Rz. 45
Für die Kontrolle der Mindestlohnzahlung sind regelmäßig die folgenden Unterlagen erforderlich:
- Arbeitsvertrag bzw. die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Arbeitsverhältnisses ergeben (§ 2 NachweisG)
- Praktikantenvertrag, wenn das Praktikumsverhältnis mindestlohnpflichtig ist
- Arbeitszeitnachweise
- Lohnabrechnungen
- Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen und
falls sich der Arbeitgeber auf eine Arbeitszeitflexibilisierung mit Führung eines Arbeitszeitkontos beruft, zusätzlich:
- Schriftliche Vereinbarung über Arbeitszeitflexibilisierung
- Nachweis über den Stand des Ausgleichskontos (für jeden Arbeitnehmer).
Daneben kann die Vorlage weiterer Unterlagen verlangt werden wie z. B. Schichtpläne, Einsatzpläne oder andere Unterlagen, aus denen hervorgeht, wo und zu welchen Zeiten Arbeitnehmer beschäftigt wurden.
In der Fleischwirtschaft i. S.d § 2 GSA Fleisch gehören dazu ferner Satzungen, Gesellschaftsverträge und andere Geschäftsunterlagen, die mittelbar oder unmittelbar Auskunft über die Einhaltung der Vorgaben nach § 6a GSA Fleisch zum Einsatz von Fremdpersonal geben können (§6b Abs. 2 Nr. 2 GSA Fleisch).
Rz. 46
Die Unterlagen müssen nicht im Original bereitgehalten werden; einfache, d. h. nicht beglaubigte Kopien sind ausreichend. Dies wäre für entsendende Arbeitgeber vielfach kaum möglich, da diese – wie auch inländische Arbeitgeber – gehalten sind, Unterlagen in ihrem Heimatland aufzubewahren. Da die Unterlagen in deutscher Sprache bereitgehalten werden müssen, handelt es sich ohnehin um Übersetzungen der Originale, die in der jeweiligen Heimatsprache gefasst sind.
Rz. 47
In der Fleischwirtschaft i. S. d GSA Fleisch müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen elektronisch aufbewahrt und damit auch bereitgehalten werden (§ 6 Abs. 1 GSA Fleisch).
12.1 Arbeitsvertrag
Rz. 48
Der Arbeitgeber hat nach § 2 Abs. 1 NachwG spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:
- der Name und die Anschrift der Vertragsparteien
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
- der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit
- die vereinbarte Arbeitszeit
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.
Rz. 49
Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 NachwG ist die Fälligkeit des Anspruchs auf das Arbeitsentgelt zu dokumentieren. Dies gilt auch für eine Vereinbarung von Arbeitszeitflexibilisierung und die Führung eines Arbeitszeitkontos, da dadurch die Fälligkeit des Anspruchs auf Arbeitsentgelt hinausgeschoben wird.
Rz. 50
Arbeitgeber mit Sitz im EU-Ausland müssen die für das Arbeitsverhältnis maßgeblichen Arbeitsbedingungen ebenfalls schriftlich nachweisen. Dies folgt aus der Nachweis-RL, die nach Art. 9 bis spätestens 30.6.1993 in nationales Recht umzusetzen war.
Rz. 51
Eine Ausnahme von der Nachweispflicht gilt nach § 1 Abs. 1 NachwG für Arbeitnehmer, die nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt werden.
Rz. 52
Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist nach § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG ausgeschlossen.
12.2 Praktikantenvertrag
Rz. 53
Nach § 22 Abs. 1 Satz 2 MiLoG gelten Praktikanten i. S. d. § 26 BBiG als Arbeitnehmer i. S. d. MiLoG, es sei denn, dass einer der Ausnahmetatbestände der Nr. 1 bis 5 erfüllt sind. Nach § 1 Satz 2 NachwG sind Praktikanten, die gem. § 22 Abs. 1 MiLoG als Arbeitnehmer gelten, Arbeitnehmer i. S. d. NachwG. Nach § 2 Abs. 1a NachwG hat derjenige, der einen Praktikanten einstellt, unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrags, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:
- der Name und die Anschrift der Vertragsparteien
- die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele
- Beginn und Dauer des Praktikums
- Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit
- Zahlung und Höhe der Vergütung
- Dauer des Urlaubs
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.
Rz. 54
Die elektronische Form eines Praktikanten...