Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos - Elektronischer Widerruf eines erteilten SEPA-Lastschriftmandates
Seit dem 1.1.2023 haben Arbeitgeber auf elektronische Anforderung der Einzugsstelle mit der nächsten Entgeltabrechnung die notwendigen Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos elektronisch zu übermitteln (§ 28a Abs. 3b SGB IV). Zudem sind proaktive Änderungsmeldungen ohne vorherige elektronische Anforderung der Einzugsstellen möglich.
Im Rahmen der Ausgestaltung dieses Meldeverfahrens ist auch die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates gegenüber den Einzugsstellen mit aufgenommen worden. Der elektronische Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandates wurde hingegen in der Erstkonzeption noch nicht berücksichtigt; diese sind aktuell noch in Schriftform der Einzugsstelle zu übermitteln. Da der Gesetzgeber nach Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs keinen Handlungsbedarf gesehen hat für Lastschriftmandate, die elektronisch übermittelt oder entzogen wurden, veränderte gesetzliche Vorgaben zu schaffen und sich das Verfahren zur Erteilung eines elektronischen SEPA-Lastschriftmandates als Meldung aus einem zertifizierten Abrechnungsprogramm oder einer zertifizierten elektronischen Ausfüllhilfe etabliert hat, wird der Prozess zum 1.1.2025 um den elektronischen Widerruf erweitert.
In Anlage 9 der Gemeinsamem Grundsätze (Datensatzbeschreibung zum DSAK) wird der DBSL zum 1.1.2025 um das Datenfeld "Kennzeichen Widerruf SEPA-Lastschriftmandat" erweitert.
Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos – Frist für den Widerruf eines erteilten SEPA-Lastschriftmandates
Um Friktionen im Rahmen des Beitragseinzuges bei den Einzugsstellen zu vermeiden, ist ein Widerruf frühestens ab dem vierten Arbeitstag nach Abgabe der Meldung möglich; maßgeblich für die Dreitagesfrist ist das Erstelldatum der Meldung (Feld ED im DSAK). Die Abgabe eines elektronischen Widerrufes für Zeiträume vor diesem Datum ist unzulässig.
Eine entsprechende Festlegung erfolgt im Gemeinsamen Rundschreiben "Meldeverfahren zur Sozialversicherung" unter Ziffer 1.1.13.
Die KosKP wird gebeten, eine entsprechende Fehlerprüfung festzulegen.
Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos – Klarstellung bei Abgabe mehrerer SEPA-Lastschriftmandate
Im Zuge der Umsetzung des Verfahrens wurde festgestellt, dass Beitragsschuldner mitunter einer Einzugsstelle mehrere SEPA-Lastschriftmandate erteilt haben. Im Rundschreiben wird ergänzend die Klarstellung aufgenommen, dass bei Vorlage mehrerer SEPA-Lastschriftmandate immer das Mandat gilt, welches zuletzt vom Arbeitgeber übermittelt wurde. Für diese Prüfung ist gleichermaßen das Erstelldatum der Meldung maßgeblich.
Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos – Abweichende Korrespondenzanschrift des Arbeitgebers
In der Praxis wurde festgestellt, dass bei Angabe einer abweichenden Korrespondenzanschrift mitunter nicht die abweichende Anschrift des Arbeitgebers, sondern eine (abweichende) Anschrift des Dienstleisters übermittelt wurde. Diese Möglichkeit lässt das Verfahren bislang nicht zu; es ist nur möglich, eine abweichende Anschrift des Arbeitgebers anzugeben. Hierzu erfolgt gleichermaßen eine Klarstellung unter Ziffer 1.1.13 im Rundschreiben.
Zudem werden in Anlage 9 der Gemeinsamem Grundsätze (Datensatzbeschreibung zum DSAK) der Name des Datenbausteines in "Abweichende Korrespondenzanschrift des Arbeitgebers" sowie mehrere Feldbeschreibungen umbenannt.
Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos – Klarstellungen zur Wirksamkeit
Es wurde festgestellt, dass Arbeitgeber mitunter Daten in den Datenfeldern "Datum gültig ab" zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos mitteilen, die weit in der Vergangenheit liegen und somit teilweise nicht mehr berücksichtigt werden können. Zulässig sind bezogen auf die Wirksamkeit von Angaben grundsätzlich nur Zeitpunkte, die in der Zukunft liegen.
Im Gemeinsamen Rundschreiben wird unter der Ziffer 1.1.13 klargestellt, dass nur ein "Datum gültig ab" angegeben werden darf, das in Bezug auf das Erstelldatum des Datensatzes in der Zukunft liegt.
Ausgenommen hiervon sind Angaben zum U1-Verfahren; hier kann ein "Datum gültig ab" angegeben werden, das in Bezug auf das Erstelldatum in der Vergangenheit liegt. Zu beachten ist, dass beim Abgabegrund "01" die Wahlerklärung hinsichtlich des im DSAK angegebenen Erstattungssatzes immer zum Beginn der Umlagepflicht wirkt und Änderungen zur Wahl des Erstattungssatzes nur zu den in den jeweiligen Satzungen der Krankenkassen definierten Terminen mit dem Abgabegrund "02" möglich sind.
Wegfall der Rechtskreiskennzeichen West und Ost
In der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 13.3.2024 wurden unter TOP 5 die sich im Arbeitgeber-Meldeverfahren ergebenden Konsequenzen aufgrund des Wegfalls der Angabe des Rechtskreiskennzeichens West (W) und Ost (O) zum 1.1.2025 bewertet und entsprechende Festlegungen getroffen. Hiernach ist für Meldezeiträume ab dem 1.1.2025 in den Meldungen kein Rechtskreis...