Für KMU genügt ein einfaches Konzept, um die Ideen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zu erfassen, zu sammeln, zu bewerten und aus den Vorschlägen konkrete Maßnahmen abzuleiten. Wie man ein einfaches Vorschlagswesen einführen kann, zeigt die folgende Schritt für Schritt-Anleitung. Wichtig ist, dass es nach der Anlaufphase gelingt, mit geringem Zusatzaufwand und so wenig "Bürokratie" wie möglich auszukommen.
Nutzen Sie unsere fertige Excel-Datei Betriebliches Vorschlagswesen als Vorlage, um die Ideen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, systematisch zu sammeln und zu bewerten. Auch eine Bewertung und Prämienberechnung ist vorhanden.
2.1 Schritt 1: Vorbereitungen und Planungen
Zunächst gilt es, sich über notwendige Rahmenbedingungen klar zu werden und die Voraussetzungen für die Einführung des Vorschlagswesens zu schaffen. Dazu sollten folgende Punkte bedacht werden:
| Vorbereitungspunkt/Maßnahme |
Hinweise/Beispiele |
Eigene Bemerkungen |
| Klares Bekenntnis der Geschäftsleitung zum Vorschlagswesen sowie Vorbildfunktion ausfüllen! |
Leitung oder Inhaber müssen sich aktiv für das Vorschlagswesen aussprechen und vorleben, dass sie es unterstützen. Dazu können sie z. B. selbst Aufgaben übernehmen, Mitarbeiter auszeichnen oder Prämien übergeben |
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| Ziele formulieren, die erreicht werden sollen. |
Allgemeine Ziele: Verbesserungen umsetzen, Stärken ausbauen, Schwächen reduzieren. Spezifische Ziele: Einsparungen, Umsatzerhöhungen, Ergebnis-, Arbeits-, Prozess- und Sicherheitsverbesserungen, ggf. mit konkreten Vorgaben, z. B. Einsparungen beim Material in Höhe von X Prozent. |
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| Betriebsrat einbinden |
Unternehmen, die ein Vorschlagswesen einführen wollen, müssen beachten, dass dieser Vorgang i. d. R. mitbestimmungspflichtig ist. Ggf. sollten sie daher eine Betriebsvereinbarung erstellen. |
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| Mitarbeiter informieren |
Information über Ziele, Abläufe, Modalitäten, Verantwortlichkeiten, Prämien usw. Dies kann z. B. auf Versammlungen, mit persönlichen Gesprächen, Memos, Konzeption eines Leitfadens und einer FAQ-Liste usw. geschehen. |
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| Prozesse definieren |
Formale Regelungen einführen wie z. B.:
- formalisierte Schriftform (mit Standarddokument) entwickeln
- festlegen, bei wem ein Vorschlag eingereicht werden soll. Das kann der Vorgesetzte sein oder ein "neutraler" Mitarbeiter, der sich um die Vorschläge aus allen Abteilungen kümmert.
- wie und mit welchen Medien der Vorschlag erfasst wird, z. B. auf einer digitalen Plattform oder einem IT-Programm oder -Modul.
- inwieweit der Vorschlag öffentlich allen Mitarbeitern oder auch Dritten gegenüber zugänglich ist.
- innerhalb welcher Zeit der Einreichende einen Zwischen- und bis wann er einen abschließenden Bescheid bekommt.
- ob und wann Dritte (Gutachter) eingebunden werden.
- ggf. Kennzahlen entwickeln und pflegen (s. Abb. 1).
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| Ideenkoordinator bestimmen |
Festlegung von 1–2 Personen, die zusammen mit Einreicher und Vorgesetzen über Nutzen der Vorschläge abstimmen, ggf. Geschäftsführer/Inhaber (s. Abb. 1). |
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| Entscheidungs- und Bewertungsgremium festlegen |
Kreis von Personen definieren, die die Ideen bewerten, wenn über den Koordinator kein Konsens erreicht werden kann und die komplexere und werthaltigere Vorschläge gemeinsam bewerten. Faustregel: Ideenkoordinator plus 2 Personen aus verschiedenen Bereichen, um einseitige Sichtweisen und mögliche Manipulationen zu vermeiden (s. Abb. 1). In sehr kleinen Firmen ggf. nur Geschäftsführer oder falls möglich Vertreter. |
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| Zeitrahmen bis zur Einführung abstimmen |
Faustregel: Die Einführung eines Vorschlagswesens dauert in kleineren Betrieben ca. 2–3 Monate |
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| Veröffentlichungen |
Intern, um Mitarbeiter hervorzuheben und anderen Beschäftigten zu zeigen, dass sich aktive Mitarbeit auszahlt (z. B. Schwarzes Brett, Intranet, Berichte, Kennzahlen). Ggf. extern, um sich in der Öffentlichkeit ein positives Image aufzubauen oder es zu verbessern (z. B. Presse, Kammer). |
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Abb. 1: Vorschlag für einen einfachen Prozess mit flachen Hierarchien
Das Vorschlagswesen sollte hauptsächlich während des Tagesgeschäfts erfolgen
Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter den größten Teil der Aufgaben nach der Einführung im Rahmen des normalen Tagesgeschäfts erledigen können. Das bedeutet z. B., dass die Einreicher das Vorschlagsformular selbst richtig ausfüllen und einen Großteil der zur Bewertung notwendigen Informationen zum Nutzen oder den Kosten selbst in Erfahrung bringen können. Auch die Vorgesetzten sollten in der Lage sein, den überwiegenden Teil der Vorschläge während des Tagesgeschäfts zu begutachten.
2.2 Schritt 2: Vorschläge schriftlich beschreiben und erfassen
Die wichtigste Regel lautet, dass Vorschläge nur dann bearbeitet werden, wenn die Mitarbeiter sie schriftlich formulieren und einreichen. Erstellen Sie hierfür ein Formblatt, bzw. nutzen Sie das in der Excel-Datei Betriebliches Vorschlagswesen bereitgestellte Dokument denn ohne Schriftform fehlt das entscheidende strukturierende Element, um das Vorschlagswesen erfolgreich umzusetzen. Die Schriftform bietet weitere Vorteile:
- Nur Vorschläge, die mithilfe eines Formblattes in standardisierter Form beschrieben werden, ...