Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer in einem System zu erfassen, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystems sind die Besonderheiten des jeweils betroffenen Tätigkeitsbereichs der Arbeitnehmer und die Eigenheiten des Unternehmens, insbesondere seine Größe zu berücksichtigen. Zu beachten ist, dass der Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz nicht rein wirtschaftliche Erwägungen untergeordnet werden dürfen. Eine besondere Form der Erfassung ist derzeit nicht vorgeschrieben. Die Aufzeichnung muss daher nicht zwingend in elektronischer Form erfolgen. Datenschutzrechtliche Belange sind bei der Einführung eines entsprechenden Systems zu beachten.
Unzureichend ist die reine Zurverfügungstellung eines Zeiterfassungssystems durch den Arbeitgeber zur freiwilligen Nutzung. Die Nutzung des Systems, sprich die Erfassung der Arbeitszeit, darf für Arbeitnehmer nicht fakultativ, sondern muss für diese verpflichtend sein.
Objektiv ist ein Zeiterfassungssystem, wenn es ohne die Hinzunahme von weiteren Beweismitteln die Arbeitszeit ausweist und so eine Arbeitszeitkontrolle ermöglicht. Die Zeiterfassung ist von der subjektiven Einschätzung des Arbeitgebers und Arbeitnehmers unabhängig, ob und welche Zeiten als Arbeitszeit qualifiziert werden und demnach erfassungspflichtig sind.
Das System ist verlässlich, wenn es fehlerfrei und inhaltlich zutreffend ist. Arbeitnehmern soll ein sicheres Mittel an die Hand gegeben werden, um die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden und ihre zeitliche Verteilung sowie die Zahl der Überstunden beweisen zu können.
Die Zeiterfassung muss zugänglich sein. Dies gilt insbesondere für den Arbeitgeber, Arbeitnehmer, sowie zur Kontrolle berufene Aufsichtsbehörden.
Zugänglichkeit der Arbeitszeiterfassung
Das Erfordernis einer uneingeschränkten jederzeitigen Zugänglichkeit der Zeiterfassung ist nicht ersichtlich. Unter Berücksichtigung des Zwecks der Zeiterfassung ist davon auszugehen, dass eine zeitnahe Überprüfung möglich sein muss.
Dienstplan als Zeiterfassungssystem
Ein Dienstplanprogramm ist als Arbeitszeiterfassung nicht ausreichend. Dieses gibt lediglich Auskunft über die hypothetische Arbeitszeit und nicht über die tatsächliche Arbeitszeit.
4.1 Manuelle Arbeitszeiterfassung
Da eine bestimmte Form für die Arbeitszeiterfassung vom Gesetz bislang nicht vorgeschrieben ist, kommen als Arbeitszeitnachweis digitale Dateien, Aufzeichnungen in elektronischen Zeiterfassungssystemen oder in Apps in Betracht. Es besteht ein weiter Gestaltungsspielraum der Arbeitgeber, mithin auch die Möglichkeit händischer Erfassung durch Stundenzettel oder die Stechuhr.
Handschriftliche Erfassung
Entscheiden sich Arbeitgeber für eine handschriftliche Erfassung der Arbeitszeit durch die Arbeitnehmer oder deren Vorgesetzten, sollte die Aufzeichnung mittels eines permanenten Schreibmittels (Kugelschreiber, Filzstift o. Ä., nicht Bleistift) erfolgen, um dem Risiko einer Manipulation zu begegnen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass die Aufzeichnung vom Arbeitnehmer unterschrieben wird.
4.2 Elektronische Arbeitszeiterfassung
Für die Zeiterfassung können verschiedenste elektronische Hilfsmittel, wie z. B. Excel, Apps für Smartphones oder Softwarelösungen genutzt werden. Hierbei sind die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Die Verwendung einer App, die auch mit dem Smartphone verwendet werden kann, würde sich z. B. für Unternehmen anbieten, deren Arbeitnehmer nicht überwiegend vom Betrieb aus tätig werden.
Datenschutz bei Excel-Dokumentation
Gegen eine Arbeitszeiterfassung in einer einheitlichen Excel-Liste, auf die sämtliche Arbeitnehmer (z. B. auf einem Laufwerk) Zugriff haben, bestehen datenschutzrechtliche Bedenken. Die damit zusammenhängende Datenverarbeitung lässt sich datenschutzrechtlich in der Regel nicht rechtfertigen, da jeder Arbeitnehmer seine eigene Liste pflegen kann.
4.3 Delegation auf Arbeitnehmer
Arbeitgeber sind für die Einrichtung und Vorhaltung eines Arbeitszeiterfassungssystems verantwortlich. Eine Übertragung der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit ist aber nach aktueller Rechtsprechung ohne Weiteres möglich.
Denkbar ist auch eine Übertragung der Pflicht auf Vorgesetzte oder Schichtleiter.
Delegieren der Aufzeichnung
Wird die Aufzeichnungspflicht delegiert, ist es empfehlenswert, eine tägliche Aufzeichnung vorzusehen, um eine korrekte Erfassung der Zeiten zu gewährleisten.
Als Verantwortlicher für die Einrichtung und Nutzung eines objektiven und verlässlichen Systems wird der Arbeitgeber bei Übertragung der Erfassungspflichten durch Kontrolle und sachgerechte Organisation die Einhaltung der geltenden Regelungen sicherstellen müssen (etwa durch regelmäßige Sichtprobenkontrollen). Zeichnet ein Arbeitnehmer die Arbeitszeit nicht, nicht richtig/vollständig oder nicht rechtzeitig auf, obwohl er vom Arbeitgeber ordnungsgemäß angewiesen wurde, ist das Risiko von Sanktionen bei Verstö...