Auslandsentsendung, Aufgaben

Kurzbeschreibung

Aufstellung aller wichtigen Aufgaben im Zusammenhang mit einer Auslandsentsendung, von der Stellenbeschreibung/Mitarbeiterauswahl über die Vertragsgespräche, Ausreisevorbereitung und Betreuung während des Einsatzes bis hin zur Reintegration.

Vorbemerkung

Auch wenn die vertraglichen Einzelheiten der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland geklärt sind, bleibt insbesondere für den Mitarbeiter und seine Familie die Unsicherheit weiter groß. In dieser Phase ist die Informationsbeschaffung und Unterstützung eine wichtige Aufgabe des Personalmanagements:

Sprachliche und kulturelle Vorbereitung

Verschiedene Umfragen belegen, dass der wichtigste Grund für eine vorzeitige Beendigung des Auslandseinsatzes in der mangelnden Anpassung des Entsandten oder seiner Familie an die kulturellen und sozialen Bedingungen im Einsatzland liegt. Eine gute Vorbereitung aller Mitreisenden ist daher eine wichtige Erfolgsabsicherung für den Auslandseinsatz. Auch wenn uns mit unseren europäischen Nachbarländern und den USA eine große Zahl kultureller Gemeinsamkeiten verbinden, so gibt es doch jeweils auch eine Vielzahl kultureller Unterschiede, die gerade im Geschäftsleben, aber auch im täglichen Umgang deutliche Auswirkungen zeigen. Daher sollte insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter und seine Familie bisher noch keine einschlägige Auslandserfahrung gesammelt haben, ein entsprechendes Training stattfinden. Hier erfolgt meist neben dem Bewusstmachen der eigenen Kulturspezifika eine gezielte Vorbereitung mit praktischen Verhaltensempfehlungen im Alltag. Für den entsandten Mitarbeiter sollte dieses Training ggf. um eine gezielte Vorbereitung auf die im Arbeitsumfeld des Gastlandes üblichen Führungs- und Kommunikationspraktiken ergänzt werden.

Die Kommunikationsfähigkeit in der Landessprache gehört sowohl im beruflichen Umfeld als auch bei der Gestaltung des täglichen Lebens zu den wichtigen Erfolgsfaktoren. Daher sollte der Erwerb der Sprachkenntnisse möglichst früh beginnen, denn selbst eine nicht ganz gelungene Begrüßung in der Landessprache wird beim jeweiligen Gegenüber in der Regel Sympathien wecken, da hierdurch das ernsthafte Bemühen, sich mit der Gastkultur auseinanderzusetzen, erkennbar ist.

Praktische Vorbereitung

Neben der Versorgung mit einschlägiger Literatur, der Herstellung von Kontakten zu ehemaligen Entsandten oder gerade im Zielland eingesetzten Mitarbeitern ist die Unterstützung in der Vorbereitung des Auslandseinsatzes eine wichtige Aufgabe des Personalmanagements.

Klärung der vertraglichen Voraussetzungen

Ein Entsendungsvertrag, der auf einer bestehenden Entsendungsvereinbarung aufbaut, sollte stets schriftlich verfasst werden und mindestens die folgenden Punkte regeln:

• Dauer und ggf. Verlängerungsmodalitäten des Auslandseinsatzes,
• Art der im Ausland auszuübenden Tätigkeit,
• Höhe und Währung des Arbeitsentgelts,
• Höhe, Art und Währung evtl. zusätzlicher Zahlungen,
• Nebenleistungen während des Auslandseinsatzes,
• Bedingungen für die Rückkehr,
• Versetzungs- und Rückrufklausel,
• Regelung zu Wettbewerbsverbot/Nebentätigkeit,
• Anwendbares Recht, Gerichtsstand.

Wie die einzelnen Aufgaben zwischen Unternehmen und Mitarbeiter aufgeteilt werden, wird in jedem Unternehmen unterschiedlich geregelt sein, die Checkliste kann daher nur Anhaltspunkte liefern.

Checkliste zur Auslandsentsendung

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1. Stellenbeschreibung/Mitarbeiterauswahl

   Anforderungsprofil anfordern/erstellen

   • Einsatzort klären
   • Einsatzdauer klären
   • Soll-Qualifikationen klären

   Geeignete MA identifizieren^[1]

   • MA ansprechen / Interesse klären
   • MA-Auswahl durch AC's oder Interviews

2. Entscheidungsvorbereitung

   • Kostenkalkulation für GF/Bereichsleitung

   • Gehaltskalkulation erstellen

     • cost of living
     • quality of living
   • Steuerschätzung
   • Schätzung der KV-Kosten

   • Schätzung der Nebenkosten

     • Umzugskosten
     • Kosten für Schul-/Kindergartenplatz
     • Reisekosten pro Jahr
     • Einmalzahlungen
   • Kostenträgerschaft festlegen (Mutter/Tochter)

3. Vertragsgespräche

   Vertragsentwurf vorbereiten

   • Rücksprache mit der ausländischen Tochter halten, ggf. Vertragsentwurf der Tochter anfordern
   • Vertragsaushändigung zusammen mit IAP
   • Rückfragen erörtern
   • Information an den Fachbereich

4. Entscheidung

   Zustimmung der GF

   Vertragsunterzeichnungen

   • Heimatland
   • ggf. Gastland
   • Intercompany contracts

5. Vorbereitung Ausreise

   Umzugsvorbereitung

   • Angebote von Umzugsunternehmen einholen
   • Transportversicherung abschließen
   • Visum, Aufenthaltsgenehmigung, Arbeitserlaubnis beantragen

   Kulturelle/Sprachliche Vorbereitung

   • Sprachtraining organisieren
   • Interkulturelles Training organisieren

   Sonstige Vorbereitungen

   • Einrichtung der Wiedervorlagen (Vertrag)
   • Steuerbefreiung beantragen
   • private KV abschließen
   • Meldung Unfallversicherung
   • Bestätigung der Entsendung
   • Sozialversicherungsstatus klären
   • Beratung und Unterstützung bei der Arbeitsplatzsuche des Ehepartners

6. Betreuung während des Einsatzes

   Informationsfluss gewährleisten

   Kontaktpflege

   Anpassung des Gehalts

   Reisekostenerstattungen

   Überwachung der Gehaltszahlungen

   Controlling der Einsatzkosten

7. Reintegration

   geeignete Stellen suchen und weiterleiten

   Wiedereingliede...