Aufbewahrungspflicht / Sozialversicherung

1 Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden und wie lange?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer^[1] bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Hat ein Arbeitgeber keinen Sitz im Inland, hat er zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht einen Bevollmächtigten, der seinen Sitz im Inland hat, zu bestellen.^[2]

Hinweis

Beschäftigte in Privathaushalten

Die Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen gilt nach § 28f Abs. 1 SGB IV nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten. Hier ist das Verfahren des Haushaltsschecks anzuwenden.

[1] § 25 Abs. 1 DEÜV.

[2] § 28f Abs. 1 SGB IV.

1.1 Sonderbestimmungen im Baugewerbe, in der Kurier-, Express- und Paketbranche sowie in der Fleischwirtschaft

Führt ein Unternehmer einen Dienst- oder Werkvertrag im Baugewerbe aus, hat er die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung des Arbeitnehmers, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist. Dies gilt auch für Unternehmer im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, die im Bereich der Kurier-, Express- oder Paketdienste tätig sind und im Auftrag eines anderen Unternehmers Pakete befördern.^[1] Damit soll die Zuordnung der einzelnen Entgelte und des Sozialversicherungsbeitrags bei Dienst- oder Werkverträgen möglich sein.

In der Fleischwirtschaft sind die Unternehmen u. a. verpflichtet, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen elektronisch aufzubewahren.^[2]

[1] § 28f Abs. 1a SGB IV.

[2] § 6 Abs. 1 GSA Fleisch.

2 Elektronische Führung der Entgeltunterlagen

Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Die Spitzenorganisationen haben bundeseinheitlich die Rahmenbedingungen für die Art und den Umfang der Speicherung bestimmt.^[1] Arbeitgeber können sich auf ihren Antrag hin von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen bis zum 31.12.2026 befreien lassen.

[1] GR v. 18.3.2022,

s. Führung des Lohn- und Gehaltskontos.

3 Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Verstöße gegen die Regelungen zur Aufbewahrung sind eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld bis zu 50.000 EUR belegt werden kann. Wenn im Baugewerbe oder in der Kurier-, Express- oder Paketbranche Entgeltunterlagen nicht oder nicht richtig gestaltet sind, kann dies mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR belegt werden.^[1]

Feststellung des Verstoßes bei einer Betriebsprüfung

Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflichten verletzt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Sozialversicherungsbeitrag von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Dies gilt nicht, soweit ohne unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand festgestellt werden kann, dass keine Beiträge zu zahlen waren oder einem bestimmten Beschäftigten Arbeitsentgelt zugeordnet werden kann. Kann der prüfende Rentenversicherungsträger die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Verwaltungsaufwand ermitteln, hat er diese zu schätzen.^[2] Kann nachträglich Versicherungs- oder Beitragspflicht, Versicherungsfreiheit oder die Höhe des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden, ist der Bescheid aufgrund der Schätzung zu widerrufen.

[1] § 111 Abs. 1 Nr. 3a SGB IV,

§ 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV.

[2] S. Beitragsberechnung.