Dienstwagen, Fahrtenbuch / 2.2 Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs

2.2.1 Anforderungen

Um die Pauschalmethode zu vermeiden, die im Vergleich zum Fahrtenbuch regelmäßig steuerlich nachteilig ist, müssen folgende Anforderungen im Einzelnen vorliegen:

• Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen vollständig, zeitnah und fortlaufend geführt werden.
• Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein.
• Nachträgliche Ergänzungen des Fahrtenbuchs, wie z. B. eine Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen, sind nicht zulässig.

2.2.2 Zeitnahe und fortlaufende Eintragungen

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere voraus, dass es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird. Dazu müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Aus diesem Grund hat der BFH einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war.^[1] Geschlossene Form bedeutet bei einem in Papier geführten Fahrtenbuch, dass eine Sammlung von Einzelblättern nicht ausreicht, sondern eine gebundene Buchform erforderlich ist.^[2]

Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn die Fahrten unterwegs mittels eines Diktiergeräts auf Kassetten aufgenommen und anschließend zuhause in Excel-Tabellen übertragen werden.^[3] Ein solches auf Kassette diktiertes Fahrtenbuch erfüllt die Anforderungen der Unabänderbarkeit nicht.

2.2.3 Ausschluss nachträglicher Änderungen

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf geringe Mängel aufweisen^[1], muss aber zeitnah erstellt werden. Erfolgen die Aufzeichnungen nachträglich in einem Fahrtenbuch, ist ein "zeitnahes" Erstellen nicht mehr gegeben.^[2] Im Urteilsfall wurde für ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch eine Ausgabe verwendet, die laut Fahrtenbuchhersteller erst 2 Jahre später im Handel verfügbar war. Ebenso geht die Argumentation regelmäßig ins Leere, dass ein vorher geführtes Fahrtenbuch wegen Unleserlichkeit auf ein neues Fahrtenbuch übertragen wurde, sofern das ursprüngliche Fahrtenbuch nicht mehr existiert bzw. nicht vorgelegt wird.

Excel-Fahrtenbuch wird nicht anerkannt

Ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms erstelltes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß. Grund für die steuerliche Aberkennung des Fahrtenbuchs ist, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt wird.^[3]

Nachbesserungen im Fahrtenbuch sind unzulässig

Die Ergänzung des Fahrtenbuchs um eine weitere, nachträglich erstellte Auflistung ist nicht zulässig, auch wenn die erläuternden Aufzeichnungen aus dem vom Dienstwageninhaber geführten Terminkalender übertragen wurden. Eine Kombination aus handschriftlichem Fahrtenbuch und einer Zusatzliste mit erläuternden Hinweisen schließt die Anwendung der 1-%-Regelung nicht aus.^[4]