Die digitale Personalakte / 3 Digitale Personalakten

Das papierlose Büro ist noch immer ein Wunsch vieler Unternehmer. Allerdings rücken mit den heute verfügbaren Technologien manche Wünsche in greifbare Nähe. Mit digitalen Personalakten ist die Ersetzung der Papierakte gemeint, die heute schon vielfach zumindest ergänzend zum Einsatz kommt. Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement oder einer komplexen HR-Software dienen noch existierende Papierakten lediglich zur Archivierung.

Neben der Ersparnis von Papierbergen steht dabei vor allem im Vordergrund, dass jedem Zugriffsberechtigten jederzeit überall eine vollständig bearbeitbare Akte zur Verfügung steht und dass notwendige Statistiken leichter zu erstellen und zu pflegen sind. Die digitalen Akten bieten viele Gestaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Allerdings sind bei der Einführung der digitalen Personalakte zahlreiche datenschutzrechtliche Anforderungen zu berücksichtigen.

3.1 Gewährleistung der Datenschutzanforderungen bei der digitalen Akte

Das Führen einer elektronischen Personalakte ist unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze zulässig.

3.1.1 Verlust des Beweiswerts

Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig, wenn sie im Original unterzeichnet ist.^[1] Das Gericht kann allerdings durch Inaugenscheinnahme eines ausgedruckten Dokuments dessen Inhalt im Rahmen einer freien Beweiswürdigung werten.^[2] Dies ist dem Gericht aber nicht in allen Verfahren(-steilen) möglich und hat nicht denselben Beweiswert wie eine Originalurkunde. Wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur^[3] versehen ist, ist nach dem Gesetzeswortlaut des § 371a Abs. 1 ZPO im Grunde eine Gleichstellung zur Originalurkunde gewollt. Dennoch ist dies umstritten, da...