Einführung
Mit diesem Rundschreiben werden die Meldeverfahren zur Sozialversicherung näher erläutert. Änderungen im Rundschreiben und in den Anlagen werden in der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens beschlossen. . .
Anlass der Änderungen waren insbesondere die nachstehenden gesetzlichen Neuerungen im Arbeitgeber-Meldeverfahren.
7. SGB IV-ÄndG:
- Die papiergebundene Mitgliedschaftsbescheinigung der Krankenkasse wurde abgeschafft; Arbeitgeber erhalten seit dem 1.1.2021 aus Anlass einer Anmeldung eine elektronische Bestätigung über das Bestehen der Mitgliedschaft.
- Krankenkassen können seit dem 1.1.2021 fehlende Jahresmeldungen bei den Arbeitgebern in elektronischer Form anfordern.
- Das Kennzeichen Mehrfachbeschäftigung wurde zum 1.1.2021 gestrichen, da die Sozialversicherung diese Angabe nicht benötigt.
- Arbeitgeber haben seit dem 1.1.2022 in Entgeltmeldungen für geringfügig entlohnte Beschäftigte (Personengruppe 109) zusätzlich Daten zur Lohnsteuer anzugeben.
- Die bestehenden Mitgliedsnummern der Unfallversicherungsträger werden durch eine Unternehmernummer ersetzt. Beim Stammdatenabruf, beim elektronischen Lohnnachweisverfahren und bei der UV-Jahresmeldung ist seit dem 1.1.2023 die sich aus der Unternehmernummer ergebende Unternehmensnummer zu verwenden.
8. SGB IV-ÄndG:
- Arbeitgeber haben ab dem 1.1.2024 den Beginn und das Ende einer Elternzeit der zuständigen Krankenkasse zu melden.
- Arbeitgeber können ab dem 1.1.2024die zuständige Krankenkasse durch elektronischen Abruf beim GKV-Spitzenverband ermitteln.
- Arbeitgeber und Zahlstellen sind seit 1.1.2023 verpflichtet, die Versicherungsnummer (VSNR) elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung abzufragen. Sofern die Datenstelle der Rentenversicherung eine VSNR zurückmeldet, entfällt die Vorlagepflicht des Versicherungsnummernachweises (vormals Sozialversicherungsausweis).
- Es erfolgt eine rechtliche Klarstellung, dass Arbeitgeber alle persönlichen Angaben amtlichen Dokumenten zu entnehmen haben.
- Das Bestandsprüfungsverfahren, auf dessen Grundlage die Krankenkassen nach vorherigem Einvernehmen mit dem Arbeitgeber fehlerhafte Meldungen korrigieren konnten, wurde zum 1.1.2023 aufgegeben.
1 Verfahren bei den Arbeitgebern
1.0 Allgemeines
[1] Grundlage für das Meldeverfahren zwischen Arbeitgebern und Einzugsstellen sind neben § 28a SGB IV und der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) die "Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 SGB IV [DEÜVGS]".
[2] Neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers, die nach § 5 Abs. 6 DEÜV aus amtlichen Unterlagen (z.B. Personalausweise oder Reisepass) zu entnehmen und stets anzugeben sind, ist insbesondere die Angabe der Versicherungsnummer (VSNR) und der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs (BBNR) wichtig, weil diese für die maschinelle Zuordnung der Meldedaten benötigt werden.
[3] Die VSNR ist in den Fällen, in denen bei einer Anmeldung aus Anlass der Aufnahme einer Beschäftigung keine VSNR programmseitig vorliegt, bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abzufragen und aus der Rückmeldung der DSRV systemseitig zu übernehmen. Mit diesem elektronischen Prozess werden fehlerhafte VSNR aufgrund von Eingabe- und Übertragungsfehler vermieden.
[4] Sofern im Einzelfall die DSRV keine VSNR ermitteln und zurückmelden kann, ist die VSNR dem Versicherungsnummernachweis (vormals Sozialversicherungsausweis) zu entnehmen, den der Arbeitnehmer ausschließlich in diesen Einzelfällen dem Arbeitgeber weiterhin vorzulegen hat. Alternativ zur Vorlage des Versicherungsnummernnachweises können in diesen Einzelfällen Anmeldungen auch ohne VSNR der Einzugsstelle übermittelt werden mit den zusätzlichen Angaben zur Vergabe einer VSNR.
[5] Die Vergabe einer BBNR für den Beschäftigungsbetrieb erfolgt grundsätzlich durch die Bundesagentur für Arbeit (BA). Die Antragstellung wird notwendig, sobald ein Arbeitgeber in seinem Beschäftigungsbetrieb erstmals Arbeitnehmer beschäftigt. Der Antrag ist elektronisch zu stellen; zu diesem Zweck ist das elektronische Antragsformular auf der Internetseite der BA (www.arbeitsagentur.de) zu nutzen.
[6] Für Privathaushalte, für die das Haushaltsscheckverfahren gilt, für knappschaftliche Beschäftigungsbetriebe und für Unternehmen der Seefahrt einschließlich Seefischerei vergibt die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See nach § 18k SGB IV im Auftrag der BA die Betriebsnummern.
[7] Zur Beantragung sind folgende betriebliche Angaben erforderlich:
- Name des Beschäftigungsbetriebs mit Rechtsform,
- Anschrift des Beschäftigungsbetriebs,
- sofern vorhanden die abweichende Postanschrift,
- die Unternehmensnummer,
- die wirtschaftliche Betätigung sowie
- Ansprechpartnerdaten für Sozialversicherungsträger des Arbeitgebers oder Dienstleisters.
[8] Die Anschrift des Beschäftigungsbetriebs muss eine deutsche Anschrift sein und ist immer anzugeben. Eine davon abweichende Postanschrift ist zusätzlich anzugeben, wenn die Post der SV...