Dienstreise: Kombination mit privatem Urlaub

Zusammenfassung

Begriff

Wird eine Dienst- oder Geschäftsreise mit einem privaten Urlaub verbunden, stellen sich diverse steuerrechtliche und versicherungsrechtliche Fragen.

Steuerlich ist vor allem wichtig, in welchem Umfang der Arbeitgeber die Aufwendungen für eine solche Reise steuerfrei erstatten kann. Handelt es sich um eine Reise mit einem unmittelbaren betrieblichen Anlass, kann der Arbeitgeber bestimmte Kosten in vollem Umfang steuerfrei erstatten, bei anderen ist eine Aufteilung erforderlich. Dabei spielt es lohnsteuerlich keine Rolle, ob es sich bei der beruflichen Auswärtstätigkeit sozialversicherungsrechtlich um eine Dienst- bzw. Geschäftsreise oder eine längerfristige Entsendung handelt, für die bei Auslandsaufenthalten bilaterale Entsendeabkommen zu beachten sind.

Sozialversicherungsrechtlich geht es hauptsächlich um die Frage, inwiefern Versicherungsschutz für den Arbeitnehmer besteht, wenn er eine Dienst- oder Geschäftsreise unternimmt. Für die Zeit im Ausland ist der Versicherungsschutz der Arbeitnehmer durch die Regelungen der Verordnungen (EG) über Soziale Sicherheit, entsprechende Entsendeabkommen und/oder private Zusatzversicherungen des Arbeitgebers abgesichert. Dieser Versicherungsschutz besteht jedoch nicht fort, wenn der Arbeitnehmer einen privaten Urlaub anschließt. Im Inland greift der normale Versicherungsschutz, sofern der Arbeitnehmer bezahlten Urlaub nimmt. Bei unbezahltem Urlaub ist der Zeitraum für den Versicherungsschutz maßgeblich .

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Lohnsteuerpflicht von Dienstreisen mit privater Mitveranlassung, insbesondere durch Urlaubsverlängerung, ergibt sich aus dem allgemeinen Arbeitslohnbegriff des § 2 LStDV. Entscheidend für die Aufteilung der Reisekosten sind der BFH-Beschluss v. 21.9.2009, GRS 1/06, BStBl 2010 II S. 672, und das BMF-Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 – S 2227/07/10003:002, BStBl 2010 I S. 614.

Sozialversicherung: Der Begriff der Ausstrahlung ist in § 4 SGB IV für alle Sozialversicherungszweige geregelt. Für die Beurteilung der Ausstrahlung ist das GR v. 18.3.2020-I heranzuziehen. Sowohl die Ein- als auch die Ausstrahlung bilden eine Ausnahme vom geltenden Territorialitätsprinzip (§ 3 SGB IV). Die Grundsätze der Ausstrahlung sind jedoch nur anwendbar, wenn es keine vorrangigen Regelungen des über- und zwischenstaatlichen Rechts gibt (§ 6 SGB IV). Als überstaatliches Recht sind vom 1.5.2010 an in erster Linie die Verordnung (EG) über soziale Sicherheit Nr. 883/2004 und die Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009 anzusehen sowie die Verordnung (EWG) Nr. 1408/1971. Letztere galt bis zum 1.5.2010 und wird nur noch für einzelne Personenkreise bzw. Länder angewendet. Als zwischenstaatliches Recht gelten die von der Bundesrepublik Deutschland mit anderen Staaten abgeschlossenen Abkommen über Soziale Sicherheit.

Lohnsteuer

1 Aufteilung bei privater Urlaubsverlängerung

Wird eine Dienstreise mit einem privaten Urlaub verbunden, ist eine Aufteilung der Reisekosten vorzunehmen.^[1] Solche sog. gemischt veranlassten Reisen mit privater Mitveranlassung dürfen aufgeteilt werden in

• steuerfreie Bestandteile, die im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen, und
• lohnsteuerpflichtige Bestandteile, die sich als geldwerter Vorteil darstellen.^[2]

Diese Grundsätze hat der BFH mit seinem Beschluss zum Werbungskostenabzug in vollem Umfang bestätigt.^[3] Im Regelfall sollte die Aufteilung keine negativen Folgen für die private Verlängerung von beruflich veranlassten Dienstreisetätigkeiten haben. Wenn der Dienstreise ein eindeutiger unmittelbarer betrieblicher/beruflicher Anlass zugrunde liegt (z. B. ein Mitarbeiter nimmt aufgrund der Weisung seines Arbeitgebers einen Kundenbesuch wahr, den er mit einem Privataufenthalt verbindet), ist von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung der Kosten für die Hin- und Rückreise auszugehen.

Für die Aufteilung der Kosten gilt Folgendes:

• Die Übernachtungs- und Verpflegungskosten dürfen natürlich nur für die dienstlich notwendigen Tage steuerfrei erstattet werden.
• Fahrt- und Flugkosten können hingegen in vollem Umfang steuerfrei ersetzt werden. Eine Aufteilung ist nicht vorgesehen. Das gilt ausnahmsweise dann nicht, wenn die privat veranlassten Reisetage zu einer abgrenzbaren Erhöhung der Fahrtkosten führen. In diesem Fall liegt nur in Höhe der ohne Verlängerung anfallenden Fahrtkosten steuerfreier Arbeitslohn vor.^[4]

Praxis-Beispiel

Private Verlängerung einer Geschäftsreise

Ein Außendienstmitarbeiter hat am 12.11. um 9:00 Uhr einen Kundentermin in Hamburg. Er fliegt deshalb am 11.11. um 17:45 Uhr von Stuttgart nach Hamburg. Der Kundentermin am nächsten Tag dauert bis zum Nachmittag. Da er sich Hamburg aber privat ansehen will, fliegt er erst am 14.11. abends nach Stuttgart zurück. Der Flugpreis von 220 EUR für den Hin- und Rückflug ist identisch.

Ergebnis: Es handelt sich um eine Dienstreise mit einem unmittelbaren betrieblichen Anlass. Die Flugkosten können deshalb in vollem Umfang von 220 EUR steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Eine Aufteilung ist nicht e...