Aufbewahrungspflicht / Lohnsteuer

1 6-jährige Aufbewahrungsfrist

1.1 Lohnkonten

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.^[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2024 ist demzufolge bis zum 31.12.2030 aufzubewahren.

Soweit Lohnunterlagen digitalisiert sind, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).^[2]

Die GoBD definieren Kriterien, die u. a. die Buchführung und andere steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen zu erfüllen haben. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf der Belegsicherung, der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen sowie dem Datenzugriff.

[1] § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269.

1.2 Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung

Die Aufbewahrungsfristen für die Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung richten sich nach den für Lohnsteuerzwecke bestehenden allgemeinen Aufbewahrungsbestimmungen und betragen hiernach 6 Jahre.

^[1]

[1] § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.

1.3 Übrige Lohnunterlagen

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.^[1] Hierunter fallen z. B.

• Freistellungsbescheinigungen,
• Reisekostenabrechnungen,
• Fahrtenbücher,
• Rechnungsbelege über Auslagenersatz oder
• Arbeitszeitlisten u. a.

[1] § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO.

2 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Unterlagen der Gewinnermittlung

Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre.^[1] Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für

• Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen,
• Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen,
• Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen,
• Inventarlisten und Inventurunterlagen.

[1] § 147 Abs. 3 Satz 1 i. V. m § 147 Abs. 1 Nrn. 1, 4, 4a EStG.

3 Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren^[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.^[2]

Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Besondere Bescheinigung mit den Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers während des Dienstverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.^[3] Die Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers sind in das Lohnkonto zu übernehmen.^[4]

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des Jahres hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Papierbescheinigung auszuhändigen. Insbesondere im Falle eines Arbeitgeberwechsels muss der Arbeitnehmer seine Bescheinigung für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs dem neuen Arbeitgeber vorlegen. Der bisherige Dienstherr darf den für den Arbeitnehmer gesetzlich vorgeschriebenen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung nicht mit der besonderen Bescheinigung verbinden. Eine Ausnahme gilt für Arbeitgeber, die von der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung befreit sind, z. B. weil sie nur Arbeitnehmer im Privathaushalt beschäftigen.^[5]

[1] S. Arbeitspapiere.

[2] § 39 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 39 Abs. 3 EStG,

BMF, Schreiben v. 7.11.2019, IV C 5 – S 2363/19/10007 :001, BStBl 2019 I S. 1087.

[3] §§ 39 Abs. 3, 39e Abs. 8 EStG.

[4] § 41 Abs. 1 EStG.

[5] § 41b Abs. 1 EStG.

4 Jederzeitige Verfügbarkeit und Wiedergabe der Daten

Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Computer, Lesegeräte usw.). Nach der Betriebsprüfungsordnung haben die Prüfer Anspruch darauf, direkt in den elektronischen Programmen zu prüfen.

Wichtig

Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Seit 25.5.2018 ist bei der Aufbewahrung von (lohn-)steuerlichen Unterlagen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten.^[1] Nach Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfristen sind die für Steuerzwecke nicht mehr relevanten Daten zu löschen ("Recht auf Vergessenwerden"). Dies gilt insbesondere für den Datenschutz bereits ausgeschiedener Arbeitnehmer.

[1] Verordnung (EU) des Europäischen Parlaments und des Rates v. 27.4.2016, Amtsblatt der EU, L 119/1- L119/88.

5 Aufbewahrungsfristen Kurzübersicht

5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen

Belegart	Aufbewahrungsfrist
Abrechnungen von Aushilfen	10 Jahre, ggf. 6 Jahre[1]
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse	Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres[2]
Beitragsnachweise der Krankenkassen	Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres[3]
Besondere Bescheinigung[4]	Bis zum Ende ...