Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mit (umfangreicher) Reisetätigkeit die Kosten einer BahnCard oder stellt er ihm direkt eine BahnCard zur Verfügung, um auf diese Weise selbst erstattungspflichtige Fahrtkosten für Dienstreisen zu sparen, gehört die BahnCard zu den steuerfreien Reisekosten. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass durch die Anschaffung der BahnCard geringere Fahrtkosten für die Dienstreisen entstehen als bei Ansatz der normalen Einzelfahrscheine für alle dienstlichen Bahnfahrten des Jahres (Vollamortisation). Die Anschaffung der BahnCard für dienstliche Reisen des Arbeitnehmers muss betriebswirtschaftlich günstiger sein. Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard auch für private Bahnreisen, liegt kein steuerpflichtiger Kostenersatz vor, wenn ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers gegeben ist. Die nachstehenden Regelungen gelten einheitlich für die BahnCard 25, 50 und 100 in der 1. sowie in der 2. Klasse.
Prognoseberechnung
Bei der BahnCard führt die Möglichkeit der privaten Mitbenutzung immer dann nicht zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil, wenn sich durch die Dienstreisen für den Arbeitgeber eine Kostenersparnis durch die BahnCard ergibt, die größer ist als der Preis für die BahnCard. Dabei kann der Arbeitgeber im Rahmen einer Prognoseberechnung prüfen, ob die Fahrtberechtigung bereits bei Hingabe insgesamt steuerfrei belassen werden kann. Liegen die Aufwendungen des Arbeitgebers für die BahnCard zusammen mit den ermäßigt abgerechneten dienstlichen Bahnfahrten unter den Fahrtkosten, die ohne die BahnCard entstanden wären, gehört der Kostenersatz zu den steuerfreien Reisekosten. Durch die Übernahme der BahnCard entstehen für den Arbeitgeber im Ergebnis geringere Betriebsausgaben, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetätigkeiten des Arbeitnehmers im Jahr der Fall gewesen wäre. Die Überlassung der BahnCard erfolgt aufgrund der Prognoseentscheidung im überwiegend betrieblichen Interesse und stellt somit keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die BahnCard auch privat nutzen kann.
Vollamortisation der BahnCard
Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer eine BahnCard 100 (2. Klasse) mit einem Anschaffungswert von 4.400 EUR zur Verfügung. Diese BahnCard darf der Arbeitnehmer auch für private Bahnreisen nutzen. Der Mitarbeiter betreut ein Projekt. Hierfür sind zahlreiche Fahrten innerhalb Deutschlands notwendig, die er mit der Bahn vornimmt. Die Kosten der Einzelfahrscheine für die notwendigen Fahrten der beruflichen Auswärtstätigkeiten werden auf ca. 4.500 EUR prognostiziert.
Ergebnis: Da die Anschaffung der BahnCard 100 günstiger in der Prognose ist als Einzelfahrscheine, führt die Zurverfügungstellung der BahnCard beim Arbeitnehmer nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard übersteigen die Kosten für Einzelfahrscheine den Preis der BahnCard 100.
Steuerfreie BahnCard 50
Ein Arbeitgeber in München ersetzt einem leitenden Angestellten die Kosten für die BahnCard 50 (1. Klasse) von 515 EUR, weil er für 6 Monate als Projektleiter an der Niederlassung in Stuttgart einmal pro Woche eingesetzt ist. Nach der betrieblichen Kalkulation liegen die Kosten, die für Einzelfahrscheine nach Stuttgart entstanden wären, deutlich über den Gesamtaufwendungen für die BahnCard zzgl. der Kosten für die zum ermäßigten halben Preis erworbenen Fahrscheine.
Ergebnis: Der Angestellte hat seine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz in München. Die Tätigkeit in Stuttgart ist eine berufliche Auswärtstätigkeit, für die Reisekosten beansprucht werden können. Die vom Arbeitgeber ersetzten Fahrtkosten für die BahnCard sowie die jeweiligen ermäßigten Fahrscheine sind steuerfrei. Entscheidend für die Steuerfreiheit ist, dass durch die BahnCard im Ergebnis für den Arbeitgeber insgesamt geringere Reisekosten entstehen, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetätigkeit des Arbeitnehmers im betreffenden 12-Monatszeitraum der Fall gewesen wäre. Eine private Mitbenutzung der BahnCard 50 ist für die Steuerfreiheit unbeachtlich.
Änderungen im Laufe des Jahres
Tritt die prognostizierte Vollamortisation aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. Krankheit) nicht ein, ist keine Nachversteuerung vorzunehmen. Das überwiegend eigenbetriebliche Interesse bei Hingabe der BahnCard wird hierdurch nicht berührt. Ändern sich die der Prognose zugrunde liegenden Annahmen grundlegend (z. B. Wechsel vom Außendienst in den Innendienst), hat eine Korrektur und ggf. Nachversteuerung für den noch nicht abgelaufenen Gültigkeitszeitraum zu erfolgen.
Unzutreffende Prognose
Der Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer eine BahnCard 100, die er zum Preis von 4.400 EUR erworben hat. Nach der Prognose des Arbeitgebers betragen die ersparten Kosten der Einzelfahrscheine für Dienstreisen im Gültigkeitszeitraum 5.000 EUR. Tatsächlich ergeben sich im Laufe der Gültig...