Büroarbeit – sicher, gesund und erfolgreich – Praxisleitfaden und -hilfen für die Gestaltung (vorher BGI 5001)

[Vorspann]

Vorbemerkung

Die Praxis guter Unternehmen zeigt, dass erfolgreiche Leistungen im Büro das Ergebnis vorausschauend und vorsorgend gestalteter Arbeit sind. Sicherheit, Gesundheit und Qualität sind in diesen Unternehmen Kriterien für Erfolg in der Büroarbeit.

In dieser BGI finden Sie einen Leitfaden für eine vorausschauende – also präventive – Arbeitsgestaltung Ihrer Büroarbeit.

Der Praxisleitfaden

• zeigt Wege, wie Sie die Arbeitsbedingungen im Büro verbessern können,
• hilft Ihnen, Beschäftigte zu sicherem, gesundem und qualitätsbewusstem Arbeiten zu motivieren,
• führt zu weiteren Praxishilfen, wie Unterweisungshilfen, Betriebsanweisungen oder Checklisten, auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit – hin, mit denen Sie Arbeitsprozesse vorsorgend gestalten können,
• bietet Ihnen einen Einstieg in die Gefährdungsbeurteilung für Büroarbeitsplätze.

Der vorliegende Leitfaden richtet sich an Unternehmer und Führungskräfte von Unternehmen mit Büroarbeitsplätzen. Er fasst Beispiele guter Praxis sowie die Anforderungen aus Gesetzen und Vorschriften für eine präventiv gestaltete Büroarbeit zusammen. Das hier vermittelte Wissen entspricht auch den allgemein anerkannten Regeln der Technik für die Büroarbeit.

Für Verbesserungsvorschläge und Anregungen zu dieser Broschüre "Büroarbeit – sicher, gesund und erfolgreich" sind wir Ihnen dankbar.

1 Leitfaden: Die Menschen aktivieren und die Büroprozesse optimal organisieren

Voraussetzungen für erfolgreiche Arbeit im Büro sind die Leistungsbereitschaft der Beschäftigten und das optimale Zusammenspiel aller Beteiligten. Erst eine gute Organisation und ein aktivierendes Betriebsklima ermöglichen eine produktive Nutzung aller Ressourcen im Arbeitsprozess. Wesentliche Voraussetzung dafür ist eine gute Organisation des Arbeitsschutzes im Büro. Das folgende Kapitel zeigt Ihnen in zehn Schritten, was Sie tun können.

Klare Zielsetzungen

• Sie nehmen das Ziel des sicheren, gesunden und qualitätsbewussten Arbeitens im Büro in Ihre Unternehmensziele mit auf – zum Beispiel in Leitlinien oder anderen allgemeinen Vereinbarungen.

  • Praxishilfe auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Organisationshilfe "Unsere Unternehmensziele"

• Sie vereinbaren mit der Interessenvertretung oder auf Mitarbeiterbesprechungen gemeinsam mit den Beschäftigten, was alle Beteiligten unter sicherem, gesundem und qualitätsbewusstem Arbeiten verstehen und welche Maßnahmen dazugehören.

  • Praxishilfen auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – VBG-Fachinformation BGI 5023 "AMS – Arbeitsschutz mit System"

    – VBG-Fachinformation BGI 5132 "GMS – Gesundheit mit System"

• Sie verdeutlichen Ihren Führungskräften und Beschäftigten, welche rechtlichen Bestimmungen (Gesetze, Verordnungen, Technische Regeln zum Arbeitsschutz, Berufsgenossenschaftliche Vorschriften und Regeln) gelten, und Sie stellen diese, möglichst im Volltext, zur Verfügung – zum Beispiel im Intranet oder durch Verweis auf die Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit.

  • Praxishilfen auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Volltexte des staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Regelwerkes

Wir haben festgelegt:

Verantwortungen und klare Rahmenbedingungen festlegen

• Sie vereinbaren mit Führungskräften und Beschäftigten schriftlich – zum Beispiel in Arbeitsverträgen, Stellen-, Arbeitsbeschreibungen –, welche Aufgaben sie in der präventiven Arbeitsgestaltung haben, beispielsweise durch Verpflichtung zu sicherem und gesundem Arbeiten, zur Berücksichtigung der Unterweisungsinhalte und des staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Regelwerkes.
• Sie nehmen die Anforderungen von Sicherheit und Gesundheitsschutz in alle Arbeitsanweisungen auf.
• Sie legen die Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse der einzelnen Beschäftigten und der Teams eindeutig fest.

• Sie definieren die Übergänge der Informationen und Leistungen an den Schnittstellen der Verantwortungsbereiche.

  • Praxishilfe auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Organisationshilfe "Übertragung von Unternehmerpflichten"

Wir haben festgelegt:

Arbeitsbedingungen analysieren und Maßnahmen festlegen – Gefährdungsbeurteilung

• Sie analysieren und beurteilen die Gefährdungen und Belastungen bei der Büroarbeit regelmäßig. Sie berücksichtigen dabei möglichst die Erfahrungen der Beschäftigten.
• Sie legen Verbesserungsmaßnahmen auf Grundlage der festgestellten Probleme fest.

• Sie legen fest, wer für die Durchführung und die Kontrolle der festgelegten Maßnahmen verantwortlich ist.

  • Praxishilfen auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Beurteilung der Arbeitsbedingungen

    – BGI 650 "Bildschirm- und Büroarbeitsplätze"

• Wenn Ihre Beschäftigten auch zu Hause – zum Beispiel bei Telearbeit – oder außerhalb arbeiten, legen Sie fest beziehungsweise vereinbaren Sie,

  • wie die Arbeit zu Hause und unterwegs analysiert und beurteilt wird,
  • wie die Arbeit zu gestalten ist – zum Beispiel zeitlich, räumlich, Möblierung,
  • wie Maßnahmen zur Verbesserung umzusetzen sind.

  • Praxishilfen auf der ...