Einführung
Mit der Organisation schafft man das organisatorische Gerüst des Unternehmens. In Theorie und Praxis haben sich dabei die Begriffe Aufbau- und Ablauforganisation durchgesetzt. Während bei der Aufbauorganisation ein formaler Rahmen, sozusagen die "Hardware", geschaffen wird, beschäftigt sich die Ablauforganisation, die "Software", mit den internen Abläufen innerhalb der aufgebauten Organisationsstruktur. Ziel ist es nun, die auf- und ablauforganisatorischen Strukturen zu optimieren.
1 Aufbauorganisation: Wer macht was?
Im Rahmen der Aufbauorganisation wird die Struktur eines Unternehmens festgelegt. Elemente zur modellhaften Darstellung des Unternehmens sind Stellen, Instanzen und Stabsstellen/Stäbe. Eine Stelle ist die kleinste aufbauorganisatorische Einheit. Sie umfasst einen Aufgabenkomplex, der einer Person (Stelleninhaber) zugeordnet wird. Instanzen sind Stellen mit Leitungsbefugnis, das ist zum Beispiel die Abteilungsleitung oder die Bereichsleitung. Stabsstellen/Stäbe wiederum sind Stellen ohne Leitungsbefugnis, die einer Instanz zugeordnet sind, um diese zu unterstützen. Meist sind dies Spezialisten eines Fachgebiets, beispielsweise Spezialisten für Recht, Organisation oder Controlling.
Stellenbeschreibungen und Organigramme
In der Stellenbeschreibung wird die organisatorische Eingliederung einer Stelle in das Unternehmen schriftlich festgehalten. Die Bezeichnung der Stelle, ihre Kompetenzen, das Tätigkeitsgebiet, die Anforderungen und Aufgabeninhalte der Stelle werden verbindlich beschrieben. Zudem wird die Eingliederung in die Unternehmenshierarchie festgehalten. Wer ist Vorgesetzter, wer Vertretung, welche Stellen sind dieser Stelle organisatorisch zugeordnet?
Grundsätzlich: Der Aufbau muss so gestaltet sein, dass die Abläufe reibungslos funktionieren.
Ein Organigramm, auch oft als Organisationsplan oder Organisationsschaubild bezeichnet, stellt die Aufbauorganisation eines Unternehmens visuell dar.
2 Informale Organisation
Das Organigramm als "formale" Organisation ist manchmal nur eine Seite der Aufbauorganisation. Daneben gibt es, wie jeder Praktiker bestätigen wird, eine so genannte "informale" oder "Schatten-"Organisation: Neben der offiziellen Organisationsstruktur bilden sich sogenannte informelle Strukturen. Diese sind im Organigramm nicht vorgesehen, bilden aber vorhandene Strukturen oder Machtbeziehungen, die die internen Abläufe erheblich behindern können. Letztlich bildet sich eine "inoffizielle" Organisation.
Beispiel: Das Controlling wird "kaltgestellt"
In einem Unternehmen der optischen Industrie bildete einmal der Buchhaltungs- und Finanzbereich einen "inneren Kreis", der die laut Organigramm vorgesehene Kommunikation mit dem neu geschaffenen Controlling ignorierte und Informationen blockte. Jeder im Unternehmen holte sich seine Informationen weiter aus dem Finanzbereich, obwohl dafür das Controlling vorgesehen war, wo auch die anderen wichtigen Unternehmensdaten zusammenliefen. Es mussten unpopuläre personelle Maßnahmen getroffen werden, damit die Controllingstelle ihre Aufgaben erfüllen konnte.
3 Hierarchischer (vertikaler) Aufbau eines Unternehmens
Die klassische Form der Aufbauorganisation eines Unternehmens ist gekennzeichnet durch mehrere Hierarchieebenen, meist sind dies Top, Middle und Lower Management mit zugeordneten Stellen. Das Unternehmen ist nach Funktionen gegliedert (unterschiedliche Fachabteilungen sind einer Unternehmensführung unterstellt). Entscheidungswege laufen von oben nach unten (vertikale Struktur). Man nennt diese Organisationsform auch Linienhierarchie; kommen Stabsstellen hinzu, spricht man von einer Stab-/Linien-Organisation.
Neuere Strömungen lehnen diesen rein hierarchischen Aufbau eines Unternehmens als zu schwerfällig ab. Die Matrixorganisation und die damit oft verbundene Profit-Center-Organisation sind neuere Konzepte für die Aufbauorganisation, die ein Unternehmen flexibler gestalten wollen.
Mittlerweile müssen auch zunehmend Netzwerke, Projektteams, selbstgesteuerte Teams u.a. Gebilde dargestellt werden. Oft gibt es "agile" Strukturen "neben" der eigentlichen Aufbauorganisation.
4 Matrixorganisation
Bei der Matrixorganisation überlappen sich zwei Organisationsformen, die Organisation des Unternehmens nach Funktionen (Einkauf, Produktion, Vertrieb) und die Einteilung des Unternehmens in eine Spartenorganisation (Sparte A, Sparte B, Sparte C). Die Sparten werden oft auch als "Divisions" oder "Business Units" bezeichnet, und sind meist zuständig für bestimmte Produkt- oder Kundengruppen. Die Sparten sind in sich wiederum nach funktionalen Gesichtspunkten (Einkauf, Produktion, Vertrieb) gegliedert. So entsteht eine Matrix: Entscheidungen laufen funktionsbezogen vertikal, wie auch spartenbezogen horizontal.
Zunehmend arbeiten die Sparten als selbstständige Teile des Gesamtunternehmens, als sogenannte Profit-Center. So ist die Profit-Center-Organisation die konsequente Weiterentwicklung der Matrixorganisation.
5 Profit-Center-Organisation
Der Begriff "Profit-Center" bedeutet die Unterteilung eines Gesamtunternehmens in eigenständige, ergebnisverantwortliche Teilbereiche. Die Profit-Center-Organisation unterteilt somit das Unter...