Zusammenfassung
Das Personalwesen bzw. HR-Management ist für Compliance im Unternehmen von doppelter Bedeutung. Zum einen ist es wesentlich für die Schaffung einer Compliance-Kultur sowie die Einführung und Umsetzung von Compliance-Maßnahmen. Zum anderen bestehen auch innerhalb des Personalwesens an sich zahlreiche Risiken für Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien.
Für Unternehmen ist es daher wichtig, Compliance im Personalwesen und in den Personalprozessen wirksam zu implementieren. Dieser Beitrag zeigt, wie die Personalabteilung als Bestandteil eines Compliance-Management-Systems richtig und effektiv eingesetzt werden kann. Gleichzeitig wird auf die Existenz von Compliance-Risiken aus dem Personalbereich aufmerksam gemacht.
1 Rolle des Personalwesens für Compliance im Unternehmen
Die Personalabteilung leistet wichtige Beiträge für eine Compliance-Organisation. So kann sie z. B. in die Ausarbeitung und Einführung von Regelwerken, z. B. eines Verhaltenskodex, sowie die Durchführung eines Sanktions- und Konsequenzenmanagements eingebunden werden. Daneben spielt die Personalabteilung eine wichtige Rolle bei der Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds und kann eine Compliance-Kultur wesentlich mitgestalten. Durch verschiedene Maßnahmen kann die Personalabteilung zudem präventiv ein regelkonformes und redliches Verhalten der Mitarbeiter unterstützen.
Die Personalabteilung ist jedoch nicht nur mit Blick auf ihren Beitrag zur Schaffung und Unterstützung von Rechtskonformität und Regeltreue im Unternehmen bedeutsam. Vielmehr birgt auch der Personalbereich eine Reihe von Compliance-Risiken. Zur Vermeidung solcher Risiken sind neben der Geschäftsleitung und etwaigen Compliance-Beauftragten insbesondere auch Führungskräfte und die Personalabteilung gefordert.
2 Personalwesen und Compliance-Kultur
Die Personalabteilung kann eine wichtige Rolle bei der Schaffung eines Arbeitsumfelds spielen, in dem die Compliance-Werte und Verhaltensregeln des Unternehmens ernst genommen werden (Compliance-Kultur). Der Umgang mit Personalangelegenheiten prägt die Einstellung der Mitarbeitenden zu Integrität und Compliance. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich in Personalangelegenheiten fair, aufrichtig und rechtskonform behandelt fühlen, werden eher bereit sein, auch in ihrem Arbeitsumfeld auf Redlichkeit und Rechtskonformität zu achten, als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die z. B. mangelnden Respekt, Diskriminierung oder intransparente Personalentscheidungen wahrnehmen.
3 Compliance-Prozesse in Eigen- oder Mitverantwortung des Personalbereichs
3.1 Compliance-relevante Prozesse
Darüber hinaus ist es zweckmäßig, die Personalabteilung bei der Ausgestaltung und Umsetzung des Compliance-Management-Systems in vielen Einzelthemen und Prozessen einzubinden. Wesentliche Handlungsfelder, die eine Unterstützung durch die Personalabteilung erfordern können, sind (nicht abschließend) die Folgenden:
| Handlungsfeld |
Informationsquellen |
| Gestaltung und Implementierung von Compliance-Regelwerken, z. B. eines Verhaltenskodex, und Monitoring |
Siehe Merkblatt Verhaltenskodex |
| Schulung und Ausbildung der Mitarbeitenden |
Trainingskonzepte, Einführung eines E-Learning-Systems, z. B. Haufe Compliance College |
| Einhaltung der Vorschriften des AGG |
Siehe: AGG und Arbeitsrecht |
| Interessenkonflikte, Nebentätigkeiten, Beteiligungen an Wettbewerbern und/oder Dienstleistern und Lieferanten |
Siehe Merkblatt Verhaltenskodex |
| Sorgfältige Personalauswahl (z. B. Zuverlässigkeitsprüfung und Screening neuer Mitarbeiter) |
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| Mitwirkung an Prozess- und/oder Verdachtsfall orientierten Untersuchungen |
Siehe: Umgang mit Verdachtsfällen: Regeln für das Krisenmanagement |
| Sanktions- und Konsequenzenmanagement bei Fehlverhalten |
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| Erfassung, Speicherung und Auswertung von personenbezogenen Daten u. a. für Personalplanung |
Siehe Datenschutz |
| Informations-, Beratungs- und/oder Mitbestimmungsrechte von Betriebsrat und Sprecherausschuss |
Siehe Merkblätter Verhaltenskodex, Datenschutz |
| Ausgestaltung von Vergütungs- und Beurteilungssystemen |
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| Einsatz von Fremdpersonal |
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| Hinweisgeberschutz und ggf. Einrichtung und Betreibung interner Meldestellen |
Siehe: Whistleblowing: Aufdeckung von Rechtsverletzungen im Betrieb, Hinweisgeberschutzgesetz: Arbeitsrechtliche Auswirkungen |
Tab. 1: Wesentliche Handlungsfelder der Personalabteilung
3.2 Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von variablen Vergütungssystemen?
Teilweise wird vorgeschlagen, Compliance bzw. Compliance-Inhalte in variable Vergütungssysteme einzubeziehen bzw. Vergütungssysteme Compliance-orientiert auszugestalten und regel- und rechtskonformes Verhalten der Mitarbeiter durch finanzielle Anreize zu belohnen. Hierdurch soll das Bewusstsein der Mitarbeiter, dass Compliance im Unternehmen wichtig ist, gefördert werden. Mit der Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von Vergütungssystemen kann also eine erfolgreiche Umsetzung von Compliance-Maßnahmen im Unternehmen unterstützt werden.
Eine Verknüpfung von Compliance und Vergütungssystemen sollte jedoch auch jeweils kritisch hinterfragt werden. Der möglichen positiven Beeinflussung von Compliance durch Vergütungssysteme steht insbesondere die Frage gegenüber, warum regel- und rechtskonformes Verhalten besonders belohnt werden soll bzw. warum hiervon nicht als Normalfall aus...