Führen auf Distanz / 3.1 Kommunikationsbrüche

Missglückte Kommunikationsprozesse sind ein häufiger Grund dafür, dass trotz bester Absicht und hinreichender Fachkompetenz die erwartete Leistung nicht erreicht wird, weil der Austausch nicht gelingt. Typische Ursachen sind:

Botschaften kommen unterschiedlich an

Haben Personen wenig physischen Kontakt zueinander, können sie die Situation des Gesprächspartners schlechter einschätzen und unterliegen z. T. unzutreffenden Annahmen. Die Beschreibung des Kontextes bleibt aus, es kommt zu Missverständnissen, weil Botschaften als "kurz und prägnant" gemeint gesendet werden – beim Empfänger aber als "unklar" oder "unhöflich" ankommen.

Reflexhafte, statt explizite Wahl des Kommunikationsmediums

Kommunikation erfolgt zu oft nach dem Zufallsprinzip und zu wenig orientiert an Zweck und Zielgruppe. Zu viel, zu spät, zu knapp oder mit ungeeignetem Medium: oft wird Klärung durch viele E-Mails und Re-Mails gesucht, ein kurzes Telefonat hätte viel schneller Klarheit gebracht.

Praxis-Tipp

Gemeinsame Datenablage

Abhilfe schafft hier der verbindliche Kommunikationsplan und das digitale Büro mit einer gemeinsamen Datenablage. Machen Sie sich schon im Voraus Gedanken, welches Medium Sie zu welchem Anlass nutzen wollen und welche Daten schriftlich und anschaulich auf einer gemeinsamen Datenablage gespeichert werden sollen. So erreichen Sie einen effektiven Kommunikationsprozess.

Beziehungen zwischen Personen, die am gleichen Ort arbeiten, sind intensiver

In verteilten Teams kommt es oft vor, dass die Beziehung zu denjenigen, die am gleichen Ort arbeiten, stärker ist, während der Kontakt zu Teammitgliedern am anderen Standort vernachlässigt wird. Die erlebte emotionale Nähe oder Distanz wird schnell zum Maßstab des Austauschgrades. Dies kann zu Rivalitäten und Missstimmung führen. Hier ist nötig bewusst sachbezogen zu entscheiden, welche Inhalte wann mit wem besprochen werden. Besuche am anderen Standort, Dailys oder Weeklys (Scrum) und Video-Calls helfen ebenfalls, die räumliche Lücke zu schließen und emotionale Distanz zu verringern.

Beziehungspflege ist (unterschiedlich) wichtig

Bewusste Beziehungspflege wird besonders in der deutschen Kultur oft noch als sekundär angesehen. Reine Sachlichkeit erscheint professionell. Zur Zusammenarbeit auf Distanz ist Beziehungspflege, Vertrauensvorschuss und damit Vertrauensaufbau aber immens wichtig für Verständigung und Zusammenhalt – als feste Bestandteile der täglichen Arbeit. Nur so gelingen auch virtuell gute gemeinsame Arbeitsergebnisse.