Will man sich bei der Eignungsbeurteilung an die Norm halten, ergeben sich 6 klar aufeinander folgende Schritte. Diese Abfolge stellt für erfahrene Praktiker nichts Neues dar, es ist eher "state of the art".
- Arbeitsanalyse, Aufgabenbeschreibung, Tätigkeiten
- Anforderungsanalyse
- Planung des Prozesses zur Eignungsbeurteilung und Auswahl
- Durchführung
- Auswertung und Beurteilung
- Auswertung und Beurteilung
- Verbleib und Weitergabe der Ergebnisse und Unterlagen
Ablaufdiagramm Normgerechte Eignungsbeurteilung nach DIN 33430
Arbeitsanalyse
Zunächst ist zu klären: Für welche Position und welche Aufgaben wird jemand gesucht? Welche Ziele soll der Positionsinhaber erreichen? Welche Rolle hat er und welche Erwartungen muss er erfüllen? Was muss er liefern? Was muss er dafür tun? Es gibt keinen nur "guten" neuen Mitarbeiter, sondern immer nur einen mehr oder wenig geeigneten für bestimmte Aufgaben. Eine Tätigkeitsbeschreibung – in welcher Form auch immer – ist der erste Schritt. Bei Berufsberatungen kann das auch eine Berufsanalyse bedeuten. Klar dürfte sein, dass Aufträge wie "suchen Sie einen Vertriebsleiter" oder "wir brauchen 54 Auszubildende" nicht ausreichen. Die Funktion eines neuen Vertriebsleiters für Ostasien kann völlig anders sein, als die für den Vertriebsleiter in Spanien.
Stellen- und Funktionsbeschreibungen sind in der Regel vorhanden, oft in Form von bestehenden Unterlagen, manchmal auch nur im Kopf eines Vorgesetzten. Vorhandene Unterlagen, z. B. aus den letzten Jahren können verwendet werden, wenn sie für die neue Stelle nach wie vor gültig sind. Für Auszubildende kann der Ausbildungsstoff und die Prüfungsinhalte genommen werden.
Gibt es solche Stellenbeschreibungen bzw. Anforderungsprofile noch nicht, lohnt es sich allemal, welche zu erstellen. Sie schafft Klarheiten, auch für den suchenden Chef.
Wichtig i. S. d. Norm: zukünftige Entwicklungen (unternehmenspolitische aber auch gesamtmarktwirtschaftliche) sind zu beachten. Hier finden Personalmanager gute Argumente für Fälle, wo ein Vorgesetzter bei der Stellenbesetzung nur kurzfristig auf den augenblicklichen Job sieht und zu wenig daran denkt, dass die Aufgabe in absehbarer Zeit ganz anders aussehen wird. Beabsichtigte betriebliche Veränderungen oder die Besetzung einer völlig neuen Funktion sind Beispiele.
Das Ergebnis sollte eine klare Beschreibung dessen sein, was in absehbarer Zeit in dieser Funktion zu tun ist.
Anforderungsanalyse
Eine Eignungsbeurteilung ist "eine Wahrscheinlichkeitsaussage darüber, ob die zu beurteilende Person einerseits den gegenwärtigen und künftigen berufsbezogenen Anforderungen gerecht wird und andererseits in dem Beruf auch zufrieden sein wird". Nach dem Stand von Wissenschaft und Technik bezieht sich die Eignungsbeurteilung also auf die Anforderungen aus Beruf/Position einerseits und den Fähigkeiten, dem Wissen, den Eigenschaften und Interessen des Anwärters andererseits. Zukünftige Entwicklungen sind einzubeziehen. Dies wird in Zeiten schneller Marktveränderungen immer wichtiger.
Über die Art der Anforderungsableitungen aus den Tätigkeiten macht die Norm keine Aussage.
Zu empfehlen ist ein Workshop mit Personen, die die Zielposition gut kennen, z. B. Vorgesetzte, im Aufgabengebiet tätige Kollegen, Mitarbeiter, interne Kunden. Wesentliche Leitfragen zur Anforderungsanalyse sind:
Welche Ziele und Aufgaben hat der Positionsinhaber? Was soll der Positionsinhaber erreichen?
Was muss er dafür tun?
Was muss er dafür können und wollen?
Welche Rollen hat der Positionsinhaber? Welche Erwartungen stellen andere an ihn?
In welchen Situationen, bei welchen kritischen Ereignissen, zeigt sich besonders, ob ein Positionsinhaber kompetent ist?
Ergebnis der Anforderungsanalyse ist eine Liste von Kriterien und Merkmalen.
Je besser das Anforderungsprofil beschrieben ist, desto leichter fällt auch die Beurteilung der Bewerbungsunterlagen. Zunächst sollte man prüfen, für welche Kriterien bereits in den Bewerbungsunterlagen Informationen zu erwarten sind. Die Norm empfiehlt, dass Bewerbungsunterlagen unabhängig von 2 Personen beurteilt werden sollen. Bei einem klaren Anforderungsprofil kann diese Arbeit durchaus auch – wie häufig üblich – im Sekretariat erledigt werden. Auch, wenn dabei die berühmten 3 Häufchen (Absage, Vorstellung, noch mal genauer hinsehen) herauskommen, es ist eine Beurteilung.
Das Anforderungsprofil ist nicht nur hilfreich für eine Einstellungsentscheidung. Sie erleichtert auch die Planung von Förderungsmaßnahmen – Trainingsplan on-the-job, geplante Rotationen, Einarbeitungsplan, Selbststudium.
Planung der Untersuchung
Keine Untersuchung läuft in der Praxis ohne vorherige Planung. Wichtig i. S. d. Norm: die Dokumentation. Die Planung ist so zu gestalten, dass sie neben der Sinnhaftigkeit eben die einzelnen Schritte so dokumentiert, dass sie plausibel nachvollziehbar sind.
Der Untersuchungsplan ist auch ein gutes Hilfsmittel für den Personalmanager, wenn er einen externen Berater mit der Durchführung des Beurteilungsprozesses ode...