Aufbewahrungspflichten und Datenschutz im Spannungsverhä ... / 2.3 Einzelne Aufbewahrungspflichten

Folgende spezialgesetzliche Regelungen begründen Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von Informationen:

2.3.1 Entgeltabrechnungen

Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn sind 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.^[2] Die Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.^[3] Lohnberechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben.^[4] Gleiches gilt für Bücher, Inventare und Bilanzen. Die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern ist zulässig. Indes ist handels- sowie steuerrechtlich notwendig, dass Hilfsmittel zur Verfügung gehalten werden, um die Daten lesbar zu machen.^[5]

[1] § 257 Abs. 1, 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO.

[2] § 257 HGB.

[3] § 257 HGB.

[4] § 147 AO.

[5] § 257 HGB, § 147 AO; Linck in Schaub ArbR-HdB, § 149, Herausgabe und Aufbewahrung von Arbeitspapieren Rz. 9; vgl. Francke in MHdB ArbR, § 139 Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten, Rz. 13.

2.3.2 Lohnkonten

Lohnkonten sind bis zum Ende des 6. Jahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.^[2]

Hinweis

Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflicht

Die Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht kann dazu führen, dass die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird.^[3]

[1] § 41 Abs. 1 EStG.

[2] § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.

[3] Linck in Schaub ArbR-HdB, § 149, Rz. 9.

2.3.3 Entgeltunterlagen

Arbeitgeber haben für jeden Beschäftigten für jedes Kalenderjahr sämtliche Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte sozialversicherungsrechtliche Prüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.^[2] Dies gilt nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten.^[3]

[1] § 28 f Abs. 1 SGB IV.

[2] § 28f Abs. 1 Satz 1, 2 SGB IV.

[3] Francke in MHdB ArbR, § 139, Rz. 17.

2.3.4 Lohnnachweise und Berechnungsgrundlagen Unfallversicherung

§ 165 SGB VII regelt die Unternehmerpflicht zum Nachweis der Entgelte als Beitragsfaktoren^[2], auf deren Kenntnis die Unfallversicherungsträger für die Beitragsberechnung angewiesen sind.^[3] Für die nach Abs. 1 und 2 zu erbringenden Nachweise besteht eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren.^[4]

[1] § 165 Abs. 4 SGB VII.

[2] §§ 153, 167 SGB VII.

[3] Spellbrink in BeckOGK, 1.3.2018, SGB VII § 165 Rz. 2.

[4] § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII.

2.3.5 Überschreitungen der werktäglichen Höchstarbeitszeit

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren.^[2] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifvertraglichen Regelung oder aufgrund eines Tarifvertrags in einer betriebsverfassungsrechtlichen Regelung zugestimmt haben.^[3] Diese Belege sind 2 Jahre lang aufzubewahren.

Hinweis

Vertrauensarbeitszeit

Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht besteht auch bei Arbeitnehmern mit Vertrauensarbeitszeit. Der Sinn und Zweck besteht darin, diese Aufzeichnungen z. B. bei aufsichtsbehördlichen Prüfungen oder auf Verlangen des Betriebsrats vorlegen zu können. Die Aufbewahrungspflicht für die Dauer von 2 Jahren besteht auch für ausgeschiedene Arbeitnehmer.

[1] § 16 ArbZG.

[2] § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG.

[3] Durch einen Tarifvertrag kann abweichend von §§ 3, 5 und 6 Abs. 2 ArbZG die werktägliche Arbeitszeit auch ohne Ausgleich über 8 Stunden verlängert werden, wenn in die Arbeitszeit regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft oder Bereitschaftsdienst fällt. Tarifliche Öffnungsklauseln, wonach diese Abweichungen auch durch Betriebs- oder Dienstvereinbarung zugelassen werden können, sind möglich.

2.3.6 Geringfügig Beschäftigte

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte^[2] beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.^[3] Dies gilt nicht für Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten.^[4]

[1] §§ 17, 20 MiLoG.

[2] Geringfügig Beschäftigte i. S. v. § 8 Abs. 1 SGB IV.

[3] § 17 Abs. 1 MiLoG.

[4] § 8a SGB IV.

2.3.7 Schwarzarbeiterbekämpfungsbranchen

Arbeitgeber in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.^[2] Auch sie haben diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren, soweit nicht die in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) geregelten Ausnahmen vorliegen.

[1] § 2a SchwarzArbG, § 17 MiLoG.

[2] § 2a SchwarzArbG.

2.3.8 Arbeitnehmerentsendung und -überlassung

Gleiches gilt für Entleiher von Leiharbeitnehmern.

Auch das Arbeitnehmerentsendegesetz beinhaltet Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Den Arbeitgeber (die Arbeitnehmer und ggf. auch angetroffene Dritte) treffen die Mitwirkungspflichten aus § 5 SchwarzArbG sowie die Aufzeichnungs- und Bereitstellungspflichten aus §§ 18 u...