Datenschutz bei Bewerbungen / 5 Speichern und Löschen von Bewerberdaten

Die Speicherung von Bewerberdaten und damit auch deren Frist zur Löschung richtet sich wiederum nach den Vorgaben des AGG. Die DSGVO und das BDSG enthalten keine konkreten Löschfristen.

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen aus Gründen des Eigenschutzes mindestens das Anschreiben und den Lebenslauf jedes abgelehnten Bewerbers 6 Monate aufbewahren. Sollte ein abgelehnter Bewerber aus Gründen der Diskriminierung gegen einen potenziellen Arbeitgeber vorgehen, so muss dieser bei schlüssiger Behauptung einer Diskriminierung durch den Bewerber beweisen, dass er den Bewerber nicht diskriminiert hat. Dies dürfte ohne die Daten des Bewerbers jedoch schwierig werden. Am Rande sei bemerkt, dass der EuGH entschieden hat, dass ein solcher Kläger jedoch kein Recht darauf hat, Auskunft darüber zu bekommen, wer nun auf der Position eingestellt worden ist.^[1]

Aufgrund der Frist des § 15 Abs. 4 AGG muss der Kläger seinen Anspruch innerhalb von 2 Monaten nach Zugang der Ablehnung geltend machen. Danach hat der Kläger noch einmal 3 Monate Zeit, seinen Anspruch im Wege einer Klage geltend zu machen^[2], sodass sich unter Berücksichtigung von Postlaufzeiten ein sicherer Rahmen von 6 Monaten der Aufbewahrung ergibt. Das Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung der Unterlagen übersteigt in dieser Zeit das Interesse des Bewerbers an der Löschung, sodass eine Löschung erst nach Ablauf der 6 Monate verlangt werden kann.

Nach Ablauf dieser 6 Monate jedoch endet grundsätzlich das überwiegende Interesse des Arbeitgebers. Um die Daten länger aufbewahren zu können, bedarf es einer (weiteren) datenschutzrechtlichen Einwilligung des Betroffenen.

Ausnahmen von diesem Grundsatz sind nur möglich, wenn Bewerber aufgrund eines missbräuchlichen Verhaltens im Zusammenhang mit der Bewerbung aufgefallen sind (z. B. durch Fälschung von Daten), sodass das Unternehmen ein Interesse daran hat, sich davor zu schützen, sog. Blacklists. Man kann auch hier wohl von einer Speicherdauer von 2 Jahren ausgehen.

Entscheidet sich der Arbeitgeber für die Einstellung des Bewerbers gelten grundsätzlich die Löschvorgaben und Fristen für eingestellte Arbeitnehmer:

Die Aufbewahrungspflicht, die den Arbeitgeber aufgrund steuer- und abgabenrechtlicher Vorschriften in Bezug auf das für jeden Beschäftigten zu führende Lohnkonto^[3] trifft, beträgt derzeit gemäß § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG 6 Jahre. Zu den Daten, die im Lohnkonto aufzuzeichnen sind, gehören insbesondere der Vorname, der Familienname, der Tag der Geburt, der Wohnort, die allgemeinen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers^[4] sowie der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer.^[5]

Die Aufbewahrungspflicht, die der Arbeitgeber aufgrund ertragsteuerrechtlicher Vorschriften beachten muss, beträgt derzeit gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4, Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 Satz 1 Abgabenordnung (AO) 10 Jahre.

Bewerbungsunterlagen, die nicht für die Berufsausübung erforderlich sind, sind grundsätzlich zurückzugeben oder zu vernichten. Entscheidet sich der Arbeitgeber hingegen, Anschreiben, Schul- und Ausbildungszeugnisse, allgemeine Praktikumsbescheinigungen und Zeugnisse aufzubewahren, sollte er dies nach Durchführung einer Interessenabwägung dokumentieren. Die Aufbewahrung der vorgenannten personenbezogenen Daten kann, je nach Einzelfall, auf dem Rechtfertigungsgrund gemäß Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO, d. h. auf der Wahrung berechtigter Interessen des Arbeitgebers, gestützt werden. Soweit dieser Rechtfertigungsgrund für die Datenverarbeitung eingreift, können die Daten zum Beispiel bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufbewahrt werden. Diese Frist könnte demnach 3 Kalenderjahre betragen, wenn man die regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfristen zugrunde legt. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.

[1] EuGH, Urteil v. 19.4.2012, C-415/10.

[2] § 61b ArbGG.

[3] § 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 4 LStDV, § 28f Abs. 1 SGB IV.

[4] § 4 Abs. 1 Nr. 1 LStDV.

[5] § 4 Abs. 2 Nr. 3 Satz 1 LStDV.