Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale / 5 Lohnsteuerabzug ohne ELStAMLohnsteuerabzug ohne ELStAM

5.1 Steuerklasse VI bei fehlenden ELStAM

Solange der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zum Zweck des Abrufs der ELStAM^[1] seine Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt schuldhaft nicht mitteilt oder das BZSt die Mitteilung elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale ablehnt, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI ermitteln.^[2]

Ebenso erfolgt ein Abzug nach der Steuerklasse VI, wenn der Arbeitnehmer

• eine Übermittlung der ELStAM an den Arbeitgeber gesperrt hat oder
• beim Finanzamt beantragt hat, für ihn keine ELStAM zu bilden oder
• die gebildeten ELStAM nicht bereitzustellen.^[3]

Behält der Arbeitgeber bei fehlenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen, die Lohnsteuer nicht nach der Steuerklasse VI ein und führt diese nicht entsprechend ab, haftet er in Höhe des Differenzbetrags zu der von ihm einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer.^[4]

[1] § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG.

[2]

S. Abschn. 3.1.

[3] § 39e Abs. 6 EStG

[4] BMF, Schreiben v. 13.12.2024, IV C 5 – S 2363/19/10007 :004.

5.2 Kulanzregelung bei technischen Störungen

Kann der Arbeitgeber die ELStAM wegen technischer Störungen nicht abrufen oder hat der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Identifikationsnummer nicht zu vertreten, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtlichen ELStAM längstens für 3 Kalendermonate zugrunde legen. Als "Störungen" kommen technische Schwierigkeiten des Arbeitgebers bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM in Betracht. Hat nach Ablauf der 3 Kalendermonate der Arbeitnehmer die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt nicht mitgeteilt, ist rückwirkend Steuerklasse VI anzuwenden.

Sobald dem Arbeitgeber die ELStAM vorliegen, muss er die ermittelte Lohnsteuer für die vorangegangenen Monate prüfen und, falls erforderlich, ändern. Die zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist jeweils bei der nächsten Lohnabrechnung auszugleichen.^[1]

[1] § 39c Abs. 1 Sätze 2–5 EStG.

5.3 Kulanzregelung bei fehlerhaften ELStAM

Die 3-Monatsregelung bei technischen Störungen findet nach Verwaltungsregelung auch in solchen Fällen Anwendung, in denen ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse beim Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM bereitgestellt werden, die einen unzutreffenden Lohnsteuerabzug bewirken.^[1] Der Arbeitgeber kann unter dieser Voraussetzung den bisher dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegten ELStAM-Datensatz für die Dauer von längstens 3 Monaten weiter anwenden.

Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale können dadurch entstehen, dass aufgrund einer unvollständigen Datenlieferung der Meldebehörden die Ehegattenverknüpfung entfällt, weshalb die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber rückwirkend eine fehlerhafte Steuerklasse mitteilt (z. B. Steuerklasse I statt der bisherigen Steuerklasse III).

Die Weiteranwendung der bisherigen ELStAM ist davon abhängig, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich versichert, dass sich seine persönlichen Verhältnisse nicht geändert haben.

Innerhalb des 3-Monatszeitraums muss der Arbeitnehmer die Korrektur der ELStAM beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragen. Andernfalls ist rückwirkend die Besteuerung nach der Steuerklasse VI durchzuführen.

Wendet der Arbeitgeber bei fehlerhaften ELStAM die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale länger als 3 Monate für den Lohnsteuerabzug an, obwohl der Arbeitnehmer ihm keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, haftet der Arbeitgeber in Höhe des Differenzbetrags zu der von ihm einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zur Steuerklasse VI.^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 13.12.2024, IV C 5 – S 2363/19/10007 :004.

[2] BMF, Schreiben v. 13.12.2024, IV C 5 – S 2363/19/10007 :004.