Vorwort
In den vorliegenden Grundsätzen werden die ordnungsmäßige Aufbewahrung im Sinne des § 110a SGB IV, die Voraussetzungen der Rückgabe und Vernichtung von Unterlagen sowie die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen für den Bereich der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung geregelt. Die Grundlagen und Grenzen der Grundsätze ergeben sich aus § 110c Abs. 1 SGB IV.
In den Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e, Art. 17, Art. 18 DSGVO, §§ 284 bis 305 SGB V, §§ 93 bis 108 SGB XI, § 84 SGB X, der Sozialversicherungs-Rechnungsverordnung (SVRV), den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) sowie in § 30 Abs. 2 Satz 6 und § 38 Abs.2 Risikostruktur-Ausgleichsverordnung (RSAV) sowie der DMP-Aufbewahrungsfristen-Richtlinie (DMP-AF-RL) und der DMP-Anforderungen-Richtlinie (DMP-A-RL) finden sich Bestimmungen, die für die Aufbewahrung relevant sind.
Neben den in diesen Grundsätzen enthaltenen Empfehlungen können auch grundsätzlich steuerrechtliche oder andere spezialgesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sein. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach der jeweils längeren Aufbewahrungsfrist.
Bezüglich der Landwirtschaftlichen Sozialversicherung (Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau, SVLFG) ist anzumerken, dass die vorliegenden Grundsätze ausschließlich den Bereich der landwirtschaftlichen Krankenversicherung betreffen.
[Anm. d. Red.: Historie hier nicht berücksichtigt.]
1 Erläuterungen
| 1.1 |
Die in den Grundsätzen enthaltenen interpretationsfähigen Begriffe wurden einheitlich definiert (s. Abschnitt 2). |
| 1.2 |
Die Klassifizierung der Daten erfolgt in Gruppen und ergibt sich aus den Aufbewahrungskatalogen (s. Abschnitt 4). Im Einzelnen ist daraus abzuleiten, |
| 1.3 |
Die Aufbewahrungskataloge können nur als Empfehlung dienen. Abschließende Vorgaben sind - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen und insbesondere Erforderlichkeitsprüfungen - nur auf der Basis konkreter Verfahrenslösungen möglich, die von den Softwareentwicklern und von den Anwendern (Krankenkassen) im Einzelnen festgelegt werden müssen. |
| 1.4 |
In den Grundsätzen wird nicht davon ausgegangen, dass alle Daten für die gesamte Dauer der Aufbewahrung im aktuellen Datenbestand und somit im direkten Zugriff sein müssen. Die im Abschnitt 5 enthaltenen Empfehlungen berücksichtigen diese Prämisse. |
| 1.5 |
Die Grundsätze sind schon bei Verfahrensneuentwicklungen zu beachten. Es dürfte zweckmäßig sein, Datenfelder bereits bei der Datenorganisation als Grund-, Beleg- oder Bearbeitungsdaten zu klassifizieren. Bei existierenden Verfahren sollte die Klassifizierung nachgeholt werden. |
| 1.6 |
Die Grundsätze beziehen sich nur auf Daten der operativen Datenverarbeitung. Dispositive, individuelle und interne ADV-Verfahren (z. B. Gehaltsverfahren) wurden, insbesondere wegen der angestrebten Allgemeingültigkeit, nicht berücksichtigt. |
2 Grundsätze
| 2.1 |
Die Grundsätze tragen den zurzeit aktuellen technischen Entwicklungen Rechnung (modernere Speichermedien, Kumulationsmöglichkeiten der Archivbestände – vgl. Art. 32 und 25 DSGVO). Die in der Vergangenheit praktizierten Lösungen bleiben dabei generell unangetastet. |
| 2.2 |
Es ist davon auszugehen, dass die in den Spitzenverbandsverfahren verarbeiteten Daten rechtmäßig erhoben und erfasst wurden. Die in diesen Grundsätzen vorgegebene Löschpflicht wird im Zusammenhang mit der Aufbewahrung der Daten gesehen. Die Grundsätze zur Löschpflicht sind zu beachten (siehe Abschnitt 3.4). |
| 2.3 |
Durch die Grundsätze wird nicht ausgeschlossen, dass gestufte Konzepte, z. B.
- aktueller Datenbestand,
- Auslagerungsbestand,
- Archivbestand
realisiert werden. Der aktuelle Datenbestand wird bestimmt durch die eingesetzten Verfahren und die technische Ausstattung. Die im Detail zu untersuchenden wirtschaftlichen und zukunftsorientierten Aspekte, eingesetzten Techniken und vorhandene Randbedingungen (Maschinenkapazität, Organisationsformen) werden von den Grundsätzen nicht erfasst. |
| 2.4 |
Es kann nicht abschließend empfohlen werden, auf welchen Datenträgern die archivierten Daten vorzuhalten sind. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen flexibel sein. Der Archivbestand, gleichgültig in welcher technischen Form, sollte nach den Aufbewahrungskatalogen ausgerichtet werden. Die jederzeitige Verfüg- und Lesbarkeit der Daten muss gewährleistet sein. |
| 2.5 |
Ergeben sich im Einzelfall Datenveränderungen, die sich auf den maschinell geführten Archivdatenbestand auswirken, so können Korrekturen im Rahmen der Dokumentationspflicht vorgenommen werden. Es muss sichergestellt sein, dass nachträgliche Änderungen an Archivbeständen nur mit entsprechender Protokollierung (Zustand vor und nach der Veränderung) stattfinden. Im Finanzwesen sind nach Abnahme der Jahresrechnung Veränderungen auszuschließen. |
| 2.6 |
Setzen Krankenkassen Software zur automatisierten Sachbearbeitung ei... |