2.3.1 Werbungskostenabzug nur bei Einzelnachweis
Arbeitnehmer, die im Rahmen ihrer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen übernachten, können wie bei anderen beruflichen Auswärtstätigkeiten die Unterbringungskosten zeitlich unbegrenzt als Reisekosten geltend machen. Der Werbungskostenabzug für Übernachtungskosten ist nur bei Einzelnachweis durch Vorlage der Hotelrechnung o. Ä. zulässig.
Die früher für Auslandsreisen bestehende Abrechnungsmöglichkeit nach den Pauschbeträgen wird nicht mehr zugelassen.
2.3.2 Steuerfreie Arbeitgebererstattung auch pauschal zulässig
Die Nachweispflicht für die Einkommensteuer gilt nicht für das Lohnsteuerverfahren. Der Arbeitgeber kann für Inlands- und Auslandsreisen weiterhin zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschalen wählen. Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber mit einem Pauschbetrag von 20 EUR[1] pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung feststeht. Bei Übernachtungen im Ausland darf der steuerfreie Arbeitgeberersatz in Höhe der Auslandsübernachtungsgelder erfolgen.[2]
Ausnahmen beachten
Die Pauschalen dürfen nicht angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung stellt. Dasselbe gilt bei Übernachtung in einem Fahrzeug.[3] Höhere Beträge darf der Arbeitgeber nur steuerfrei erstatten, wenn ihm der Arbeitnehmer entsprechende Belege vorlegt. Diese Belege sind als Anlage zum Lohnkonto aufzubewahren.
2.3.3 Wahlrecht zwischen Pauschbeträgen und Einzelnachweis
Der Wechsel des Verfahrens für den steuerfreien Arbeitgeberersatz bei ein und derselben Reise bleibt ebenfalls bestehen und kann bei einer mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeit für einzelne Reisetage unterschiedlich ausgeübt werden.
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