Zusammenfassung
Ein Essenszuschuss ist ein Zuschuss des Arbeitgebers in Bargeld zu Mahlzeiten des Arbeitnehmers, die dieser in der betriebseigenen Kantine oder in einer Gaststätte einnehmen kann. Wie die Gewährung von Essenmarken ist dieser Zuschuss ebenfalls lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Für die Erfassung und Bewertung dieses Zuschusses sind die für Sachbezugswerte maßgebenden Vorschriften zu beachten.
Lohnsteuer: Steuerliche Vorschrift für die Bewertung geldwerter Vorteile ist § 8 Abs. 2 EStG; die Sachbezugswerte der Sozialversicherung sind anzuwenden. Maßgebende Erläuterungen und Verweise enthalten R 8.1 Abs. 4 LStR zu den amtlichen Sachbezugswerten, R 8.1 Abs. 7 LStR zu Essenmarken und H 8.1 Abs. 7 LStH zum Begriff der Mahlzeit, zu Essenmarken und Gehaltsumwandlung sowie zur Sachbezugsbewertung. Für die Besteuerung kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 EStG wählen.
Sozialversicherung: Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in § 14 SGB IV geregelt. Essenszuschüsse des Arbeitgebers sind beitragsfrei, wenn sie pauschal versteuert werden (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV i. V. m. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG).
Arbeitsrecht
1 Rechtsgrundlage
Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Essenszuschüssen grundsätzlich nur verpflichtet, wenn er sie durch den Arbeitsvertrag, eine Gesamtzusage, eine betriebliche Einheitsregelung, durch Betriebsvereinbarung oder durch betriebliche Übung zugesagt hat. Ausnahmsweise kann sich eine Verpflichtung kraft Gesetzes unter dem Gesichtspunkt des Auslagenersatzes etwa bei Reisespesen ergeben. Zum Teil sind Essenszuschüsse auch in Tarifverträgen festgelegt.
2 Ausgestaltung
Der Essenszuschuss kann in unterschiedlicher Form gewährt werden. Entweder können den Arbeitnehmern kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten in einer Kantine bzw. einem Restaurant geboten werden oder sie erhalten vom Arbeitgeber Essensmarken. Essensmarken sind Gutscheine, gegen deren Vorlage die Mitarbeiter eine Mahlzeit in einer Gaststätte, Metzgerei etc. erhalten.
Die Entscheidung für die konkrete Ausgestaltung hängt von den betrieblichen Rahmenbedingungen ab. Die Wirtschaftlichkeit einer eigenen Kantine ist dabei regelmäßig nur bei größeren Betrieben gegeben. Auch die unterschiedliche steuerliche Behandlung der verschiedenen Ausgestaltungsmöglichkeiten ist zu beachten (hierzu unten mehr). Bei Regelungen über die Nutzung von Werkskantinen ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu beachten.
Lohnsteuer
1 Essenszuschuss ist steuerpflichtiger Arbeitslohn
1.1 Mahlzeiten in betriebseigener Kantine
Werden arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt gewährt, so handelt es sich um einen lohnsteuerpflichtigen Sachbezug. Hierfür werden amtliche Werte festgesetzt:
- für ein Mittag- oder Abendessen je 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR),
- für ein Frühstück 2,17 EUR (2023: 2,00 EUR).
Diese amtlichen Werte gelten auch für Jugendliche unter 18 Jahren und Auszubildende.
Sind die Mahlzeiten für den Arbeitnehmer kostenlos, ist der Sachbezug als geldwerter Vorteil für diese zu erfassen. Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung, ist der folgende (positive) Unterschiedsbetrag anzusetzen:
| |
Sachbezugswert |
| - |
Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) |
| = |
Geldwerter Vorteil (positiver Unterschiedsbetrag) |
Zur Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohns ist der Tageswert mit der entsprechenden Zahl der Tage des Lohnzahlungszeitraums zu vervielfachen. Für die Erhebung der Lohnsteuer (ggf. einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) kann der Arbeitgeber zwischen der Regelbesteuerung nach den ELStAM und der Pauschalbesteuerung wählen.
1.2 Mahlzeiten in fremdbewirtschafteten Kantinen
Erbringt der Arbeitgeber gegenüber betriebsfremden Einrichtungen Geldleistungen zur unentgeltlichen bzw. verbilligten Abgabe der Mahlzeiten, gelten für die Erfassung des lohnsteuerpflichtigen Vorteils dieselben Regelungen, die auch bei der Zuschussgewährung in Form von Essenmarken zu beachten sind.
Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte setzt unmittelbare vertragliche Abmachungen zwischen Arbeitgeber und dem Betreiber der die Mahlzeiten gewährenden Einrichtung voraus. Nicht erforderlich ist, dass der Gastwirt unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnet. Bei der Einschaltung von Essenmarken-Emittenten sind auch mittelbare vertragliche Beziehungen ausreichend. Die Einzelheiten sind unter Essenmarken dargestellt.
Kein geldwerter Vorteil, wenn Zuzahlung amtlichen Sachbezugswert übersteigt
Ein Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern die Möglichkeit, arbeitstäglich in einer benachbarten Gaststätte Mittag zu essen. Die Arbeitnehmer können aufgrund der...