In Prüfung" oder "9 = Weiterleitungsverfahren" geantwortet hat. In diesen Fallgestaltungen darf jedoch eine Stornierung nur dann erfolgen, wenn tatsächlich der Datensatz nicht abzugeben war bzw. falsche Daten enthielt. Eine Stornierung mit dem Zweck eine vorzeitige Neuabfrage für den Arbeitgeber zu ermöglichen, weil die Systeme diese für 14 Tage unterbinden, ist hingegen ausgeschlossen und zudem nicht sinnvoll. So prüfen die Krankenkassen nach einer Rückmeldung mit einer Zwischenmitteilung automatisch für 14 bzw. 28 Tage, ob übermittelfähige Daten eingegangen sind und übermitteln diese proaktiv ohne erneute Anfrage an den Arbeitgeber. Eine Stornierung und erneute Abforderung hätte daher nur den Effekt eine erneute Zwischenmitteilung zu erhalten.