Betriebliche Bewirtungskosten in der Entgeltabrechnung / 2.3 Kostenlose Mahlzeiten bei doppelter Haushaltsführung

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich abgezogen werden dürfen. Für die ersten 3 Monate kann der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen nach den für Reisekosten geltenden Regeln in Anspruch nehmen. Die Verpflegungspauschalen dürfen im Rahmen der 3-Monatsfrist auch dann vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn der Arbeitnehmer am auswärtigen Beschäftigungsort vom Arbeitgeber kostenlos verpflegt wird. Es gelten dieselben Grundsätze wie für den Abzug von Reisekosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten, wenn der Arbeitnehmer während der doppelten Haushaltsführung durch den Arbeitgeber verpflegt wird.

Es gilt das Prinzip: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Allerdings sind die Verpflegungspauschalen nur dann zu kürzen, wenn der Gesamtwert der pro Mahlzeit gewährten Speisen und Getränke 60 EUR nicht überschreitet. Nur dann handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

• 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
• 40 % der Tagespauschale jeweils für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt.

Wichtig

Vorteilsbesteuerung bei Mahlzeiten über 60 EUR

Bei vom Arbeitgeber (unmittelbar oder mittelbar) anlässlich beruflicher Auswärtstätigkeiten gewährten Mahlzeiten, deren Gesamtwert 60 EUR überschreitet (unübliche Mahlzeiten), wird unterstellt, dass es sich um Belohnungsessen handelt. Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ist ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil muss in Höhe der tatsächlichen Kosten der gewährten Speisen und Getränke lohnsteuerlich erfasst und versteuert werden. Die Regelungen zur kostenlosen Verpflegung bei beruflichen Auswärtstätigkeiten gelten auch für die doppelte Haushaltsführung.

Nach Ablauf der 3-Monatsfrist ist der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen für die Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeschlossen. Die doppelte Haushaltsführung stellt keine berufliche Auswärtstätigkeit dar, sondern ist gerade dadurch gekennzeichnet, dass der Arbeitnehmer am auswärtigen Beschäftigungsort (= außerhalb des Ortes seiner Hauptwohnung) seine erste Tätigkeitsstätte hat. Erhält der Arbeitnehmer arbeitstägliche Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber am Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte, ist hierfür ein geldwerter Vorteil nach den für Sachbezüge geltenden Regeln zu erfassen. Für das Mittagessen ist der für Kantinenmahlzeiten festgelegte amtliche Sachbezugswert von 4,13 EUR^[1] bzw. für das Frühstück von 2,17 EUR^[2] als geldwerter Vorteil zu erfassen.

Praxis-Beispiel

Kostenloses Frühstück am auswärtigen Beschäftigungsort

Ein leitender Angestellter wird zum 1.1.2024 an eine 100 km entfernte Betriebsfiliale versetzt. Er behält seinen Familienwohnsitz am bisherigen Stand der Firma bei und übernachtet während der Woche in einem Hotel am auswärtigen Beschäftigungsort. Der Arbeitgeber übernimmt die Hotelkosten inkl. Frühstück.

Ergebnis: Durch die Versetzung wird die auswärtige Betriebsfiliale zur neuen ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Die Hotelunterbringung während der Woche begründet eine berufliche doppelte Haushaltsführung. Für die ersten 3 Monate der doppelten Haushaltsführung gelten die Reisekostenregelungen zur Gestellung von Mahlzeiten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten entsprechend. Im Rahmen der 3-Monatsfrist unterbleibt demzufolge die Erfassung des arbeitstäglichen Frühstücks als Arbeitslohn. Stattdessen sind die bis zum 31.3.2024 abzugsfähigen Verpflegungspauschbeträge um jeweils 5,60 EUR (= 20 % von 28 EUR)^[3] arbeitstäglich zu kürzen. Nach Ablauf der 3-Monatsfrist sind die Regeln der Gestellung von Mahlzeiten am Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzuwenden. Ab 1.4.2024 ist für das Frühstück ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 2,17 EUR anzusetzen. Die Hotelkostenübernahme durch den Arbeitgeber ist im Rahmen der 1.000-EUR-Grenze steuerfrei. Ein Werbungskostenabzug ist insoweit ausgeschlossen.

[1] Bis 2023: 3,80 EUR.

[2] Bis 2023: 2 EUR.

[3] § 9 Abs. 4a EStG.