Führen auf Distanz / 4 Die Zusammenarbeit thematisieren

4.1 Das Kick-Off-Meeting

Der beste Zeitpunkt für das Besprechen und Vereinbaren von Grundverständnis und Vereinbarungen für die Zusammenarbeit ist der Beginn der Teamarbeit. Besonders wirksam ist da das Kick-off-Meeting als Präsenztreffen: Alle lernen sich persönlich kennen, erleben sich real und fassen dadurch leichter Vertrauen zueinander. Ist ein Präsenztreffen nicht machbar, dient ein ausführlicher Videocall demselben Zweck.

Weitere wichtige Themen sind:

• Werte, Ziele und Vorhaben der Führungskraft und der Teammitglieder
• Rollen und Verantwortlichkeiten aller
• Verabredung zu Kommunikation, Medien, Dokumentation
• Vereinbarungen für den Umgang miteinander, für die Klärung von Fragen oder verschiedenen Meinungen, für die Einbeziehung von Gefühlen ins Gespräch wie Stolz auf etwas, Unsicherheit, Befürchtungen, usw.
• Überlegungen bezüglich Konfliktpotenzial und Feedback-Gesprächen
• Das reale Erleben der anderen, in einem Teamspiel mit Auswertung digital oder vor Ort, oder in einem Event vor Ort, soweit Reisen möglich sind

Kennt die Gruppe sich noch nicht persönlich, steht Kennenlernen als erster Punkt auf der Agenda, z. B. mit dem systemischen Profil (Themen variieren nach Situation):

4.2 Erwartungserklärung

Fehlentwicklungen im Arbeitsverlauf und Irritationen bis hin zu Enttäuschungen liegen oft in unklaren und unterschiedlichen Vorstellungen im Vorfeld begründet.

Bei flexiblen Arbeitskonzepten sollte die Führungskraft explizit den Rahmen der Nutzung flexibler Zeitkonzepte mit den Mitarbeitenden klären – ergänzend zu einer ggf. vorliegenden Betriebsvereinbarung.

Themen im Einzelnen:

• Welche Aufgaben sollen bearbeitet, welche Leistungen erbracht werden?
• Welches genau sind die zu erreichenden Ziele?
• Worauf liegt dabei der Fokus?
• Wie genau ist der Arbeitsumfang?
• Welche / wie viele Tage stehen für flexibles Arbeiten zur Verfügung?
• Gibt es (einen) feste/n Tag/e?
• Welcher zeitliche Vorlauf ist zur Anmeldung einzuhalten?
• Welche Anwesenheitspflichten bestehen?
• Welche Art der Verfügbarkeit wird erwartet?
• Mit wem zusammen sollen die Aufgaben umgesetzt werden (Schnittstellen)?
• In welchen Situationen soll der Mitarbeitende bei der Führungskraft die Entscheidung einholen bzw. selbst entscheiden und hinterher die Führungskraft informieren?
• Was brauche ich als Führungskraft an Informationen?

Hinweis

Erwartungen und Grenzen offen kommunizieren

Und auch zwischen den Teammitgliedern ist es wichtig, Erwartungen auszusprechen und damit mehr Berechenbarkeit und Verbindlichkeit herzustellen. Genauso wichtig ist es, rechtzeitig Machbarkeitsgrenzen aufzuzeigen und gemeinsam tragfähige Lösungen zu suchen. Solche Klärungen anzustoßen und zu begleiten ist Führungsaufgabe.

4.3 Feedback

Klare Vereinbarungen für die Zusammenarbeit erleichtern es, sich gegenseitig Feedback zu geben – nicht nur Seitens der Führungskraft sondern auch untereinander im Team. Feedback bedeutet auch Anerkennung zu geben, an konkreten Beispielen.

Die regulären Feedbackspielregeln ("Ich-Sätze" verwenden, eigene Gefühle verbalisieren, Beobachtungen nennen, Auswirkungen aufzeigen) gelten auch im virtuellen Raum. Besonders wichtig ist, wirklich in einen Dialog zu treten, zuzuhören und nachzufragen. Gerade auf Distanz ist das Feedback-Gespräch im vertraulichen Rahmen eine hervorragende Gelegenheit, eigene Annahmen zu überprüfen und die Sicht, Erfahrung oder Situation des Teammitglieds am anderen Standort zu erfahren.

Für unsere Führungskraft Holger wäre somit unbedingt erforderlich, seine Mitarbeitenden mit seinen Annahmen zu konfrontieren und genau hinzuhören, was sie sagen, um dann weitere Maßnahmen zu treffen (z.B. einen Workshop zur Klärung zu organisieren).

Solche Beobachtungen spricht die Führungskraft unter vier Augen an – und sorgt auch dafür, dass nicht nur sie ungestört sprechen kann, sondern auch das Teammitglied am anderen Standort kein ungewolltes Publikum hat.

Holger, unsere Beispiel-Führungskraft, könnte so vorgehen:

• "Ann, ich erlebe Dich aktiv und effizient, was mir sehr gefällt, ... wie geht es Dir im Team, mit den 2 Tagen Homeoffice ...?... hast Du Verbesserungsideen ...?... wie ist Dein Austausch mit Mia, Karl und Kay ...?"
• "Kay, auf mich wirkst Du aktuell lustlos und kritisch neuen Ideen gegenüber .... wie geht es Dir im Team ...?... worin genau sind Komplikationen am Standort begründet ...? was sollte ich noch wissen...?"
• "Karl, ich kenne Dich schon lange und weiß um Deine große fachliche Kompetenz... wie geht es Dir mit Mia, Ann und Kay? Und mit mir? ... oft so zurückhaltend, wie kommt das? ... was brauchst Du, um mehr ...?"
• "Mia, Dich im Team zu haben freut mich, ... so viel Erfahrung... und: ich beobachte, Du bringst weniger Deiner vielen Erfahrungen ein als erwartet .... ....wie geht es Dir im Team ...? .... was behindert Dich, ...was brauchst Du (von mir) ...?"

4.4 Prüfen von Leistungen in 10 Dimensionen

Kernaufgabe von Führungskräften ist die Prüfung und Bewertung von Arbeitsergebnissen und -prozessen, auch in der Welt virtueller Zusammenarbeit. Dabei sind vor allem Antworten auf Fragen nach dem „wie“ aufschlussreich, weil sie die Beschreibung der gerade gemachte...