Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) nach § 167 Abs. 2 SGB IX korrekt durchzuführen, stellt sich für alle Beteiligten als komplexe Herausforderung dar, bei der vor allem rechtliche Aspekte den Ausschlag dafür geben können, dass die Ziele im Sinne aller Beteiligten erreicht werden können. Insbesondere auch das korrekte Einladungsschreiben mit einer zutreffenden Beschreibung datenschutzrechtlicher Aspekte beschäftigt die Arbeitsgerichte immer wieder. Das nachfolgende Muster gibt Anhaltspunkte dafür, was zu berücksichtigen ist.
Zum einen soll möglichst frühzeitig geklärt werden, ob und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um eine möglichst dauerhafte Fortsetzung des Beschäftigungsverhältnisses zu fördern. Das BEM bezweckt
- die Überwindung bestehender und/oder Verhinderung oder Verringerung weiterer Arbeitsunfähigkeit,
- den Erhalt des Arbeitsplatzes,
- die leidensgerechte Sicherung der Beschäftigung gesundheitlich angeschlagener Menschen und
- die Vorbeugung in Bezug auf Gefahren des Eintritts von (Schwer-)Behinderung.
Der Arbeitgeber muss dabei aktiv auf den betroffenen Arbeitnehmer zugehen.
Das Musterschreiben dient der Kontaktaufnahme mit dem arbeitsunfähigen Mitarbeiter. Ggf. macht es Sinn, dass zunächst der direkte Vorgesetzte auf den Mitarbeiter zugeht, um ihn zu informieren. Denn besonders wichtig für ein gelungenes BEM-Verfahren ist eine motivierende Erstansprache, ein vertrauensvoller Umgang und eine umfassende Aufklärung des Beschäftigten.
Er muss über die beabsichtigte Durchführung des BEM und dessen Ziele, die Freiwilligkeit, die zur Durchführung erhobenen und verwendeten Daten und die Möglichkeit, eine Vertrauensperson hinzuzuziehen, informiert werden.
Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Deshalb sollte der Mitarbeiter um Rückmeldung gebeten werden, ob er das BEM-Angebot annimmt. Der Arbeitnehmer kann dem BEM jedoch auch zunächst zustimmen und das Verfahren zu einem späteren Zeitpunkt noch immer abbrechen. Erfolgt auf das Anschreiben an die Beschäftigten in angemessener Zeit keine Rückmeldung, so empfiehlt sich eine schriftliche oder telefonische Erinnerung. Erfolgt daraufhin erneut keine Reaktion, ist dies entsprechend zu vermerken. Damit ist das Angebot für ein BEM abgeschlossen.
Das BEM-Verfahren unterfällt dem Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und auch der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), weil für die Durchführung eines BEM durch den Arbeitgeber personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen erhoben, gespeichert, genutzt, übermittelt oder auf sonstige Weise verarbeitet werden. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen auch dann beachtet werden, wenn die Daten der Beschäftigten "analog" verarbeitet, also nicht in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen (§ 26 Abs. 7 BDSG). Im Rahmen des BEM-Verfahrens sind gesundheitliche Informationen als Gesundheitsdaten nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO von Bedeutung. Es gilt, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig ist, wenn diese auf einen der Erlaubnistatbestände der Art. 6 Abs. 1, Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder § 26 BDSG gestützt werden kann (sog. "Verbot mit Erlaubnisvorbehalt").
Wenn der Beschäftigte die Durchführung eines BEM ablehnt, muss der Arbeitgeber nachweisen können, die Durchführung eines BEM ordnungsgemäß angeboten zu haben. Sofern dafür die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich wird, ist diese nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 DSGVO gerechtfertigt.
Hat der Beschäftigte der Durchführung des BEM hingegen zugestimmt, muss der Arbeitgeber den Verlauf des Verfahrens dokumentieren, wobei zwangsläufig auch personenbezogene Daten des Beschäftigten – insbesondere Gesundheitsdaten – verarbeitet werden. Dazu sollte aus Gründen der Rechtssicherheit stets eine entsprechende Einwilligung des Beschäftigten eingeholt werden.
Eine Betriebsvereinbarung zur Durchführung des BEM allein kann nicht zur Rechtfertigung der Datenverarbeitung herangezogen werden, sondern muss sich auf die Regelung von Verfahrensfragen beschränken.
Die Zustimmung zur Teilnahme am BEM und zur Nutzung der Daten sind zwei unterschiedliche Rechtsakte und dürfen nicht miteinander vermischt werden! BEM-Daten müssen daher grds. getrennt von der Personalakte in einer separaten BEM-Akte aufbewahrt werden. Eine Kopie der Einladung zum BEM-Gespräch sowie die Rückantwort bzw. der Umstand, dass keine Antwort vorliegt, darf hingegen auch in der Personalakte abgelegt werden.