Aufgaben an Mitarbeiter richtig delegieren / 2 Aufgaben übertragen

Delegationsgespräch führen

Haben Mitarbeiter ihre Bereitschaft für eine Aufgabendelegation signalisiert, müssen sie darauf vorbereitet werden. Machen Sie ihnen in einem Delegationsgespräch klar, was Sie in Zukunft von ihnen erwarten. Wichtig ist, dass die Delegationsempfänger einen Zugang zu allen Daten und Informationen bekommen, die sie zu ihrer Aufgabenbewältigung benötigen. Darüber müssen Delegierende ihnen den Zweck, die Bedeutung, die Schnittstellen und Wechselbeziehungen mit anderen Aufgaben und Prozessen erläutern. Dazu gehört auch, dass sie über die geplanten Kontrollen informiert werden, insbesondere über Kontrollmethoden, Kontrollpunkte, Kontrolltermine und -intervalle und Kennzahlen, mit denen ihre Leistung gemessen werden soll.

Ziele vereinbaren

Ein bedeutendes Instrument bei der Aufgabendelegation sind Zielvereinbarungen, die zwischen den Delegierenden und den Delegationsempfängern getroffen werden. In Zielvereinbarungen werden Ergebnisse beschrieben, die von den Delegationsempfängern zu erbringen sind. Die Ziele sollten gemäß der SMART-Formel formuliert sein. Nach dieser Formel ist jedes Ziel:

• spezifisch (S), also konkret und eindeutig beschrieben,
• messbar (M), z. B. mithilfe von Mengen- oder Zeitkriterien,
• akzeptabel (A), wird also vom Mitarbeiter akzeptiert,
• realistisch (R), also herausfordernd, aber nicht zu ambitioniert,
• terminiert (T), also mit einem konkreten Erledigungstermin versehen.

Hinweis

Kurze Zeitintervalle

Aufgrund der schnelllebigen Zeit und der hohen Dynamik in den Unternehmen sollte bei der Zielterminierung darauf geachtet werden, dass die vereinbarten Zeitfenster für die Zielvereinbarungen nicht zu groß sind. Ein Zeitraum von drei Monaten, der auch in der OKR-Methode herangezogen wird, erscheint hier angemessen.

Je nach Ziel und Aufgabenumfang kann es sinnvoll sein, Zwischenziele mit den Delegationsempfängern zu vereinbaren. Den Weg zur Zielerreichung sollten die Delegationsempfänger jedoch weitest möglich selbst bestimmen können.

Eingriffsgrenzen bestimmen

Auch wenn den Delegationsempfängern ein Gestaltungsspielraum eingeräumt wird, so ist es für den Delegierenden erforderlich, Eingriffsgrenzen festzulegen. Maßstäbe sind z. B.

• Auftragswerte,
• Auftragsmengen,
• Budgets,
• Kosten
• und die Fehlerhäufigkeit bei der Aufgabenerfüllung.

Werden hier bestimmte Werte (Eingriffsgrenzen) über- oder unterschritten, so greift der Delegierende ein. Wichtig ist, das die Eingriffsgrenzen nicht zu eng gefasst werden.

Delegation stufenweise einführen

Insbesondere wenn es darum geht, wenig erfahrende Mitarbeiter an komplexe Aufgaben heranzuführen, empfiehlt es sich, die Delegation von Verantworung in folgenden Stufen einzuführen:^[1]

• Stufe 1: Zunächst sollten die Delegationsempfänger nur auf Anordnung arbeiten. Dabei wird ihnen jeder Schritt vorgegeben. Auf dieser Ebene haben sie so gut wie keine Befugnis, etwas selbst zu entscheiden. Sie sind nur für ihre direkten Handlungen verantwortlich, z. B. für die Qualität ihrer Arbeit und die pünkliche Ausführung.
• Stufe 2: Diese Stufe ermöglicht den Delegationsempfängern geringfügig größere Freiheitsgrade. Hier haben sie vor jedem neuen Schritt die Zustimmung der Delegierenden einzuholen. Die Delegationsempfänger entscheiden also zusätzlich mit über das „Timing“ des nächsten Schrittes.
• Stufe 3: Auf der dritten Stufe führen die Delegationsempfänger die Tätigkeit selbstständig und alleinverantwortlich aus, haben aber den Delegierenden regelmäßig Bericht zu erstatten. Hier sind der Zeitraum der Berichterstattung und der Berichtsempfänger vorher klar zu definieren.
• Stufe 4: Die letzte Stufe gibt den Delegationsempfängern völlig freie Hand. Sie können ihre Aufgaben ohne Berichterstattung erledigen.

Unterstützung zusichern

Wichtig ist, dass die Delegationsempfänger fortlaufend durch die Delegierenden unterstützt werden. Dies bedeutet vor allem, dass sie jederzeit Kontakt zu den Delegationsempfängern halten, für Rückfragen zur Verfügung stehen, bei der Bewältigung von Konflikten beraten und die Delegationsempfänger dazu motivieren, im Zweifelsfall um Rat zu fragen.

Konstruktive Fehlerkultur schaffen

Eine erfolgreiche Aufgabendelegation wird nur dann gelingen, wenn den Delegationsempfängern Fehler bei ihrer Arbeit in einem vertretbaren Maß zugestanden werden. Sie sollten keine Angst vor Sanktionen und Schuldzuweisungen haben, sobald ihnen ein Fehler unterläuft. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sie versuchen, Fehler zu vertuschen. Daher sollte eine konstruktive Fehlerkultur geschaffen werden, in der die Delegationsempfänger die Möglichkeit haben, ihre Fehler selbst zu erkennen und zu beheben, um daraus zu lernen. Fehler sind als Chancen für Verbesserungen zu sehen.

Achtung

Beteiligungsrechte des Betriebsrats beachten

Gilt für Ihr Unternehmen das Betriebsverfassungsgesetz, so haben Sie bei der Aufgabendelegation bestimmte Beteiligungsrechte des Betriebsrats zu beachten. So hat der Betriebsrat ein:

• Unterrichtungsrecht zu Maßnahmen der Personalplanung (§ 92 BetrVG),
• Zustimmungsrecht ...