Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale / 5 Lohnsteuerabzug ohne ELStAM

5.1 Steuerklasse VI bei fehlenden ELStAM

Solange der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zum Zweck des Abrufs der ELStAM^[1] seine Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt schuldhaft nicht mitteilt oder das BZSt die Mitteilung elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale ablehnt, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI ermitteln.^[2]

Ebenso erfolgt ein Abzug nach der Steuerklasse VI, wenn der Arbeitnehmer

• eine Übermittlung der ELStAM an den Arbeitgeber gesperrt hat oder
• beim Finanzamt beantragt hat, für ihn keine ELStAM zu bilden oder
• die gebildeten ELStAM nicht bereitzustellen.^[3]

[1] § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG.

[2]

S. Abschn. 3.1.

[3] § 39e Abs. 6 EStG

5.2 Kulanzregelung bei technischen Störungen

Kann der Arbeitgeber die ELStAM wegen technischer Störungen nicht abrufen oder hat der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Identifikationsnummer nicht zu vertreten, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtlichen ELStAM längstens für 3 Kalendermonate zugrunde legen. Als "Störungen" kommen technische Schwierigkeiten des Arbeitgebers bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM in Betracht. Hat nach Ablauf der 3 Kalendermonate der Arbeitnehmer die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt nicht mitgeteilt, ist rückwirkend Steuerklasse VI anzuwenden.

Sobald dem Arbeitgeber die ELStAM vorliegen, muss er die ermittelte Lohnsteuer für die vorangegangenen Monate prüfen und, falls erforderlich, ändern. Die zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist jeweils bei der nächsten Lohnabrechnung auszugleichen.^[1]

[1] § 39c Abs. 1 Sätze 2–5 EStG.

5.3 Kulanzregelung bei fehlerhaften ELStAM

Die 3-Monatsregelung bei technischen Störungen findet nach Verwaltungsregelung auch in solchen Fällen Anwendung, in denen ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse beim Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM bereitgestellt werden, die einen unzutreffenden Lohnsteuerabzug bewirken.^[1] Der Arbeitgeber kann unter dieser Voraussetzung den bisher dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegten ELStAM-Datensatz für die Dauer von längstens 3 Monaten weiter anwenden.

Diese Billigkeitsregelung ist im Wesentlichen bei folgenden Sachverhalten von praktischer Bedeutung:

• automatische fehlerhafte Änderung des steuerlichen Familienstands in der ELStAM-Datenbank von "verheiratet" auf "ledig" und damit einhergehend die Änderung der Steuerklassen III, IV oder V auf Steuerklasse I;
• automatische fehlerhafte Änderung der Steuerklasse II auf I;
• durch einen Fehler eines ehemaligen Arbeitgebers wird dem gegenwärtigen Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses zu Unrecht die Steuerklasse VI mitgeteilt.

Die Weiteranwendung der bisherigen ELStAM ist davon abhängig, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich versichert, dass sich seine persönlichen Verhältnisse nicht geändert haben und er auch keine Änderung der ELStAM veranlasst hat. In den Fällen der fehlerhaften Mitteilung der Steuerklasse VI ist zusätzlich zu bestätigen, dass keine weitere Beschäftigung im Hauptarbeitsverhältnis bei einem anderen Arbeitgeber vorliegt.

Innerhalb des 3-Monatszeitraums muss der Arbeitnehmer die Korrektur der ELStAM beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragen. Andernfalls ist rückwirkend die Besteuerung nach der Steuerklasse VI durchzuführen.

[1] BMF, Schreiben v. 8.11.2018, IV C 5 – S 2363/13/10003-02, BStBl 2018 I S. 1137, Rz. 34.