1 Aufrechnung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann Beiträge in voller Höhe oder Teile von Beiträgen zur Sozialversicherung, die er zu viel gezahlt hat, aufrechnen, wenn bei Aufrechnung von Beiträgen in voller Höhe der Beginn des Zeitraums, für den die Beiträge irrtümlich gezahlt wurden, nicht länger als 6 Kalendermonate zurückliegt. Bei Aufrechnung von Teilbeiträgen darf der Erstattungszeitraum nicht länger als 24 Kalendermonate zurückliegen.
1.1 Antrag des Arbeitnehmers notwendig
Für die Aufrechnung ist weiterhin Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung abgibt, dass ihm kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers vorliegt und seit Beginn des Erstattungszeitraums Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung nicht beantragt, nicht bewilligt oder gewährt worden sind. Er muss bestätigen, dass die ausgezahlten Rentenversicherungsbeiträge nicht als freiwillige Beiträge verbleiben sollen bzw. dass er für diese Zeit keine freiwilligen Beiträge entrichten will.
1.2 Ausschluss der Aufrechnung
Beruht die Beitragsüberzahlung darauf, dass Beiträge irrtümlich von einem zu hohen Arbeitsentgelt gezahlt worden sind, so ist eine Aufrechnung der Beiträge ausgeschlossen, wenn der überhöhte Betrag der Bemessung von Geldleistungen an den Versicherten zugrunde gelegt wurde.
Eine Aufrechnung durch den Arbeitgeber scheidet auch aus, wenn für den Erstattungszeitraum oder für einen Teil des Erstattungszeitraums eine Prüfung beim Arbeitgeber stattgefunden hat oder wenn Zinsen geltend gemacht werden.
In den Fällen, in denen eine Aufrechnung ausscheidet, ist eine Beitragserstattung zu beantragen.
1.3 Durchführung der Aufrechnung
Die zu viel gezahlten Beiträge sind mit den Beiträgen für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum aufzurechnen. Wird die Aufrechnung vorgenommen, weil ein zu hohes Arbeitsentgelt für die Beitragsberechnung zugrunde gelegt wurde, sind zunächst die Beiträge aus dem richtigen beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in dem maßgebenden Zeitraum zu berechnen. Dabei sind die für diesen Zeitraum maßgebenden Beitragsfaktoren zu berücksichtigen. Aus dem Vergleich zwischen den neu berechneten und den unrichtig berechneten Beiträgen ergibt sich der aufzurechnende Betrag. Alle Berichtigungen und Stornierungen sind in den Lohn- und Gehaltsunterlagen so festzuhalten, dass sie im Rahmen einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sind. Dazu gehört auch die vom Versicherten abzugebende Erklärung. Werden Aufrechnungen für vergangene Kalenderjahre vorgenommen, sind Korrektur-Beitragsnachweise einzureichen und bereits abgegebene Meldungen zu stornieren und neu zu erstellen.
2 Verrechnung durch die Einzugsstelle
Sofern die zur Verrechnung anstehenden Beiträge zu den jeweiligen Sozialversicherungszweigen noch nicht verjährt sind, kann die Krankenkasse als Einzugsstelle eine solche vornehmen. Voraussetzungen dafür sind, dass
- der Arbeitgeber zur Aufrechnung von Beiträgen berechtigt ist und er von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch macht,
- sie zu viel Beiträge berechnet hat und diese vom Arbeitgeber gezahlt worden sind,
- zu viel gezahlte Beiträge anlässlich einer Prüfung beim Arbeitgeber festgestellt werden und nicht die Zuständigkeit des Rentenversicherungsträgers gegeben ist.
Allerdings darf die Krankenkasse die Beiträge in voller Höhe nur dann verrechnen, wenn der Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung darüber abgibt, Leistungen der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung nicht erhalten zu haben, und dass die entrichteten Rentenversicherungsbeiträge dem Rentenversicherungsträger nicht als Beiträge zur freiwilligen Versicherung verbleiben sollen.
Keine Verrechnung von Pauschal- und Gesamtsozialversicherungsbeiträgen
Eine Verrechnung von Pauschalbeiträgen für geringfügig entlohnte Beschäftigungen mit anderen Gesamtsozialversicherungsbeiträgen ist nicht möglich, weil jeweils unterschiedliche Einzugsstellen betroffen sind. Denn die Minijob-Zentrale Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ist allein für den Einzug der Pauschalbeiträge zuständig. Eine Verrechnung zu Unrecht gezahlter Pauschalbeiträge mit zu zahlenden Pauschalbeiträgen gegenüber der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ist allerdings nicht ausgeschlossen.
Möglichkeit der Verrechnung von Pauschal- und Gesamtsozialversicherungsbeiträgen
Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt, dass eine versicherungspflichtige Beschäftigung zu Unrecht als versicherungsfreie, geringfügig entlohnte Beschäftigung bewertet wurde, werden die entsprechenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge nachberechnet. Allerdings wird in diesen Fällen lediglich die Differenz zwischen den zu Unrecht gezahlten Pauschalbeiträgen (einschließlich Umlagen) und den nachzuzahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträgen (einschließlich Umlagen) als Beitragsanspruch beziffert. Dieses Verfahren reduziert den Verwaltungsaufwand sowohl aufseiten der Arbeitgeber als auch der Versicherungsträger.
2.1 Durchführung der Verrechnung
Verrechnungen durch die Einzugsstelle sind in den Beitragsunterlagen zu vermerken und dem Arbeitgeber zwecks Dokumentation in den Entgeltunterlagen bekannt zu ge...