Zusammenfassung
Der strukturierte und systematische Umgang mit Wissen (Wissensmanagement) wird im heutigen Geschäftsleben und in den Unternehmen immer wichtiger und entwickelt sich für Firmen häufig Fällen zum entscheidenden Erfolgsfaktor, um sich von Wettbewerbern zu differenzieren. Das haben inzwischen viele Unternehmen auch aus dem Mittelstand erkannt. Gleichzeitig wird das Thema Wissen in immer mehr Management-Systemen berücksichtigt, konkret im Rahmen des Qualitätsmanagements in der neuen Norm DIN EN ISO 9001:2015. Zwar wird das Thema Wissensmanagement in der Norm nicht explizit erwähnt. Allerdings zielen die Anforderungen, die die Norm an den Umgang mit Wissen an Unternehmen und Organisationen stellt, darauf ab, ein zertifiziertes bzw. zertifizierbares Wissensmanagement einzuführen. Damit stellt die überarbeitete Norm eine Möglichkeit dar, den Stellenwert des Wissensmanagements in den Betrieben weiter zu verbessern. Der Beitrag bietet einen grundlegenden Überblick und gibt Anregungen, wie sich Wissensmanagement in die neue ISO-Norm integrieren lässt.
1 Änderungen gegenüber der ISO 9001:2008
Gegenüber der DIN EN ISO 9001:2008 gibt es in der neuen ISO-Version vor allem folgende Handlungsfelder, die von Unternehmen neu überdacht bzw. überarbeitet werden müssen:
- Das Qualitätsmanagement muss in die strategische Ausrichtung eines Unternehmens eingebunden werden, wobei die Geschäftsleitung mehr Verantwortung als früher übernehmen und sicherstellen muss, dass Qualitätspolitik und –ziele mit der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar sind.
- Unternehmen müssen erfassen, welche internen und externen Sachverhalte Einfluss auf Ziele, Strategie und Ergebnis des Qualitätsmanagement-Systems haben, z. B. Gesetze, technische und soziale Veränderungen.
- Für das Qualitätsmanagement-System wichtige relevante Parteien und deren Anforderungen müssen erfasst werden. Solche Parteien können Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder Kooperationsträger sein. Es soll berücksichtigt werden, welchen Einfluss diese und ggf. weitere Parteien auf die Konformität des Angebots (Produkte oder Dienstleistungen) eines Unternehmens haben.
- Die ISO-Norm verlangt eine stärkere Fokussierung auf prozessorientierte Ansätze und ein umfassendes Prozessmanagement.
- Nicht zuletzt haben sich die Anforderungen an die Dokumentation geändert. Die überarbeitete Norm bietet Unternehmen jetzt erheblich mehr Spielräume als vorher. Ein (Papier-)Handbuch ist nicht mehr erforderlich, um das Qualitätsmanagement-System und dessen Strukturen und Abläufe zu dokumentieren. Die Norm wurde den heutigen Unternehmensrealitäten angepasst und sieht daher explizit die Möglichkeit vor, nun alle Dokumentationen EDV- oder webbasiert vorzuhalten.
2 Risiko- und Wissensmanagement sind neue Forderungen der ISO 9001:2015
Vollständig neu im DIN EN ISO 9001:2015 System ist die Forderung, ein Risikomanagement im Betrieb zu installieren. Die Norm fordert ausdrücklich, Wissen künftig systematisch und strukturiert aufzubereiten. Dazu gehört beispielsweise, dass das Wissen, das zur Durchführung von Prozessen und Arbeiten erforderlich ist, festgehalten und für alle Mitarbeiter verfügbar gemacht wird. Weder zum Risiko- noch zum Wissensmanagement macht die neue ISO-Norm allerdings konkrete Vorgaben, wie die Themen umgesetzt werden sollen.
Unternehmen, die die ISO-Norm 9001:2015 nutzen bzw. sie künftig nutzen wollen, müssen daher Risiko- und Wissensmanagement in ihre Strukturen einbauen, wobei im weiteren Verlauf nur auf das Thema Wissensmanagement eingegangen wird.
Relevanz überprüfen
Wissensmanagement wird mit der Umsetzung der neuen Norm auf mittlere Sicht einen erheblich höheren Stellenwert in der Wirtschaft erlangen als bisher. Auch in kleinen und mittelständischen Firmen nimmt der Druck zu, sich mit dem Thema zu befassen. Spätestens, wenn die Zusammenarbeit mit größeren Betrieben ansteht und man deren Forderungen in Sachen ISO-Norm erfüllen muss. Daher sollten sich auch Geschäftsführer kleinerer Unternehmen frühzeitig mit dem Thema befassen und prüfen, ob es für das eigene Unternehmen in den kommenden Monaten und Jahren relevant sein wird.
Positiv und gleichzeitig problematisch für Unternehmen ist, dass die neue Norm keine Vorschriften zum Umgang mit dem Thema Wissensmanagement macht und viel Handlungsspielraum besteht. Jeder Betrieb kann die Variante des Wissensmanagement entwickeln, die zu ihm passt. Das kann vor allem in kleineren Betrieben auf Grund meist fehlenden Expertenwissens u. U. zu Unsicherheiten und Irritationen führen, wenn nicht klar formuliert ist, an welcher Vorgehensweise man sich orientieren kann und welche Methoden und Werkzeuge genutzt werden können. Und es kann vorkommen, dass Geschäftspartner unterschiedliche Vorstellungen von der Umsetzung des Wissensmanagements haben und selbst (mehrfach) nachbessern und ergänzen müssen, was den Aufwand erhöht und die Transparenz erschwert. Hier sollte überlegt werden, ob man es insgesamt nicht günstiger ist, für die Umsetzung einen Dritten einzubinden.
3 Anforderungen der ISO-Norm an das Wissensmanagement
Aus der Norm ergibt sich für das Wissensmanagement im Kern, dass zunächst das notwendige Wis...