Aufbewahrungspflichten und Datenschutz im Spannungsverhä ... / 2 Aufbewahrungspflichten

Die arbeitgeberseitigen Aufbewahrungspflichten stehen in direktem Gegensatz zu den gesetzlichen Löschpflichten. Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben.^[1]

[1] Willert in Weth/Herberger/Wächter/Sorge, XIII, Rz. 19.

2.1 Zweck

Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt.

2.2 Begriffsdefinition "Aufbewahrungspflicht" und zeitliche Aufteilung

Hinweis

Defintion: Aufbewahrungspflicht

Aufbewahrungspflicht meint die Pflicht des Arbeitgebers, bestimmte geschäftliche Unterlagen in einer geordneten Form aufzubewahren, um diese bei einem berechtigten Verlangen Dritter, beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, vorlegen zu können.^[1]

Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben den spezialgesetzlichen Pflichten eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich solcher Daten, die für den Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers erforderlich sind, z. B. Gegendarstellungen oder Stellungnahmen. Erklärungen des Arbeitnehmers sind auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen.^[2] Im Übrigen ist eine Aufbewahrungspflicht immer dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht.^[3]

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht grundsätzlich keine Verpflichtung des Arbeitgebers zu einer vollständigen Aufbewahrung der Personalakte. Insbesondere die arbeitsvertraglichen Unterlagen müssen nicht aufbewahrt werden. Die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Unterlagen sind dagegen zwingend für einige Zeit aufzubewahren.^[4]

Achtung

Sensible Daten

Zu jeder Zeit gilt, dass sensible Daten über den Arbeitnehmer, z. B. über dessen Gesundheitszustand, vom Arbeitgeber besonders geschützt in der Personalakte aufzubewahren sind. Sie sind gegen zufällige Kenntnisnahme, etwa durch Aufbewahrung in einem verschlossenen Umschlag, zu sichern.^[5]

Gegebenenfalls kann ein Recht auf eine lediglich eingeschränkte Verarbeitung nach Art. 4 Nr. 3 DSGVO vorliegen. Dies ist gemäß Art. 18 DSGVO unter anderem dann der Fall, wenn die Richtigkeit der Daten in Streit steht.

[1] Willert in Weth/Herberger/Wächter/Sorge, XIII, Rz. 19.

[2] § 83 Abs. 2 BetrVG; zur elektronischen Aufbewahrung und Speicherung s. Abschn. 4.

[3] Evers in PersLex, Arbeitgeberpflichten – Aufbewahrungspflicht, Personalakte.

[4] § 41 Abs. 1 Satz 9 EstG.

[5] BAG, Urteil v. 12.9.2006, 9 AZR 271/06, NZA 2007, S. 269.

2.3 Einzelne Aufbewahrungspflichten

Folgende spezialgesetzliche Regelungen begründen Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von Informationen:

2.3.1 Entgeltabrechnungen

Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn sind 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.^[2] Die Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.^[3] Lohnberechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben.^[4] Gleiches gilt für Bücher, Inventare und Bilanzen. Die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern ist zulässig. Indes ist handels- sowie steuerrechtlich notwendig, dass Hilfsmittel zur Verfügung gehalten werden, um die Daten lesbar zu machen.^[5]

[1] § 257 Abs. 1, 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO.

[2] § 257 HGB.

[3] § 257 HGB.

[4] § 147 AO.

[5] § 257 HGB, § 147 AO; Linck in Schaub ArbR-HdB, § 149, Herausgabe und Aufbewahrung von Arbeitspapieren Rz. 9; vgl. Francke in MHdB ArbR, § 139 Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten, Rz. 13.

2.3.2 Lohnkonten

Lohnkonten sind bis zum Ende des 6. Jahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.^[2]

Hinweis

Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflicht

Die Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht kann dazu führen, dass die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird.^[3]

[1] § 41 Abs. 1 EStG.

[2] § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.

[3] Linck in Schaub ArbR-HdB, § 149, Rz. 9.

2.3.3 Entgeltunterlagen

Arbeitgeber haben für jeden Beschäftigten für jedes Kalenderjahr sämtliche Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte sozialversicherungsrechtliche Prüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.^[2] Dies gilt nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten.^[3]

[1] § 28 f Abs. 1 SGB IV.

[2] § 28f Abs. 1 Satz 1, 2 SGB IV.

[3] Francke in MHdB ArbR, § 139, Rz. 17.

2.3.4 Lohnnachweise und Berechnungsgrundlagen Unfallversicherung

§ 165 SGB VII regelt die Unternehmerpflicht zum Nachweis der Entgelte als Beitragsfaktoren^[2], auf deren Kenntnis die Unfallversicherungsträger für die Beitragsberechnung angewiesen sind.^[3] Für die nach Abs. 1 und 2 zu erbringenden Nachweise besteht eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren.^[4]

[1] § 165 Abs. 4 SGB VII.

[2] §§ 153, 167 SGB VII.

[3] Spellbrink in BeckOGK, 1.3.2018, SGB VII § 165 Rz. 2.

[4] § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII.

2.3.5 Überschreitungen der werktäglichen Höchstarbeitszeit

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren.^[2] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäg...