Essenmarke / 4 Essenmarken bei längerfristiger Auswärtstätigkeit

Nach dem Anwendungsschreiben zum Reisekostenrecht handelt es sich bei der Hingabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit.^[1] Sie stellen lediglich eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit dar. Danach sind die Essenmarken mit ihrem tatsächlichen Wert anzusetzen und wie Barzuschüsse im Rahmen der Spesensätze steuerfrei, wenn diese während der ersten 3 Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt werden. Nach Ablauf der 3-Monatsfrist wären die Essenmarken in vollem Umfang lohnsteuerpflichtig. Im Unterschied hierzu sind vom Arbeitgeber während einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gestellte Mahlzeiten ab dem 4. Monat nur mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen. Erhält der Arbeitnehmer stattdessen Essenmarken, sind diese mit ihrem tatsächlichen Wert anzusetzen. Die Bewertung mit dem niedrigeren Sachbezugswert ist bei Arbeitnehmern mit beruflicher Auswärtstätigkeit nicht zulässig.^[2]

Um Nachteile insbesondere bei Leiharbeitnehmern zu vermeiden, hat das BMF seit 2015 eine Vereinfachungsregelung geschaffen, nach der auch bei Arbeitnehmern, die eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ausüben, nach Ablauf von 3 Monaten die gewährten Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten sind.^[3]

Die Anwendung der Ausnahmeregelung setzt voraus, dass die übrigen Voraussetzungen für den Ansatz des Sachbezugswerts bei Essenmarken vorliegen. Erforderlich ist, dass

• tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird,
• für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird und
• der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigt.^[4]

Wichtig

Ansatz der Essenmarken als Spesenersatz während der 3-Monatsfrist

Während der ersten 3 Monate der Auswärtstätigkeit sind die Essenmarken in Höhe des Nennwerts wie Barzuschüsse zu den Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln. Sie bleiben demzufolge im Rahmen der Verpflegungspauschalen steuerfrei. Leistet der Arbeitgeber zusätzlichen steuerfreien Spesenersatz, ist dieser mit dem tatsächlichen Wert der Essenmarken zu addieren, um festzustellen, ob der Reisekostenersatz über der steuerfrei zulässigen Spesenpauschale liegt. Der übersteigende Betrag kann ggf. mit 25 % pauschal versteuert werden.^[5]

[1] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, Rz. 76.

[2] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR.

[3] BMF, Schreiben v. 5.1.2015, IV C 5 – S 2334/08/10006, BStBl 2015 I S. 119.

[4] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a LStR.

[5] § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG.