Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale / 2 Arbeitgeberpflichten im ELStAM-Verfahren

Marcus Spahn

2.1 Abruf und Anwendung der ELStAM

Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die ELStAM für den Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung abzurufen und in das Lohnkonto des Arbeitnehmers zu übernehmen.^{^[1]} Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitgeber folgende Angaben mitteilen:

Authentifizierung durch Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte,
Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters,
Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
Tag des Beginns des Dienstverhältnisses und
Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.

Abruf durch Dritte (z. B. Steuerberater)

Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit der Durchführung des Lohnsteuerabzugs, hat sich der Dritte für den Datenabruf zu authentifizieren.

Monatlicher Abruf der ELStAM

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die ELStAM monatlich abzurufen.^{^[2]} Zur Erfüllung dieser Verpflichtung kann der Arbeitgeber im Elster Online-Portal beantragen, per E-Mail über die Bereitstellung der Änderungen unterrichtet zu werden.

Anwendung der abgerufenen ELStAM

Die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind vom Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs des Arbeitnehmers anzuwenden, bis ihm das BZSt geänderte ELStAM bereitstellt oder der Arbeitgeber dem BZSt die Beendigung des Dienstverhältnisses anzeigt.

Hinweis

Elektronischer Datenaustausch der privaten Kranken- und Pflegeversicherung ab 1.1.2026

Voraussichtlich ab 1.1.2026 sollen die ELStAM auch die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung umfassen. Der Start dieses Verfahrens ist aufgrund der Komplexität um 2 Jahre nach hinten verschoben worden.^{^[3]} Ursprünglich wurde der 1.1.2024 angestrebt.

Hinweis

Ausblick: Digitaler Nachweis von Kindern in der Pflegeversicherung

Seit Juli 2023 sind in der Pflegeversicherung Beitragsabschläge für Kinder, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, zu berücksichtigen. Hierfür soll es voraussichtlich ab April 2025 ein neues digitales "Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung für die soziale Pflegeversicherung" geben.

Das neue Datenaustauschverfahren wird in das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Verfahren ELStAM), das beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) angesiedelt ist, integriert.^{^[4]}

[1] § 39e Abs. 4–6 EStG.

[2] § 39e Abs. 5 EStG.

[3] Vgl. § 52 Abs. 36 EStG.

[4]

S. Jahreswechsel 2024/2025: Sozialversicherungsrechtliche Änderungen, Abschnitt 5.9.

2.2 Ausweis der ELStAM in der Entgeltabrechnung

Damit auch der Arbeitnehmer zeitnah über die ggf. geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale informiert wird, sind diese in der Entgeltabrechnung auszuweisen.

Praxis-Tipp

Entgeltabrechnungsprogramme unterstützen ELStAM-Verfahren

Der Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber und die (automatische) Übernahme in das Lohnkonto des Arbeitnehmers werden in der Praxis regelmäßig durch das entgeltabrechnende Softwareunternehmen vorgenommen.

2.3 Beendigung des Dienstverhältnisses

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer bei Beschäftigungsende in der ELStAM-Datenbank abzumelden, indem er den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich meldet.^{^[1]} Hierüber erhält er eine Abmeldebestätigung. Die Abmeldung darf frühestens am Tag des Ausscheidens versendet werden.

[1] § 39e Abs. 4 Satz 5 EStG.

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