Essenmarke / 3 Mahlzeiten in fremdbewirtschafteten Kantinen

3.1 Vertragliche Beziehung zwischen Arbeitgeber und Kantinenbetreiber

Gibt der Arbeitgeber Essenmarken für die arbeitstägliche Mahlzeit außerhalb des Betriebs aus, sind die Sachbezugswerte auch dann maßgebend, wenn Arbeitnehmer Mahlzeiten in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten und vertragliche Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Betreiber der Kantine über die Abgabe von Mahlzeiten bestehen.

Auf unmittelbare vertragliche Beziehungen bei der unentgeltlichen bzw. verbilligten Abgabe von Mahlzeiten außerhalb des Betriebs wird verzichtet, wenn der Arbeitgeber ein Essenbon-Unternehmen einschaltet, das den Verkauf von Essengutscheinen bzw. Restaurantschecks zum Gegenstand hat. Der Ansatz des Sachbezugswerts für arbeitstägliche Mahlzeiten außerhalb des Betriebs ist nur unter engen Voraussetzungen^[1] zulässig.^[2]

3.2 Einlösung nur gegen tatsächliche Mahlzeiten

Die Essenmarken dürfen nur bei Abgabe tatsächlicher Mahlzeiten eingelöst werden.

Lebensmittel erfüllen diese Voraussetzung nur dann, wenn sie unmittelbar zum Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind. Die Inzahlungnahme bei Metzgereien oder Lebensmittelgeschäften ist also nur dann begünstigt, wenn verzehrfertige Waren abgegeben werden, die keiner besonderen Zubereitung bedürfen. Der Einkauf einzelner Bestandteile einer Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen ist zulässig. Der Erwerb von Lebensmitteln auf Vorrat für andere Arbeitstage ist nicht zulässig. Für Einkäufe an einem Arbeitstag darf nur eine Essenmarke mit dem amtlichen Sachbezugswert eingelöst und angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer Mahlzeiten oder Bestandteile einer Mahlzeit für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Essenmarken als Arbeitslohn zu erfassen.^[1]

3.3 Bei Auswärtstätigkeit gelten Reisekostenregelungen

Der Essengutschein darf nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine berufliche Auswärtstätigkeit ausüben.^[1] Hier sollen ausschließlich die Reisekostenregelungen gelten, insbesondere die Anforderungen für die Annahme einer arbeitgeberveranlassten Mahlzeit^[2], die den Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte bei der Arbeitnehmerbewirtung anlässlich von Dienstreisen an Voraussetzungen knüpft, die die Gewährung von Essensgutscheinen ausschließen. Eine Ausnahme besteht für Arbeitnehmer, die eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ausüben, nach Ablauf der 3-Monatsfrist.^[3]

3.4 Einlösung nur einer Essenmarke pro Arbeitstag

Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke arbeitstäglich in Zahlung genommen werden. Deren Verrechnungswert darf den amtlichen Sachbezugswert für Kantinenmahlzeiten um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen, für 2025 also nicht mehr als 7,50 EUR.

Hierzu hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit festzuhalten, z. B. bei Dienstreisen, oder in Urlaubs- und Krankheitsfällen, und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern. Zulässig ist es, die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der festgestellten Abwesenheitstage des Vormonats zu vermindern.

15-Tage-Vereinfachungsregelung

Auf die Rückforderung und die Kontrolle der Abwesenheit des Arbeitnehmers kann verzichtet werden, wenn ein Arbeitnehmer im Kalendermonat nicht mehr als 15 Essenmarken erhält und monatlich im Durchschnitt nicht mehr als 3 Dienstreisetage aufweist. In diesem Fall gilt die arbeitstägliche Inzahlungnahme von einer Essenmarke als erfüllt.

3.5 Aufbewahrungspflicht der Essenmarken

Der Arbeitgeber hat die von der Gaststätte, dem Restaurant usw. eingelösten Essenmarken zurückzufordern und als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

Hiervon kann abgesehen werden, wenn die Mahlzeiten abgebende Einrichtung über die Essenmarken mit dem Arbeitgeber abrechnet und stattdessen die Abrechnungen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden. Aus diesen Abrechnungen muss sich ergeben, wie viele Essenmarken mit welchen Verrechnungswerten eingelöst worden sind. Diese Erleichterungen gelten auch bei Essenmarken-Emittenten, wenn der Arbeitgeber von diesen eine entsprechende Abrechnung erhält und aufbewahrt.