§ 18 [vom 01.01.2017 bis 30.06.2020]
§ 18 Grundsatz
1Arbeitgeber dürfen Meldungen und Beitragsnachweise nach § 1 Satz 1 nur durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermitteln. 2Dies gilt auch, wenn ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung für mehrere Arbeitgeber oder für mehrere Betriebe eines Arbeitgebers die Lohn- und Gehaltsunterlagen führt.
§ 19 Antrag
1Wer ein Programm oder eine Ausfüllhilfe zur Übermittlung, zur Annahme oder zum Abruf von Daten nach dem Sozialgesetzbuch durch einen Meldepflichtigen nach § 2 zur Verfügung stellt, hat rechtzeitig eine Systemprüfung für eine eindeutig identifizierbare Version zu beantragen, um den Abschluss der Systemprüfung vor dem erstmaligen Einsatz zu ermöglichen. [Bis 31.12.2020: Für maschinell geführte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme und maschinell erstellte Ausfüllhilfen ist vor dem erstmaligen Einsatz eine Systemprüfung zu beantragen.] 2Der Antrag auf Systemprüfung ist an die von dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen bestimmte Stelle zu richten. 3Das Nähere zum Antragsverfahren regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 22.
§ 20 Systemprüfung
(1) 1Inhaltliche Grundlagen für eine Systemprüfung nach § 95b des Vierten Buches Sozialgesetzbuch sind die Vorschriften nach dem Sozialgesetzbuch für das jeweilige Fachverfahren, der Beitragsverfahrensverordnung, der Entgeltbescheinigungsverordnung und dieser Verordnung in der jeweils geltenden Fassung. 2Ein Programm oder eine Ausfüllhilfe muss alle für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthalten. 3Voraussetzung für die Prüfung eines Zusatzmoduls ist, dass das entsprechende Programm oder die Ausfüllhilfe ein geprüftes Basismodul enthält. 4Ausnahmen können in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 22 festgelegt werden. 5Kommunikationsmodule sind darauf zu prüfen, dass sie die Anforderungen der Verschlüsselung sowohl der enthaltenen Datensätze als auch der äußeren Transportdatensätze gewährleisten und ein Zugriff oder eine Veränderung während der Übermittlung vom Absender zum Empfänger nicht möglich ist.
(2) 1Wird ein Programm oder eine Ausfüllhilfe insgesamt oder in einzelnen Modulen wesentlich verändert, ist unverzüglich eine neue Systemprüfung zu beantragen. 2Der Neuantrag ist vor dem ersten Einsatz dieser veränderten Anwendung zu stellen und die veränderte Version ist gesondert zu kennzeichnen. 3Diese Prüfungen können auch in vereinfachter Form anhand von speziellen Testaufgaben erfolgen.
(3) Erfüllt ein Programm oder eine Ausfüllhilfe nicht die Voraussetzungen der Systemprüfung oder wird es nach Absatz 2 verändert, ohne einen Antrag auf erneute Systemprüfung zu stellen, ist die Zulassung zu versagen oder unverzüglich zu entziehen.
(4) Über die Prüfung ist ein Protokoll zu erstellen, das bis zur Erteilung einer neuen Zulassung aufzubewahren ist.
(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für die Programme zur Datenübertragung durch die Einzugsstellen an die Meldepflichtigen.
§ 21 Zulassungsbescheid
1Der Antragsteller erhält das Prüfprotokoll und einen Zulassungsbescheid vom Spitzenverband Bund der Krankenkassen. 2Diese sind vom Antragsteller aufzubewahren. 3Die Zulassung legt die für die ordnungsgemäße Durchführung der Datenübertragung einzuhaltenden Voraussetzungen fest. 4Einzelheiten regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 22.
§ 22 Gemeinsame Grundsätze
1Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. und die Arbeitsgemeinschaft der berufsständischen Versorgungseinrichtungen e. V. bestimmen in Gemeinsamen Grundsätzen den Umfang, die Grundlagen, das Antrags- und Zulassungsverfahren, die Durchführung, die Qualitätssicherung und die Korrekturen für eine Systemprüfung. [Ab 01.01.2025: ; soweit das Verfahren nach § 110 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch betroffen ist, ist die Annahmestelle der gemeinsamen Einrichtungen zu beteiligen.] 2Sie legen fest, welche Verfahren grundsätzlich von allen Programmen oder Ausfüllhilfen zu erfüllen sind (Basismodule) und welche Verfahren optional angeboten werden (Zusatzmodul). 3Die Grundsätze bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, das vorher die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände anzuhören hat.