hier: Optimierung des Verfahrens Betriebsdatenpflege und Anpassung des Meldeverfahrens für berufsständische Versorgungseinrichtungen
Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz wurde die Übermittlung von Änderungen betrieblicher Stammdaten zum 1.1.2017 rechtlich neu geregelt (§ 18i Abs. 4 SGB IV). Der bestehende Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) ist daraufhin anzupassen. Zur Vorbereitung dieser Anpassungen ist in der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 8.3.2017 unter TOP 5 eine Arbeitsgruppe eingerichtet worden.
Nach den Empfehlungen der Arbeitsgruppe sollen Entgeltabrechnungsprogramme künftig so gestaltet sein, dass Änderungen betrieblicher Stammdaten unverzüglich an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermittelt werden. Dazu werden in einer Verfahrensanforderung die wesentlichen Ereignisse definiert, die zu einer Änderungsmeldung mit einem DSBD führen müssen. Die Entgeltabrechnungsprogramme sollen es dem Arbeitgeber ermöglichen, die betrieblichen Stammdaten den beschriebenen Konventionen entsprechend korrekt zu erfassen und Änderungen elektronisch und automatisiert zu melden.
Zur Optimierung des Verfahrens sind in der Anlage 4 der Gemeinsamen Grundsätze im DSBD folgende Änderungen vorgenommen worden:
Berücksichtigung des Begriffs "Beschäftigungsbetrieb"
Im Sinne von § 18i Abs. 3 SGB IV wird der Begriff Beschäftigungsbetrieb in den bisherigen Feldern BBNR-Betriebsstätte, Name-Bezeichnung 1 - 3, Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer aufgenommen.
Neues Feld "Ereignis-Datum"
Zur Steigerung der Transparenz und um Arbeitgebern die Möglichkeit zu bieten, auch zukünftige Änderungen frühzeitig mitzuteilen, wird ein Ereignis-Datum aufgenommen.
Streichung der Abgabegründe
Die mit dem Verfahrensstart eingeführten und zum 1.6.2012 erweiterten Abgabegründe haben sich nicht etabliert. Es ist festgestellt worden, dass aus bestimmten Entgeltabrechnungsprogrammen mitunter in einer hohen Anzahl die gleichen Abgabegründe und einzelne Abgabegründe hingegen nie geliefert werden. Insoweit fallen die Abgabegründe weg (künftig Reservefeld). Stattdessen ist im Datensatz künftig nur noch anzugeben, ob sich Änderungen in den
- Namensfeldern (einschließlich der Rechtsform),
- Anschriftenfeldern zum Beschäftigungsbetrieb oder
- Daten zum Ansprechpartner
ergeben. Hierfür werden neue Kennzeichen-Felder geschaffen.
Keine Angabe eines Postfaches und der Postfach-Postleitzahl
Unternehmen haben mitunter eine Postfachanschrift oder besitzen aufgrund der Unternehmensgröße eine eigene Postleitzahl. Beide Konstellationen sind künftig im DSBD nicht mehr zulässig; anzugeben ist stets eine Anschrift mit Straße und ggf. Hausnummer. Postfachangaben bzw. Großkundenpostleitzahlen sind künftig ausschließlich im Datenbaustein Abweichende Postanschrift anzugeben.
Anpassung des "Ruhendkennzeichens"
Nach § 18i Abs. 4 SGB IV haben Arbeitgeber die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit zu melden. Zur Klarstellung wird das bisherige Ruhendkennzeichen zum Beendigungskennzeichen. Das Beendigungskennzeichen ist bei vollständiger Stilllegung bzw. Schließung des Beschäftigungsbetriebs zu melden. Zudem wird die Meldeverpflichtung auf die gesetzliche Notwendigkeit reduziert; die Wiederaufnahme der Betriebsaktivität, wie es bislang im Ruhendkennzeichen anzugeben war, ist nicht mehr zu melden.
Streichung der Angabe zur meldenden Stelle
Die Angabe der meldenden Stelle führte zu fehlerhaften Angaben und Nachfragen. Anzugeben war die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes beim Arbeitgeber, der die Meldung gesendet hat. Oftmals wurde jedoch kein Beschäftigungsbetrieb, sondern der Steuerberater oder ein Rechenzentrum eingetragen, da diese im Datenaustauschverfahren die meldenden Stellen sind. Die Angabe "meldende Stelle" wird gestrichen (künftig Reservefeld).
Verpflichtende Angabe des Ansprechpartners beim Arbeitgeber mit Telefonnummer
Zur Verbesserung der Kommunikation sind künftig die Angaben eines Ansprechpartners sowie die Telefonnummer obligatorisch. Die Angaben zur Faxnummer und E-Mailadresse sind weiterhin nur anzugeben, sofern diese bekannt sind (Feldart K).
Erweiterung des Feldes Datensatz-ID
In Angleichung der Feldlänge bei den übrigen Meldeverfahren wird das Feld Datensatz-ID auf 32 Stellen erweitert.
Streichung der Angabe "Betriebsnummer Krankenkasse"
Auch bei der Angabe einer Krankenkasse kam es vermehrt zu Problemen, da die Meldung nicht einen Arbeitnehmer betrifft, sondern den Arbeitgeber. Mitunter haben Arbeitgeber die Meldung an jede Krankenkasse gesandt. Da die Meldung an eine frei wählbare Annahmestelle zu senden ist, muss eine weitere Unterscheidung auf Ebene der Krankenkassen nicht vorgenommen werden. Daher fällt die Angabe weg.
Angaben zur abweichenden Postanschrift
Zur Klarstellung, dass mit der optionalen Angabe der abweichenden Korrespondenzanschrift eine abweichende Postanschrift des Arbeitgebers und nicht die abweichende Anschrift des Steuerberaters oder der Abrechnungsstelle gemeint ist, wird der Da...