Kurzbeschreibung
Richtlinien, die der Nutzung eines Firmenwagens zugrunde liegen. Vertragliche Grundlage für die Bereitstellung eines Firmenwagens ist der Arbeitsvertrag bzw. Kfz-Überlassungsvertrag.
Dienstwagenrichtlinie
Diese Dienstwagenrichtlinie ist für die ausschließlich dienstliche Nutzung des Fahrzeugs und nicht für eine auch private Nutzung durch den Mitarbeiter konzipiert. Soll auch die private Nutzung ermöglicht werden, stellt dies einen Vergütungsbestandteil dar und sollte in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag, der vom Mitarbeiter gegengezeichnet wird, geregelt werden
Richtlinie zur ausschließlich dienstlichen Nutzung eines Firmenwagens
(Firmenwagenrichtlinie Stand: Datum)
bei ...... (der Unternehmensname)
1. Präambel
Das Unternehmen behält sich vor, Mitarbeitern, deren Funktion innerhalb der Gesellschaft eine hohe Reisetätigkeit mit sich bringt, einen Firmenwagen zur Verfügung zu stellen. In erster Linie trifft dies auf Mitarbeiter im Vertrieb zu. Vertragliche Grundlage für die Bereitstellung eines Firmenwagens ist der Arbeitsvertrag/Kfz-Überlassungsvertrag mit dem jeweiligen Mitarbeiter. Dieses Dokument regelt lediglich die Richtlinien, die der Nutzung des Firmenwagens zugrunde liegen und begründen keinen Rechtsanspruch auf die Nutzung eines solchen.
2. Allgemeines
Das Unternehmen stellt dem Mitarbeiter (ggf. auf eine Mitarbeitergruppe beschränken, z. B. Vertrieb) grundsätzlich ein Fahrzeug der Klasse …(z. B. VW Golf) zur ausschließlich dienstlichen Nutzung zur Verfügung. Die Wahl des Fahrzeugtyps sowie der Ausstattungsmerkmale erfolgt in Abstimmung mit der Gesellschaft und hat grundsätzlich nach wirtschaftlichen Kriterien zu erfolgen (Leasingrate, Unterhaltskosten, Wiederverkaufswert).
Befindet sich ein nicht mehr durch einen anderen Mitarbeiter genutzter Firmenwagen im Bestand der Gesellschaft, so muss zunächst dieser bis zum Ende der Laufzeit des Leasingvertrages genutzt werden.
Das Unternehmen behält sich vor, dem Mitarbeiter während der vereinbarten Probezeit einen Mietwagen zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen behält sich außerdem vor, die laufenden Verträge jährlich zu überprüfen und anzupassen.
Mit der Bestellung und Nutzung eines Firmenwagens erkennt der Mitarbeiter die jeweils gültige Firmenrichtlinie an.
Bei der Übernahme des Firmenwagens werden dem Mitarbeiter Fahrzeugschein, Fahrzeugschlüssel, Verbandkasten und Warndreieck ausgehändigt. Zubehör des Firmenwagens sind außerdem vier Sommer- und Winterreifen. Bei der Übernahme des Firmenwagens wird ein Übernahmeprotokoll erstellt. Hierin werden etwaige Mängel und Beschädigungen des Firmenwagens, die Vollständigkeit der vorgesehenen Ausstattung, der Kilometerstand sowie die Übergabe der Fahrzeugschlüssel, einer Tankkarte und des Fahrzeugscheins festgehalten. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie des Übergabeprotokolls.
Vor Übernahme des Firmenwagens hat der Mitarbeiter dem Unternehmen seinen Führerschein vorzulegen. Das Unternehmen behält sich vor, dem Mitarbeiter die Führung eines Fahrtenbuchs aufzuerlegen.
Der Mitarbeiter ist nicht berechtigt, ohne ausdrückliche vorherige Genehmigung des Unternehmens elektronische Geräte oder sonstiges Zubehör in den Firmenwagen einzubauen oder sonstige Veränderungen oder Umbauten an diesem vorzunehmen.
3. Kosten
Betriebs-, Unterhalts- und Wartungskosten trägt die Firma. Bußgeldbescheide für Falschparken, Geschwindigkeitsüberschreitungen usw. müssen vom jeweiligen Nutzer fristgerecht gezahlt werden. Benzinkosten und sonstige Auslagen sind zu zahlen und einmal pro Monat über die Reisekostenabrechnung oder über die Tankkarte abzurechnen. Kosten für Kraftstoff für Fahrten ins Ausland werden bei dienstlicher Notwendigkeit vom Unternehmen vergütet. Gleiches gilt für im Ausland anfallende Abschlepp-, Rückführ- und Reparaturkosten.
Bei der dienstlichen Nutzung des Fahrzeuges ist stets kostengünstig vorzugehen. Bei längeren Fahrten ist zu prüfen, ob die Fahrt mit Bahn oder mit Flugzeug günstiger ist. Bei anfallenden Reparaturen während einer Fahrt im Ausland ist zu prüfen, inwieweit eine Reparatur im Ausland zwingend erforderlich ist. Ggf. ist vor einer Reparatur Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen.
4. Betriebs- und Verkehrssicherheit
Der Mitarbeiter ist verpflichtet, ständig für ordnungsgemäße Betriebs- und Verkehrssicherheit als auch für die pflegliche Behandlung des Firmenwagens zu sorgen. Abgassonderuntersuchung, TÜV-Prüfungstermin, Wartungstermine bzw. Inspektionen gemäß Scheckheft hat der Mitarbeiter selbstständig, in eigener Verantwortung und außerhalb der Arbeitszeit vorzunehmen.
5. Selbstbehalt
Der Firmenwagen ist vollkaskoversichert mit einer Selbstbeteiligung von derzeit … EUR und teilkaskoversichert mit einer Selbstbeteiligung von derzeit …. EUR.
Der Mitarbeiter ist verpflichtet, die jeweilig zu zahlende Selbstbeteiligung dem Unternehmen zu erstatten, wenn er oder eine dritte Person, der die Nutzung des Fahrzeugs ermöglicht wurde, den Unfall verursacht haben. Die jeweilige Höhe der Selbstbeteiligung, welche der Versicherer dem Unternehmen in Rechnung stellt, wird vom nächsten...