Kurzbeschreibung
Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) ist nur dann zulässig, wenn vom Betroffenen eine Einwilligung eingeholt wird.
Vorbemerkung
Auf der Grundlage der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden. Ist keine der Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstaben b) bis f) DSGVO genannten Bedingungen erfüllt, so ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten in der Regel nur dann datenschutzrechtlich zulässig, wenn von allen von der Verarbeitung Betroffenen eine entsprechende Einwilligung eingeholt wird.
Einwilligung beim betrieblichen Eingliederungsmanagement
Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) beginnt immer mit einer Datenerhebung beim Betroffenen.
Der/die Betroffene muss dafür in jedem Fall seine/ihre Einwilligung geben (vgl. Wortlaut des § 167 Abs. 2 SGB IX: ("… mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person …").
Zu beachten ist dabei Folgendes:
- Die Einwilligung bezieht sich nur auf den im Hinweis genannten Zweck und nicht auf weitere vom Arbeitgeber verfolgte Zwecke
- Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
- Die für die Zwecke des BEM erhobenen und gespeicherten Daten dürfen nicht ohne Weiteres für sonstige arbeitsvertragsrechtliche Zwecke verwendet werden.
- Das Überführen von Daten, die im Wege des BEM erhoben wurden, in andere Bereiche würde wohl zu einer unzulässigen Zweckänderung der Daten führen.
Grundsätzliche Bedingungen für die Einwilligung
Art. 7 DSGVO gibt die Bedingungen an, die eine Einwilligung erfüllen muss. Die Einwilligungserklärung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Freiwilligkeit: Der Betroffene muss eine "echte oder freie Wahl" haben, ob er eine Einwilligung erteilen möchte oder eben nicht. Die Einwilligung darf daher insbesondere nicht durch Androhungen oder durch Zwang eingeholt werden. Die Einwilligung darf auch nicht von der Erfüllung eines Vertrages bzw. die Erbringung einer Dienstleistung abhängig gemacht werden (sogenanntes "Kopplungsverbot", Art. 7 Abs. 4 DSGVO).
- Informiertheit: Der Betroffene muss die Tragweite der Erteilung einer Einwilligung vor Abgabe beurteilen können. Der Verantwortliche muss dem Betroffenen daher klar und einfach verständlich darlegen, wie und in welchem Umfang die personenbezogenen Daten verarbeitet werden (sogenannter "Transparenzgrundsatz"). Das beinhaltet auch die Art der zu verarbeitenden Daten.
- Bestimmtheit: Eine Einwilligung muss für einen konkreten Zweck abgegeben werden. Pauschale Einwilligungserklärungen wie beispielsweise "Ich bin mit allen Verarbeitungen meiner Daten einverstanden." sind unzulässig. Die Einwilligungserklärung muss sich vielmehr auf einen konkreten Fall beziehen. Allerdings können auch mehrere solcher Fälle in einer Erklärung zusammenfasst werden.
- Widerruflichkeit: Dem Betroffenen muss jederzeit die Möglichkeit offenstehen, eine einmal erteilte Einwilligungserklärung zurückzunehmen. Hierüber ist der Betroffene vor Einholung der Einwilligung zu informieren.
Form
Soll eine Einwilligung von einem Beschäftigten eingeholt werden, schreibt § 26 Abs. 2 Satz 3 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) die Schriftform oder die elektronische Form vor, soweit nicht "wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist". Eine umfassende Rechtsgrundlage für den Beschäftigtendatenschutz dürfte in § 26 BDSG auf Grund der Entscheidung des EuGH vom 30.3.2023, C-34/21 nicht mehr gesehen werden können. Die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis wird sich daher vorrangig auf Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO stützen. Um im Beschäftigtenverhältnis bezüglich der Zulässigkeit der Einwilligung auf "Nummer sicher" zu gehen, sollten Unternehmen die Einwilligungen ihrer Beschäftigten immer in Schriftform einholen.
Behandlung der erhobenen Daten
Die im Wege des BEM erhobenen Daten, z. B. zur gesundheitlichen Situation des Betroffenen, dürfen nicht ohne Weiteres in ein Kündigungsverfahren zur Begründung einer krankheitsbedingten Kündigung einfließen. Die erhobenen Daten dürfen nicht mit sonstigen Daten der Personalakte zusammengeführt werden. Die Daten sind getrennt von der Personalakte zu führen.
Datenschutz, Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten bei betrieblichem Eingliederungsmanagement
Ich erkläre meine Einwilligung, dass Daten über mich im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) erhoben, gespeichert und verarbeitet werden.
Es handelt sich dabei unter anderem um folgende Informationen:
- Personal- und Sozialdaten
- Fehlzeitenübersicht
- Aufstellung über die beim Arbeitgeber angefallenen Entgeltfortzahlungskosten
- Gesundheitsdaten, Krankheitsdiagnosen, ärztliche Atteste und Gesundheitszeugnisse
- Abschrift der Personalakte
- Dokumentationen über Verläufe und Ergebnisse von Arbeitsversuchen
- Dokumentationen über Verläufe und Ergebnisse von Maßnahmen zur stufenweisen Wiedereingliederung
- Dokumentation über innerbetriebliche Umsetzung
- Dokumentation über bisherige Vereinbarungen im Rahmen des BEM
- Anpassung des Arbeitsplatzes
Darüber hinaus geht es um die Daten, die auf dem Datenblatt aufgefüh...